Обробка персональних даних працівників: чи потрібна згода та хто відповідає за нерозголошення

У роботодавців часто виникає питання: чи обов’язково отримувати згоду працівника на обробку його персональних даних під час прийняття на роботу. Відповідь залежить від підстав, визначених законодавством.

Які документи подає працівник при працевлаштуванні

Відповідно до статті 24 КЗпП, громадянин під час укладення трудового договору має подати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

• трудову книжку або дані з реєстру застрахованих осіб;

• документи про освіту;

• військово-облікові та інші документи (за потреби).

Усі ці документи містять персональні дані, які обробляє роботодавець.

Чи потрібна згода на обробку даних

Закон України «Про захист персональних даних» (№ 2297-VI) передбачає шість підстав для обробки персональних даних, а саме це:

1.Згода суб’єкта, чиї дані обробляються;

2. Дозвіл на обробку персональних даних;

3. Укладення та виконання правочину з певною метою;

4. Захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних;

5. Необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом;

6. Необхідність захисту законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані.

Можна зробити висновок, що серед підстав для обробки персональних даних — не лише згода суб’єкта, але й виконання обов’язку володільця персональних даних, встановленого законом.

Таким чином, при оформленні трудових відносин згода працівника на обробку його персональних даних не потрібна. Роботодавець діє в межах своїх законних обов’язків.

Хто відповідає за нерозголошення

Працівники, які мають доступ до персональних даних (кадровики, бухгалтери, юристи, ІТ-спеціалісти), зобов’язані не розголошувати ці дані як під час роботи, так і після припинення своїх повноважень.

Роботодавець повинен письмово ознайомити таких працівників із вимогами законодавства та отримати від них підписане зобов’язання про нерозголошення.