Управління магазином: як легко контролювати торгівлю?

Покупці обирають магазини, опираючись на безліч факторів, таких як: ціна, якість, розташування, асортимент товарів, наявність програм лояльності, репутація та відгуки, можливість розрахуватись онлайн тощо. Окрім цього, вони звертають увагу на наявність товару на сайті, відповідність цін в офлайн і онлайн-магазинах або соцмережах, швидке та ввічливе обслуговування, оперативну доставку товару.

Відсутність таких “дрібниць” може зіпсувати репутацію найкращого торговельного бізнесу. Показники ефективності управління магазину свідчать про те, як підприємці здатні налагодити якісну та безперебійну роботу з обслуговування клієнтів. Це досягається, зокрема, завдяки автоматизованому управлінню та обліку товарів.

Навіщо автоматизувати магазин?

Автоматизація магазину допомагає упорядкувати роботу з великою кількістю товарів, дозволяє підприємцям контролювати свій бізнес з будь-якого місця, давати завдання своїм працівникам і аналізувати, як іде торгівля.

Автоматизація в ритейлі — це використання технологій для поліпшення та спрощення управління бізнесом. Один з інструментів — програмне забезпечення для роздрібної торгівлі, яке веде складський, фінансовий та управлінський облік.

Системи обліку допомагають власникам магазинів, торгових центрів і складів:

• забезпечити впорядковану і стабільну роботу торгових мереж;
• замінити ручну працю, зменшити рутину;
• знизити ймовірність помилок в обліку товару, продажах, розрахунках із постачальниками та співробітниками;
• покращити якість обслуговування в магазині, щоб клієнти отримували товар швидко та без затримок;
• впорядкувати процес постачання продукції на склад і її розподілення по точках,
• захистити бізнес від махінацій та крадіжок;
• створити систему мотивації персоналу;
• вивільнити час керівника для розвитку та стратегічних задач;
• продавати товари на різних онлайн-майданчиках, збільшуючи прибутковість;
• створити екосистему порядку в управлінні бізнесом

Програма для автоматизації магазину Торгсофт дозволяє підприємцям автоматизувати роботу комплексно: від виробництва, закупівлі товару до реалізації, аналізу торгівлі й прибутку.

Режими програми охоплюють всі аспекти роздрібної та гуртової торгівлі: товарознавство, складський облік, продажі, роботу з клієнтами, партнерами, співробітниками, маркетинг, фінансовий облік, аналітику тощо.

9 корисних опцій програми для управління магазином

Щоб досягти поставлених цілей, перш за все потрібно систематизувати внутрішні бізнес-процеси. Організаційна структура управління магазину складається з таких напрямів.

№ 1. Контроль за рухом товарів

Основні проблеми власника магазину — неактуальний стан складу, невідповідність цін, ручне переміщення товарів між торговими точками, тривалі переобліки.

Типова ситуація: власник невеликого роздрібного магазину аксесуарів для електроніки закуповує один і той самий товар декілька разів, вважаючи, що він є “в запасі”. Врешті решт товар виявляється в надлишку і лише займає місце в магазині чи на складі. За оцінками Торгсофт, такі регулярні дозамовлення можуть вартувати бізнесу від 500 до 20 000 грн.

Програма обліку контролює всі процеси в торгівлі та відображає реальний стан справ.

Інша ситуація: товар, який не оприбутковується або вписується вручну в зошит, може бути в недостачі у найбільш невідповідний момент. Особливо це критично напередодні святкових розпродажів, коли на ходову продукцію підвищується попит. У випадку з інтернет-магазином невідповідність стану товарних позицій на складі й на сайті може відштовхнути клієнтів та нашкодити репутації магазину.

Облікова система показує, скільки продукції в наявності, який товар закінчується, що потрібно швидко замовити у постачальника. У програмі можна заборонити замовляти неактуальні позиції або всі товари у постачальника, з яким ви більше не співпрацюєте.

Програма обліку Торгсофт дозволяє:

• Створити прихідні накладні товарів та вносити зміни до них.
• Налаштувати категорії товарів: вводити назву, кількість, ціну, артикул, фото, колір, виробників та інші характеристики.
• Додати штрихкод для товару.
• Імпортувати товар з Excel файлів.
• Оприбуткувати товар у валюті тощо.

Переоблік товару можна провести у зручний час — магазин не треба закривати.

№ 2. Управління фінансами

Скільки грошей на балансі? Яка кількість коштів у вільному розпорядженні власника? Яку суму щомісяця необхідно витратити на утримання бізнесу? Скільки необхідно заплатити співробітникам? Скільки у підсумку заробив магазин чи торговельна мережа в цілому?

