Як синхронізація з програмою обліку полегшує безготівкову оплату

Встановлення POS-терміналів для бізнесу поступово стає обов'язковою вимогою закону. Їх зобов'язані використовувати:

• з 1 січня 2025 року підприємці у населених пунктах з населенням менше ніж 5 тис. жителів. 

• З 1 січня 2026 року всі ФОП, включно з ФОП 1 групи на ЄП, незалежно від чисельності міста, та підприємці, які продають через торгові автомати, на ринках та ведуть виїзну (виносну) торгівлю. Про це йдеться у Постанові №894. 

Що ці зміни означатимуть для ФОП?

Головний мотив нововведень полягає в тому, що влада прагне надати споживачам ширші способи розрахунку. Одночасно з цим податківці та фіскали виявлятимуть випадки обмеження та перешкоди оплаті картками банків.

За відсутність терміналів передбачені штрафи у розмірі від 1700 до 3400 грн за перше порушення та від 8500 до 17 тис. грн за наступне впродовж одного року.

Якщо ви вже приймаєте або лише плануєте приймати безготівкові платежі, варто потурбуватися, чи правильно ви це робите з погляду закону і чи зручно це з погляду бізнесу.

Як законно вести діяльність, щоб уникнути непорозумінь із податковою?

Законодавчі вимоги щодо формування фіскальних чеків при безготівкових розрахунках

Окрім вище зазначеного, згідно з Законом про РРО, під час продажу товару, включно через банківський термінал, продавець повинен формувати фіскальний чек. Це можна робити за допомогою автоматизованих систем обліку, таких як програмний РРО або фіскальний РРО.

Згідно з Наказом Мінфіна №601 від 22.11.2024 року (Положення №13), з 1 січня 2025 року параметри банківського термінала у фіскальному чеку на товари чи послуги мають містити такі обов’язкові реквізити:

• ідентифікатор еквайра та торгівця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати (рядок 11);
• ідентифікатор платіжного пристрою (рядок 12);
• сума комісійної винагороди (у разі наявності) (рядок 13);
• вид операції (рядок 14);
• реквізити електронного платіжного засобу (платіжної картки), допустимі правилами безпеки платіжної системи (для електронних платіжних засобів, що використовуються для здійснення операцій у платіжній системі), перед якими друкуються великі літери «ЕПЗ», а також реквізити електронних платіжних засобів. Але ці реквізити можуть зазначатися у чеках не завжди, а тільки якщо це передбачається платіжною системою (Masterсard, Visa тощо) (рядок 15);
• напис «ПЛАТІЖНА СИСТЕМА» (найменування платіжної системи, платіжний інструмент якої використовується, код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі та/або код транзакції в платіжній системі, значення коду) (рядок 16);
• підпис касира (якщо це передбачено правилами платіжної системи), перед яким друкується відповідно напис «Касир» (рядок 17);
• підпис власника електронного платіжного засобу (платіжної картки) (якщо це передбачено правилами платіжної системи) в окремих рядках, перед якими друкуються відповідно написи «Касир» та «Держальник ЕПЗ» (рядок 18);

Рядки 11-18 фіскального чека заповнюються у разі оплати платіжною карткою через банківський термінал, з’єднаний або поєднаний з реєстратором розрахункових операцій (РРО).

В оновленнях Положення №13 була встановлена дещо спрощена форма заповнення фіскального чека, з 1 січня 2025 року. Дозвіл на її використання отримали тільки ФОПи – єдинники 1 та 2 групи, які не сплачують ПДВ. Мова йде про дозвіл скорочувати назви товарів чи послуг в чеку, окрім ризикових груп товарів. Також обов'язкова наявність QR коду на чеку з прямим посиланням на сайт податкової. 

Чому важливо підключати банківський термінал до пРРО?

Як вимагає Закон про РРО, всі фінансові операції, які здійснюються через банківські pos-термінали, повинні містити інформацію з термінала у фіскальному чеку. Для економії коштів, декотрі підприємці інформацію про оплату вводять вручну. Хоча це не заборонено законом, на практиці може призвести до витрат часу та помилок у подачі даних до податкової.  

Проте дехто друкує чек як для оплати готівкою, до якого просто прикріпляє банківський чек. Це порушення закону, адже до заповнення фіскального чека податкова висуває конкретні вимоги, а ігнорування цих норм може призвести до штрафу і подальших перевірок операцій за весь період. 

Обирайте зручний для себе формат розрахунків з Торгсофт

Щоб не наражати себе на штрафи й помилки у продажах, підприємцю варто використовувати дві важливі опції для автоматизації безготівкових оплат: програмний РРО та підключення банківського термінала до програми обліку. Лише так можливо вести облік точно і законно.

Що пропонує для цих задач українська програма обліку Торгсофт?

Програма обліку Торгсофт отримує від термінала всю необхідну інформацію для друку на фіскальному чекові. Сума оплати автоматично передається до банківського термінала, і якщо оплата пройшла успішно, реалізація буде закрита як оплачена.  

Передача параметрів банківського термінала відбувається після активації додаткової опції «Підключення банківського термінала». Ця опція зв’язує програмний РРО з банківським терміналом.

Завдяки синхронізації банківського термінала і програмного РРО, на фіскальному чеку відображатиметься правильний тип оплати: готівковий, банківською карткою чи безготівковий, якщо кошти поступили звичайним переказом між рахунками. Також якщо встановлено програмний РРО, то фіскальний чек про оплату буде надруковано на принтері чеків.

У випадку безготівкового розрахунку на фіскальному чеку показуватиметься така інформація про термінал:

·         вид операції,

·         ідентифікатор продавця,

·         номер транзакції,

·         код авторизації,

·         платіжна система,

·         найменування еквайра тощо.

Всі налаштування можна зробити за декілька хвилин у формі «Тип оплат».

Акцентуємо, що застосування програмного РРО Торгсофт повністю задовольняє вимоги ДПС та чинного законодавства, містить багато функцій і можливостей для товарного обліку і розрахунків з клієнтами, сумісний з будь-яким комп’ютером або смартфоном, а також не потребує постійного електроживлення і може працювати без інтернету.

Таким чином, об’єднання банківських платіжних пристроїв з сучасною системою обліку дає підприємцю безліч переваг:

·         Дотримання вимог законодавства про фіскальні чеки при безготівкових розрахунках,

·         синхронізацію з програмним РРО для обліку фіскальних продажів,

·         автоматична передача суми продажу одразу до програми обліку та її фіксація,

·         відображення у чеку пРРО коректних даних з термінала,

·         виключення помилок, що постійно трапляється при вводі сум до оплати вручну.

Нагадаємо, у Торгсофт до 14 січня 2025 року діє новорічна акція: знижки до -25 на програму обліку й автоматизацію бізнесу, 50+ додаткових опцій для управління торгівлею та договір сервісного обслуговування на рік.