Е-печатка для реєстрації ПН: чи це обов’язково?

Під час реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування у бухгалтерів часто виникає запитання: чи обов’язково юридичній особі накладати електронну печатку разом з електронним підписом? Розберемося, що з цього приводу передбачено податковим та підзаконним законодавством.

Нормативна база реєстрації ПН/РК

Реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) здійснюється відповідно до:

• Податкового кодексу України (ПКУ);
• Порядку ведення ЄРПН, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246;
• Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII;
• Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV;
• Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну № 557.

Саме ці нормативні акти визначають вимоги до електронної форми ПН/РК та порядку їх підписання.

Який електронний підпис є обов’язковим

Згідно зі ст. 201 ПКУ, на дату виникнення податкових зобов’язань платник ПДВ зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням:

• кваліфікованого електронного підпису (КЕП), або
• удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті,

уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН у строки, визначені ПКУ.

Правила заповнення ПН та РК встановлені ст. 201 ПКУ та Порядком № 1307.

Що сказано про електронну печатку

Відповідно до п. 20 Порядку № 1307, усі податкові накладні скріплюються:

• кваліфікованими або удосконаленими електронними підписами посадових осіб платника податку;
• кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою постачальника (за наявності).

Ключовим тут є саме формулювання «за наявності».

Вимоги Порядку № 1246 при реєстрації в ЄРПН

Згідно з п. 10 Порядку № 1246, до ЄРПН приймаються ПН/РК, складені в електронній формі з накладенням:

• КЕП або удосконаленого ЕП головного бухгалтера (або керівника — якщо посади бухгалтера немає) та електронної печатки юридичної особи — за її наявності;
• КЕП або удосконаленого ЕП постачальника — фізичної особи – підприємця (без вимоги щодо печатки).

Висновок

При реєстрації податкової накладної або розрахунку коригування в ЄРПН електронна печатка юридичної особи не є обов’язковою. Вона накладається лише за умови її наявності. Обов’язковою залишається саме наявність належного кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису уповноваженої особи.