Прийняття та звільнення працівників: що в Об’єднаному звіті

У Об’єднаному звіті показують не лише нарахування та виплати фізособам, але й інформують держоргани про прийнятих та звільнених працівників. Як відобразити ці кадрові події у додатках Д1, Д5 та 4ДФ?

Д5 і 4ДФ: дати прийняття та звільнення

Почнемо з трудового додатка Д5. Для відображення інформації про прийняття або звільнення працівника в Д5 формуємо окремий рядок. Виняток — випадок, коли працівник в одному місці був прийнятий на роботу та звільнений.  За таких обставин інформацію про дати початку та закінчення трудових відносин відображають в одному рядку.

Якщо працівник прийнятий на основне місце роботи чи звільняється з нього, то в графі 07 додатка Д5 ставлять код «1». Якщо маєте справу з сумісником, — в графі 07 — «2»,  а для внутрішнього сумісника додатково у графі 11 — «1».

Дати початку та/або закінчення трудових відносин фіксують у графі 10.

Якщо відображаєте інформацію про звільнення, не забудьте вказати у графі 17 Д5 підставу звільнення.

Переходимо до додатка 4ДФ. У ньому для відображення дат початку та закінчення трудових відносин передбачені графи 7 і 8 відповідно. Їх заповнюють виключно за наявності в місяці, на який припало прийняття/звільнення, нарахованого доходу у вигляді зарплати (ознака «101»).

Якщо зарплата в місяці прийняття/звільнення  не нараховувалася, рядок без сум, але з датою прийняття/звільнення у 4ДФ не формується.

Д1: без дат, але з кількістю днів у трудових відносинах

У додатку Д1 дати прийняття та звільнення не відображають, але обов’язково проставляють кількість днів у трудових відносинах (графа 14).

Окремо зупинимось на ситуації, коли працівника звільнили та знову прийняли в тому ж місяці. Тоді звертаємо увагу на  показники граф 08, 21 — 24, 26 додатка Д1. Якщо вони не змінилися після прийняття на роботу, то на працівника в Д1 формуємо один рядок із загальною сумою зарплати. В іншому випадку — два рядки, один з яких із зарплатою до звільнення, а другий — із зарплатою після повторного прийняття на роботу. При цьому кількість днів у трудових відносинах проставляємо загальну в одному рядку.

Це – лише верхівка айсбергу. А детальний аналіз та приклади заповнення всіх трьох додатків у різних ситуаціях наведено у статті «Працівника прийнято на роботу чи звільнено: що в Об’єднаному звіті?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94.