Часто трапляється так, що у підприємця немає точних відповідей на одне або усі ці питання, а управління фінансами відбувається абсолютно інтуїтивно.

Уявімо, ви продаєте листівки й отримали замовлення на 5000 грн. З них вам потрібно виділити 1000 грн на розробку макета, 1500 — на виготовлення листівок і 500 — на премію дизайнеру. Ви заробили 2000. Проте ви не врахували витрати на рекламу, оренду, доставку та оплату кур'єру, який доставив вам листівки.

Якщо у вас ведеться комп'ютеризований облік витрат і доходу, подібних ситуацій не виникатиме. Для управління фінансами необов'язково знаходитися в магазині: стежити за процесом можна зі смартфона.

Програмне забезпечення для магазину Торгсофт:

• показує обсяг виручки за період,
• спрогнозує прибуток з урахуванням а інше.

• розрахує різні варіанти зарплат продавцям,
• попередить можливі збитки,

• приймає оплати готівкою та безготівкою,
• фіксує взаєморозрахунки з постачальниками,
• відстежить обіг коштів за всіма касами за день, місяць чи будь-який інший період.

В Торгсофт є зручний функціонал для обліку грошових операцій, інструменти аналізу фінансової діяльності компанії.

№ 3. Оптимізація й масштабування бізнес-процесів

Функціонал програми Торгсофт реалізує практично будь-який задум підприємця — від управлінських рішень й обліку до розгортання бізнесу й виходу на новий рівень прибутку.

Для управління магазином доводиться використовувати десятки сторонніх сервісів: шукати товар в excel, перевіряти замовлення в особистих кабінетах Prom і Rozetka, записувати контакти з клієнтами в CRM, заходити в кабінет Нової пошти для відправлення посилок, продавати фіскальні товари через застосунок податкової "пРРОсто", надсилати нагадування про надходження нового товару у вайбері. Проте так не завжди зручно, особливо коли замовлень та контрагентів багато.

Усі ці функції об'єднані в Торгсофт. З однієї програми підприємець може робити все:

• вести облік складу,
• торгувати на маркетплейсах,
• оформляти посилки,
• синхронізувати дані з інтернет-магазинами, Prom, Rozetka, бізнес-сервісами Нова пошта, Viber, Monobank, Приват24, Google Drive, MEDoc, Укрпошта, Арт-Звіт, Binotel, Хорошоп, Turbosms, АльфаSMS тощо,
• фіксувати контакти з клієнтами, CRM-системі,
• продавати фіскальний товар через пРРО: генерувати електронні чеки та передавати звітність в податкову,
• віддалено управляти бізнесом через мобільний додаток,
• приймати різні способи оплат завдяки підключенню банківського термінала,
• автоматизувати документообіг — надсилання договорів, рахунків та комерційних пропозицій; підключення IP-телефонії Бінотел,
• відправляти масові розсилки

Наприклад, у період відключень світла та перебоїв зі зв'язком багато клієнтів Торгсофт відпускали продавців і управляли інтернет-торгівлею в офлайн-режимі, встановивши ліцензію “Торгсофт-Гібрид” на ноутбук. Підприємці вели облік та продавали товари, друкували фіскальні чеки, переглядали товари на складі. А після відновлення зв’язку — дані на торговій точці синхронізувались з головною базою на сервері.

№ 4. Управління співробітниками

Керувати двома-трьома співробітниками можна і вручну. Але коли їх більше — складно втримати в голові, хто захворів, хто відпросився за сімейними обставинами, хто запізнився. Згодом треба врахувати оплату за пропущені дні, скорочені зміни, не забути нарахувати лікарняні та відпускні.

Програма веде табель робочого часу, реєструє прихід співробітників на роботу, враховує перероблення, понаднормові, надбавки, погодинну оплату.

Торгсофт допоможе і з мотивацією продавців: встановить план продажів, нарахує відсоток від проданого товару, зв'яже продажі конкретних товарів з продавцем, врахує роботу кожного продавця або команди.

№ 5. Захист від махінацій

Крадіжки та махінації співробітників завдають шкоди будь-якому бізнесу. Серед поширених зловживань: продаж товару повз касу, привласнення знижок і бонусів, підміна товару, невидача чека.

Часто продавці вдаються до незаконних махінацій через слабкий облік.

Багато з них чинять опір автоматизації, бо знають, що програма викриє їх порушення і таким чином змусить десять разів подумати перш ніж вкрасти.

