Електронне звіряння через Портал Дія

Електронне звіряння через Дію — це повний цикл процедури зовнішнього звіряння даних списків підприємства з даними ТЦК. Що потрібно знати про такий спосіб звіряння, які є контрольні точки і виклики?

Мацокін Андрій, експерт з військового обліку та трудового права

Отримати відомості з Реєстру, порівняти їх зі своїми документами, усунути розбіжності та окремо зафіксувати результат. Саме так, у спрощеному вигляді, бачать електронне звіряння відповідальні за військовий облік особи. Водночас отримання переліку працівників ще не означає, що звіряння завершене. Офіційна інструкція Дії визначає фіксацію як завершальний етап щорічного звіряння.

Нормативна основа — пункти 34, 46 Порядку № 1487 та Правила, наведені в додатку 28¹ до нього. Нижче під Правилами маю на увазі саме цей додаток. Опис роботи сервісів відповідає оприлюдненим інструкціям Дії, перевіреним станом на 16 вересня 2026 року.

1. Підготовка до електронного звіряння

Визначаємо, щодо кого проводимо звіряння. Правила охоплюють призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях. Наявність статусу критично важливого підприємства не є умовою застосування цих Правил. Водночас вони не поширюються на військовозобов’язаних і резервістів СБУ та розвідувальних органів: щодо них застосовується окрема процедура.

Раджу перед входом до Дії підготувати актуальні списки персонального військового обліку, військово-облікові документи працівників, кадрові накази та документи, що підтверджують зміни облікових даних. Інакше роботодавець отримає інформацію, але не матиме з чим її предметно порівняти.

Визначаємо, хто працює в Дії та підписує документи. За пунктами 3–4 Правил процедуру здійснює відповідальна за військовий облік особа, керівник або уповноважена особа, яка може діяти від імені юридичної особи за відомостями ЄДР. Для електронної ідентифікації та підписання передбачено КЕП або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

Важливо заздалегідь організувати підписання: повідомлення, сформоване й підписане відповідальною особою, додатково підписує керівник або уповноважена особа. Тобто не слід планувати завершення процедури на день, коли потрібний другий підписант недоступний.

За інструкцією Дії, для доступу потрібен електронний підпис із коректним кодом ЄДРПОУ та належні повноваження. Самого наказу про призначення відповідальним за військовий облік недостатньо, щоб гарантовано пройти технічну перевірку доступу.

2. Отримуємо первинні відомості з Реєстру

Використовуємо послугу «Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних». Її потрібно відрізняти від отримання базових відомостей про працівників для бронювання: для персонального обліку передбачено розширений набір даних.

Послідовність за інструкцією Дії така:

• натискаємо «Подати заяву»,
• авторизуємося електронним підписом юридичної особи,
• перевіряємо підтягнуті з ЄДР відомості про організацію.

Якщо заяву подає уповноважений працівник, зазначаємо керівника або підписанта для другого підпису.

Далі перевіряємо сформовану PDF-заяву, підписуємо її та відстежуємо результат у кабінеті. Строк опрацювання — до однієї доби. Результатом буде файл із переліком працівників та їхніми відомостями.

Яку інформацію передбачає отримання відомостей

Пункт 4 Правил охоплює, зокрема, такі групи даних:

Правила також передбачають отримання окремих відомостей про проходження військової служби, мобілізаційне розпорядження та іншу визначену пунктом 4 інформацію.

Результат цього етапу — вихідні дані для перевірки, а не підтвердження завершеного звіряння.

3. Порівнюємо отримані відомості з обліком підприємства

Рекомендую проводити порівняння у двох напрямах: спочатку склад працівників, потім відомості щодо кожного з них. Самі Правила розмежовують додавання/видалення інформації про працевлаштування та зміну облікових даних особи.

Спочатку — чи правильний склад працівників. Перевіряємо, чи всі працевлаштовані особи, які підлягають персональному військовому обліку, відображені у відомостях, і чи немає серед працевлаштованих уже звільнених осіб.

Порожній результат не означає автоматично, що звіряти нікого. Дія пояснює: причиною можуть бути відсутні записи в Реєстрі або ще не підтверджені даними ПФУ трудові відносини.

Потім — чи правильні відомості конкретної людини. Зіставляємо дані з документами працівника і кадровими документами. Для кожної розбіжності раджу визначити: де міститься помилка → яким документом підтверджується правильне значення → хто має повноваження її виправити.

