Як видати трудову книжку при звільненні, якщо працівник відсутній

У Держпраці розглянули, як роботодавцю видати трудову книжку, коли працівник у цей день не перебуває на роботі.

Обов’язок роботодавця: видати трудову книжку в день звільнення

Відповідно до пункту 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок від 29.07.93 р. № 58 працівників:

📌 роботодавець зобов’язаний:

• у день звільнення видати працівнику трудову книжку;
• внести до неї запис про звільнення.

Це є обов’язковою нормою, і її порушення може призвести до трудових спорів та відповідальності.

Що робити, якщо працівник відсутній у день звільнення

Якщо працівник не з’явився на роботі в день звільнення, діє інше правило (п. 4.2 Інструкції):

👉 роботодавець повинен:

• у той же день надіслати працівнику письмове повідомлення;
• повідомити про необхідність отримання трудової книжки.

📌 Це важливо, адже:

• таке повідомлення є доказом того, що роботодавець виконав свої обов’язки;
• у разі спору це підтвердить відсутність вини у затримці видачі документа.

Чи можна надіслати трудову книжку поштою

Так, але з важливою умовою:

❗ пересилання трудової книжки поштою можливе лише за письмовою згодою працівника.

Без такої згоди надсилати документ не можна.

Видача трудової книжки через довірену особу

Існує ще один варіант:

📄 трудову книжку може отримати інша особа, якщо:

• вона має нотаріально посвідчену довіреність від працівника.

Це зручно, якщо працівник не може особисто з’явитися.

Висновки

• Трудову книжку потрібно видати у день звільнення.
• Якщо працівник відсутній — надіслати письмове повідомлення.
• Надсилання поштою можливе лише за письмовою згодою працівника, якого звільнено.
• Альтернатива — видача за довіреністю.