Типовий приклад автоматизації управління інтернет-магазину: клієнт замовляє в магазині велотоварів захисний шолом за повну вартість з самовивозом та оплатою готівкою, продавець застосовує до замовлення знижку постійного клієнта, різницю в ціні кладе собі в кишеню. Питання чіпає не лише внутрішні махінації, а й законність продажів, якщо магазин не видає фіскальні чеки.

Програма для роздрібного магазину фіксує всі дії продавця. Він не зможе не видати чек, застосувати знижку іншого клієнта або просто взяти на якийсь час гроші з каси.

У Торгсофт співробітникам можна давати різні права доступу до системи обліку, залежно від посади. Їм можна обмежити користування режимами, наприклад, контролем розрахунків із контрагентами, основними фінансовими звітами тощо.

№ 6. Залучення й утримання покупців

Підприємці вкладають багато грошей в оформлення фізичного магазину чи шоурумів, товарну викладку, наймання та інструктаж співробітників, щоб "сподобатися" покупцеві. Це важливо, але цього недостатньо. Серед двох приблизно однакових магазинів покупець обирає той, де обслуговують швидше, товар трохи дешевший, є привабливі умови — регулярні знижки або приємна бонусна програма.

До прикладу, клієнтка Олена віддана одній торговій марці білизни, вона час від часу робить замовлення у магазині, але взамін не отримує нічого — власники впевнені, що одного їх товару достатньо для стабільності попиту. І одного разу з'являється новий конкурент, в якого також непоганої якості білизна, проте за кожну покупку користувач отримує вдячність за покупку. Це може бути або знижка на наступне замовлення або додана дрібниця у посилку. Олена вирішує замовляти товари в новому магазині, бо він ще й вітає з Днем народження.

Автоматизація у магазині скорочує час розрахунку на касі та робить покупку комфортною і безпечною для покупця. Окрім цього, програма для роздрібного магазину допомагає систематизувати процес залучення нових покупців: встановлює умови акцій і програм лояльності, впроваджує продажі через дисконтні й бонусні картки, подарункові сертифікати тощо.

№ 7. Аналіз результатів торгівлі

Не всі власники бізнесу здатні спрогнозувати тренди й передбачити купівельний попит: вчасно привезти те, що будуть купувати. Без аналітики підприємець може помилятися, який товар добре продається.

Аналіз інформації про результати торгівлі допоможе зробити висновки, що краще продається, відстежити сезонність, забезпечити наявність товару на складі.

У цьому допоможуть 5 звітів Торгсофт для бізнесу, які підприємці використовують найчастіше:

✓ ABC XYZ аналіз,

✓ товарний звіт за період,

✓ аналіз реалізації за видами товарів,

✓ аналіз покупок клієнтів,

✓ аналіз інтенсивності продажів.

Наприклад, власник книгарні впевнений, що найпопулярніший товар — дитяча література, а якщо проаналізувати продажі, стає зрозуміло, що більше прибутку приносять кулінарні книги.

№ 8. Систематизація бізнесу

Бізнес, де все тримається на ентузіазмі власника, не можна назвати системним. Коли підприємець боїться делегувати й не довіряє співробітникам, то змушений робити все сам. Робота нерідко закінчується після опівночі, рутина повторюється щодня і гасить підприємницький запал.

Завдання програми — витягнути підприємця з нескінченного процесу прийняття рішень, дати можливість спиратися на цифри, а не на слова співробітників, делегувати бізнес-процес без побоювання.

Якщо власник інтернет-магазину хоче виїхати у відпустку, йому треба переконатися, що клієнтів обслуговують не гірше, ніж за його активної участі. У програмі можна віддалено проконтролювати виписку рахунків, оплати від клієнтів, дотримання термінів відправлення посилок і спілкування менеджерів з клієнтами.

№ 9. Управління різними масштабами бізнесу

Торгсофт — універсальна система обліку товарів, адаптована до потреб як маленького магазину, так і цілої торгової мережі. Компанія пропонує ліцензії для різних видів бізнесу: Старт — для невеличкого магазину, Ультра — для магазину з багатьма касами та інтернет-магазинів, Термінал — для автоматизації торговельної мережі. Крім того, ви можете безплатно використовувати програму протягом місяця для ознайомлення і налаштування.

Програма для управління магазином — це мультизадачний і універсальний помічник підприємця. Їй не треба платити зарплату, у неї не болить голова і вона не йде в декрет. Це ваш беззмінний співробітник, який точно виконує поставлені завдання і допомагає приймати правильні управлінські рішення для розвитку бізнесу.