Резерв відпусток: створення

Резерв відпусток (або забезпечення на оплату відпусток) — це зобов’язання підприємства з невизначеною сумою або часом погашення, яке створюється для рівномірного розподілу витрат на оплату відпусток протягом року. Нижче наведено ключові аспекти створення та обліку резерву станом на 2026 рік.

 1. Хто зобов’язаний створювати резерв?

Створення резерву відпусток є обов’язком, а не правом для більшості юридичних осіб (згідно з п. 12 НП(С)БО 11 та п. 7 НП(С)БО 26).
Мають право не створювати резерв:

• Мікропідприємства (відповідають критеріям ст. 2 Закону про бухоблік).
• Платники єдиного податку 3-ї групи, які ведуть спрощений бухоблік.
• Непідприємницькі товариства.

Такі суб'єкти можуть визнавати витрати на оплату відпусток безпосередньо в періоді їх нарахування, зафіксувавши це рішення в наказі про облікову політику.

 2. На які відпустки створюється резерв?

Резерв формується лише для тих виплат, що підлягають накопиченню:

•  Щорічна основна відпустка.
•  Щорічні додаткові відпустки (за роботу зі шкідливими умовами, особливий характер праці тощо).
•  Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Не створюється резерв для відпусток, які не накопичуються (навчальні, творчі, при народженні дитини) та для відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами (оплачуються за рахунок ПФУ).

3. Методика розрахунку (щомісячно)

Сума щомісячного нарахування резерву (РВ) розраховується за формулою:

Показники:

• ЗП — фактично нарахована заробітна плата за поточний місяць (без урахування самих відпускних).
• Кр (коефіцієнт резервування) — розраховується один раз на рік:

• Кєсв (коефіцієнт нарахування ЄСВ):

1.  Для звичайних працівників (22%) — 1,22.
2.  Для працівників з інвалідністю (8,41%) — 1,0841.

 4. Бухгалтерський облік

Для обліку використовується субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток».

• Нарахування резерву: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471.
• Використання (нарахування відпускних або компенсації): Дт 471 — Кт 661 (зарплата) та Дт 471 — Кт 651 (ЄСВ).
• Якщо суми резерву не вистачає, залишок нараховується безпосередньо на витрати: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.

5. Інвентаризація резерву

Станом на дату балансу (зазвичай на 31 грудня) підприємство зобов’язане проводити інвентаризацію резерву.
1. Визначається кількість невикористаних днів відпустки по кожному працівнику.
2. Розраховується середня зарплата (згідно з Порядком № 100).
3. Отримана сума (з урахуванням ЄСВ) порівнюється із залишком на субрахунку 471.
4. Резерв коригується: донараховується (Дт витрат — Кт 471) або сторнується чи зменшується (Дт 471 — Кт 719), якщо він перевищує розрахункову суму.

 Важливі нюанси 2026 року:

•  Мобілізовані працівники: З 19.07.2022 час військової служби не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку (крім педагогів до 24.12.2023). Тому за цей період дні відпустки не накопичуються, і резерв на них не нараховується.
•  Графік відпусток: Наявність графіка є обов'язковою для розрахунку планових показників (Кр). Навіть під час воєнного стану обов'язок складати графік зберігається, хоча процедура може бути спрощена для територій активних бойових дій.

Додаткові матеріали:

Інвентаризація резерву відпусток: чи перераховувати щодо мобілізованих працівників?
Забезпечення (резерв) на оплату відпусток працівників
Графік відпусток — 2026