Наприклад, якщо в локальному списку залишилася стара адреса, а актуальна підтверджена документами, потрібно виправити локальний облік. Якщо застарілими є реєстрові дані — ініціювати їх актуалізацію. Якщо помилка стосується військово-облікового показника, який роботодавцю недоступний для редагування, потрібне виправлення через належне джерело, а не довільна зміна роботодавцем.

4. Виправляємо склад працівників: додавання або видалення відомостей про працевлаштування

Для цього використовуємо послугу «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників».

У сервісі обираємо відповідну дію, вносимо або перевіряємо необхідні відомості, переглядаємо сформовану заяву та підписуємо її. Для уповноваженого працівника передбачено також підпис керівника або підписанта.

Працівника прийнято, але у відомостях його немає. За пунктами 5–7 Правил подається повідомлення про додавання інформації. Для ідентифікації особи зазначають ПІБ, дату народження та РНОКПП. Паспортні дані замість РНОКПП використовують для передбаченої Правилами категорії осіб, які офіційно відмовилися від нього через релігійні переконання.

Автоматичне оновлення інформації про місце роботи відбувається за умови, що особа перебуває на військовому обліку, а трудові відносини підтверджуються відомостями ПФУ. Тому введення ПІБ і податкового номера саме по собі не гарантує додавання працівника.

Працівника звільнено, але він досі відображається як працевлаштований. Перевіряємо відображення звільнення у ПФУ. Офіційна інструкція Дії пропонує спочатку передати відповідні відомості до ПФУ та дочекатися їх відображення; якщо працівник і далі залишається у відомостях — подати заяву на актуалізацію.

Видалення відомостей про працевлаштування не означає виключення людини з військового обліку. Воно стосується її зв’язку з конкретним роботодавцем, а не припинення військово-облікового статусу.

І ще одна важлива відмінність: за пунктом 44 Порядку № 1487 відомості про звільнену особу зберігаються у локальних списках до кінця поточного року. Тому припинення її відображення як чинного працівника в Дії не є підставою негайно стерти відповідний рядок із додатка 5. Осіб, з якими призупинено дію трудового договору, також не можна прирівнювати до звільнених.

5. Актуалізуємо доступні облікові дані працівника

Це інша дія в тій самій послузі актуалізації: працівник у переліку є, але окремі відомості потребують змін.

У пункті 8 Правил поряд з ідентифікаційними даними передбачено передання змін щодо адреси фактичного проживання, адреси задекларованого/зареєстрованого проживання та реквізитів наказу про призначення на посаду.

Тут треба розрізняти дані, потрібні для ідентифікації людини, і поля, які дозволено змінювати. Наявність ПІБ чи дати народження у складі повідомлення не означає необмеженого права роботодавця редагувати ці відомості в Реєстрі.

Перед підписанням рекомендую ще раз порівняти внесені значення з документами-підставами. Підписання — це підтвердження поданої інформації, а не формальна технічна дія: пункти 17–18 Правил передбачають відповідальність за її достовірність.

6. Контролюємо опрацювання змін

Подати повідомлення і отримати підтвердження змін — різні результати. За пунктом 9 Правил після опрацювання Реєстр має передати до Дії інформацію про підтвердження або відхилення змін із зазначенням причини.

Необхідно правильно розуміти строки:

Коли потрібне опрацювання ТЦК. Якщо зміну не підтверджено автоматично, неможливо підтвердити через електронну взаємодію або вона потребує додаткової перевірки, працює оператор ТЦК, у якому працівник перебуває на військовому обліку. Це не обов’язково ТЦК за місцезнаходженням підприємства.

Що робити при відхиленні. Спочатку перевіряємо зазначену причину. Пункт 9 передбачає припинення уточнення, зокрема якщо дані не пройшли арифметичного або формато-логічного контролю. Інша ситуація — відомості оформлені правильно, але не підтверджуються іншими реєстрами.

Практично це різні завдання: у першому випадку виправляємо помилку введення, у другому — з’ясовуємо стан відомостей у джерелі. Повторювати ту саму заяву без усунення причини відмови недоцільно.

7. Повторно отримуємо актуальні відомості та перевіряємо контрольний список

Пункт 10 Правил передбачає повідомлення про отримання актуальних відомостей. За результатами електронної взаємодії Реєстр формує контрольний список працівників.

Отже, після опрацювання змін повертаємося до отримання відомостей і перевіряємо вже оновлений результат. Не використовуємо для фінального підтвердження первинний файл, у якому раніше виявили помилки.

