Зарплатні доходи у 4ДФ

Автор: Марченко Олена, експерт з питань оплати праці.

Додаток 4 або 4ДФ призначений для відображення доходу, нарахованого й виплаченого фізособам, та утриманого з нього ПДФО і ВЗ. Про те, як заповнити 4ДФ, а також які нюанси при його заповненні потребують підвищеної уваги, розповімо далі. І перш за все поговоримо про деякі особливості відображення зарплатних доходів.

Нарахування та виплата зарплати

Суми нарахованої та виплаченої зарплати зазначайте відповідно у графах 3а та 3 розд. І 4ДФ повністю, без вирахування сум ПДФО, ВЗ та податкової соціальної пільги (за наявності права на неї). Ознака доходу в графі 10 — «101» (див. таблицю 1 додатка 2 до Порядку № 4).

Для відображення виплати зарплати встановлено спеціальне правило. Якщо зарплату виплачуємо у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то її суму зазначаємо у графі 3 розд. І 4ДФ за той місяць, за який вона нарахована (п. 4 розд. IV Порядку № 4). Аналогічно в разі своєчасної виплати зарплати відображаємо й виплату ПДФО та ВЗ, які перераховуємо до бюджету у встановлені строки в наступному місяці.

Приклад 1. Працівникові підприємства (реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — податковий номер) — 2932300469) у грудні 2021 року була нарахована зарплата в розмірі 12450 грн (ПДФО — 2241 грн, ВЗ — 186,75 грн). Зарплата виплачена в січні 2022 року своєчасно. Приклад заповнення розд. І 4ДФ за грудень 2021 року див. на рис. 1.

завантажити файл

Отже, у разі повної та своєчасної виплати зарплати значення граф 3а і 3 та значення граф 4а і 4, 5а і 5 розд. I 4ДФ збігатимуться.

А якщо на підприємстві зарплата виплачується несвоєчасно? У цьому випадку відомості про нараховану/виплачену зарплату, а також утриманий/перерахований із неї ПДФО і ВЗ відображайте в 4ДФ за фактом нарахування/виплати.

Прийняття та звільнення

Дата прийняття.Якщо працівника в місяці звітного кварталу, за який формуємо 4ДФ, було прийнято на роботу за трудовим договором (контрактом) і йому було нараховано зарплату, то дату прийняття проставляємо в графі 7 розд. І 4ДФ. У всіх інших випадках (на роботу прийнято, але зарплату не нараховано, укладено не трудовий, а цивільно-правовий договір тощо) графу 7 не заповнюємо.

Наприклад, працівника прийнято на роботу в листопаді, але зарплата за цей місяць йому нарахована та виплачена у грудні. У такому разі дату прийняття на роботу в 4ДФ за листопад не відображаємо, оскільки рядок без сумових показників, але з датою прийняття на роботу не формують. Також не зазначаємо дату прийняття на роботу в 4ДФ і за грудень, оскільки дата прийняття припала на попередній місяць.