Електронні трудові книжки: встигніть подати скани до Пенсійного фонду!

На оцифрування трудових книжок залишилось буквально пів року. Сьогодні говоримо про головні моменти:

• до якої саме дати треба перейти на електронну трудову;
• хто може і головне ПОВИНЕН оцифровувати дані через портал ПФУ;
• яке буде покарання, якщо цього не зробити.

Отже, електронні трудові книжки. Почнімо зі строків.

Дедлайн переходу на ЕТК – 10.06.2026

Всі дані з паперових трудових книжок потрібно перенести в електронну форму до 10 червня 2026 року.

Зробити це можна двома способами:

1. завантажити скановавну копію трудової книжки через вебпортал Пенсійного фонду, або
2. оцифрувати, тобто внести записи із неї вручну.

Деякі роботодавці вже навіть отримали нагадування від ПФУ про необхідність перенести дані — тож процес триває активно.

Обов’язок роботодавця?

А чому тягар оцифровки за замовченням поклали саме на роботодавців? Багато хто вважає, що це їх обов’язок. Насправді ж — ні.

У законодавстві немає прямої норми, яка зобов’язує саме роботодавця зробити скани трудових книжок та підвантажити їх на Портал ПФУ.

Пункт 2 Прикінцевих положень Закону № 1217-IX та пункт 4 Порядку № 11-1 передбачають, що відомості про трудову діяльність може подати:

• сам працівник,
• страхувальник (роботодавець),
• або представник страхувальника.

Отже, роботодавець має право, але не обов’язок передавати скановані копії трудових книжок до ПФУ.

Втім, багато підприємств та підприємців роблять так централізовано — щоб полегшити життя працівникам і мати все в порядку до червня 26 року.

Заява чи згода працівника?

Чи потрібна в такому разі заява або згода працівника на оцифровку його трудової книжки?

 Якщо трудова книжка все ще зберігається у роботодавця, то сканування — це звичайна частина роботи, наприклад, кадровика. Окремої заяви чи письмової згоди не потрібно. Так само не треба видавати окремий наказ.

 Якщо трудова книжка уже зберігається у працівника, достатньо усної згоди — він просто приносить документ для сканування. І при цьому важливий момент – не приймайте трудову на зберігання, навіть на один день. Відскануйте — і відразу поверніть.

Як підготувати ТК до сканування?

Отже, шановний роботодавцю, якщо ви взяли на себе процедуру оцифрування, то маємо для вас важливу пораду. Перед цим обов’язково проведіть аудит записів.

Аудит трудової книжки перед оцифруванням

Перевірити:

• чи правильно внесені всі дані,
• чи немає помилок у прізвищах або датах,
• і чи є підписи та печатки.

Якщо щось не так — виправте відповідно до Інструкції № 58.

Також перед завантаженням слід правильно відсканувати. На самому порталі є детальна підказка про формат, колір, розмір файла, а також які саме розділи паперової трудової слід відсканувати.

Як подати скани роботодавцю?

А тепер про сам процес передачі сканованих копій.

Роботодавець заходить на веб-портал Пенсійного фонду — через кабінет страхувальника.

1️. Авторизуйтеся зручним способом.
2️. Виберіть у меню зліва «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)».

3️. Заповніть форму: ідентифікаційний код, прізвище, ім’я, по батькові (до речі, останнє не ігноруйте, бо система не знайде працівника).
4️. Завантажте сканкопії трудової книжки.
5️. Підпишіть та надішліть до ПФУ.

Коли статус звернення зміниться на «Виконано» — це означає, що дані опрацьовано.
Перевірте розділ «Повідомлення»: там можуть бути зауваження, якщо щось не так зі сканами.

Ще більше підказок та лайфхаків ви знайдете у наших статтях на сайті Фактор. Ту все: від детальних інструкцій з прикладами до глибокої аналітики та порад від провідних експертів. Посилання на корисні статті про оцифровку трудових книжок є в описі під цим відео.

 Електронні трудові книжки: загальні питання

 Електронні трудові книжки: приймаємо працівника

 Електронні трудові книжки: звільняємо працівника

Як подати скани працівнику?

Але оцифрувати трудові книжки можуть і самі працівники. Для них ми теж маємо короткий алгоритм. Просто покажіть їм це відео.

Звісно, першим кроком слід зайти у свій кабінет на веб-порталі ПФУ. Для цього треба авторизуватись за електронним ключем, BankID або Дія.Підписом.

Далі у розділ «Комунікації з ПФУ» слід вибрати «Відомості про трудові відносини».

Наступний крок – перевірити свої дані, які підтягнуться автоматично, та поставити галочку про згоду на обробку персональних даних. Далі – завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки. Підписати і натиснути «Відправити».

Результат можна переглянути у вкладці «Мої звернення».

Як перевірити оцифровану ТК?

Якщо працівникам пощастило і за них все зробив роботодавець, то незайвим буде переконатися, що все спрацювало.

Для цього:

Зайдіть у кабінет на порталі ПФУ. Виберіть розділ «Електронна трудова книжка».

Далі відкрийте вкладку «Дані ЕТК» — там відображаються усі внесені записи.

А у вкладці «Скан-копії трудової книжки» можна побачите завантажені файли.

І наприкінці про відповідальність. Чи буде штраф, якщо не оцифрцувати трудові книжки до 10 червня 2026 року?

Пам’ятайте: у страхувальників (тобто роботодавців) немає безумовного обов’язку оцифровувати чи сканувати трудові книжки. А тому жодна відповідальність йому не загрожує.

Але варто розуміти, що неповні дані загрожують проблемами при нарахуванні пенсії та інших соціальних виплат застрахованим особам. Тому і роботодавцям, і самим працівникам варто бути відповідальними у цьому питанні.