Звіт з ЄСВ: склад, обов’язкові реквізити, строки

Автор: Савченко Олена, експерт з питань оплати праці.

Тема сьогоднішнього номера — Звіт з ЄСВ. Мабуть, він знайомий кожному бухгалтеру. Питання щодо його заповнення — теж серед найбільш топових. Тому ми постараємося максимально повно відповісти на них. Основну увагу, звісно, приділимо самому Звіту з ЄСВ. А розпочнемо з основ: з чого він складається, в які строки та спосіб подавати. Щоправда, вже скоро — із січня 2021 року — нам належить звітувати за новою формою (див. с 29). Трохи пізніше ми детальніше розберемося і з цією новою звітністю.

Порядок і строки подання ЄСВ-звітності затверджені Мінфіном у Порядку № 435. Якщо говорити про роботодавців — платників ЄСВ, то вони подають Звіт з ЄСВ за формою № Д4, яка наведена в додатку 4 до цього Порядку.

Хто подає.Якщо ви страхувальник, який використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, а також за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД) про виконання робіт (надання послуг), — то ви в когорті тих, хто зобов’язаний подавати Звіт за формою № Д4.

Якщо у звітному періоді праця фізосіб не використовувалася (немає нарахувань, які входять до бази справляння ЄСВ, і немає фізосіб, які перебувають з роботодавцем у трудових (цивільно-правових) відносинах), то Звіт за формою № Д4 подавати не потрібно (п. 11 розд. II Порядку № 435).

Способи подання.Форму № Д4 подаємо за основним місцем узяття на облік страхувальника як платника ЄСВ в органах ДПСУ одним з таких способів (на вибір):

— засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію електронних підписів відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством;

— на паперових носіях, засвідчених підписом керівника страхувальника і скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації.

Як виняток — тим страхувальникам, у яких кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти, надано можливість подати Звіт «на папері». Це можна зробити двома способами: або занести до податкової його особисто (чи через уповноважену особу), або відправити поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення.

А якщо Звіт, направлений поштою, з вини оператора поштового зв’язку буде загублений/зіпсований або вручений органу ДПСУ із затримкою? Роботодавцеві-страхувальникові тут хвилюватися нічого. Відповідати буде оператор поштового зв’язку.

При цьому роботодавець, який опинився в описаній ситуації, звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої звітності (див. п. 1 розд. II Порядку № 435). Єдине, що від нього буде потрібно, — протягом 5 робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення направити поштою або подати особисто (за вибором роботодавця) податківцям другий примірник Звіту разом з копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.

Строки подання.Звіт за формою № Д4 подається за кожен календарний місяць. Строк подання — протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду.

Якщо останній день строку подання Звіту припадає на вихідний, святковий/неробочий день, останнім днем подання Звіту вважається перший після нього робочий день (п. 14 розд. II Порядку № 435).

Зверніть увагу: якщо подаєте Звіт поштою, то вам потрібно встигнути його подати не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку подання Звіту

У цьому випадку Звіт за формою № Д4 вважатиметься поданим у день отримання відділенням поштового зв’язку поштового відправлення звітності.