Нюанс із незавершеними змінами. Пункт 11 Правил допускає включення до контрольного списку відомостей із повідомлення про зміну даних, якщо результат їх опрацювання ще не отримано. Але це норма про формування контрольного списку, а не автоматичний дозвіл завершити фіксацію.

Офіційна інструкція Дії встановлює: за наявності активних заяв на додавання, редагування або видалення потрібно дочекатися завершення їх опрацювання. Тому практична послідовність — завершити актуалізації, перевірити оновлені відомості й лише після цього переходити до фіксації.

8. Фіксуємо результат звіряння

Використовуємо окрему послугу «Фіксація відомостей персонального обліку».

За пунктом 12 Правил роботодавець підтверджує відомості про працівників і достовірність поданих змін, а також зазначає найменування ТЦК, на території відповідальності якого перебуває роботодавець. Не слід плутати цей реквізит із ТЦК військового обліку окремого працівника.

За інструкцією сервісу перевіряємо відомості про організацію, актуальний перелік працівників та результати попередніх заяв. Якщо все правильно — підтверджуємо дані, переглядаємо PDF-документ і підписуємо. Коли заяву подає уповноважений працівник, потрібен також підпис керівника або підписанта.

Коли звіряння вважається завершеним. Пункт 13 Правил передбачає: сформоване та підписане повідомлення про проведення звіряння блокується для редагування, що підтверджує його проходження. Пункт 16 пов’язує завершення відповідного циклу саме з фіксацією після перевірки й підтвердження актуальності даних.

Важливо: раніше подані повідомлення також можуть блокуватися після підписання. Саме блокування первинного запиту на отримання відомостей не означає завершення звіряння — потрібен фінальний документ про його проведення.

Дія зазначає, що фіксація опрацьовується автоматично й не потребує окремого погодження ТЦК. Результат і PDF-документ доступні в кабінеті. Ручне опрацювання ТЦК може стосуватися попередніх змін, а не самої фіксації.

9. Зберігаємо підтвердження та завершуємо роботу в документах підприємства.

Рекомендую сформувати електронний комплект: отримані відомості, подані повідомлення, відповіді на актуалізації, фінальний документ і підтвердження результату фіксації. Зберігати варто доступні електронні оригінали й відомості про підписання, а не обмежуватися скриншотом екрана.

Робимо запис у журналі. Пункт 46 Порядку № 1487 передбачає внесення результатів звіряння до журналу обліку результатів перевірок.

Для електронної процедури раджу зафіксувати спосіб звіряння, дату, реквізити фінального документа та фактичний результат. Наприклад: «Проведено звіряння даних списків персонального військового обліку з даними Реєстру засобами Порталу Дія. Результат зафіксовано [дата]. Повідомлення/документ [реквізити]. Виявлені розбіжності [зміст], вжиті заходи [зміст]».

Це рекомендоване формулювання, яке потрібно пристосувати до фактичного результату. Не слід вигадувати прізвище посадової особи ТЦК, яка нібито провела автоматичну фіксацію.

Актуалізуємо списки. Електронний обмін не скасовує обов’язку підтримувати власні списки військового обліку в актуальному стані. Зокрема, пункт 34 встановлює п’ятиденний строк внесення визначених ним змін із дня отримання відповідних документів або відображення передбаченої інформації в електронній формі. Не можна відкладати виправлення локального списку до завершення всіх реєстрових процедур.

Перевіряємо також відомість оперативного обліку: вона має правильно відображати відповідні кількісні зміни, з урахуванням правил збереження відомостей про звільнених та інших осіб за пунктом 44.

Що ще обов’язково врахувати. Електронне звіряння не скасовує внутрішнього звіряння з документами працівників

Пункт 34 окремо передбачає звіряння списків із військово-обліковими документами працівників і окремо — з обліковими відомостями відповідних органів. Обидва проводяться не рідше одного разу на рік. Для внутрішнього звіряння е-ВОД має бути сформований на дату звіряння. Отримання реєстрового переліку не слід автоматично вважати виконанням обох обов’язків.

Чинний пункт 34 прямо передбачає: належне повідомлення про зміну облікових даних, подане через Дію або кабінет персонального обліку, додатково в паперовій формі не подається. Для повідомлення про прийняття/звільнення зберігається семиденний строк із дня видання наказу. Але просте отримання відомостей чи фіксація звіряння не є повідомленням про конкретну кадрову подію. Важливо перевірити, яку саме дію виконано та який документ подано.

Строки звіряння зберігаються

Електронний спосіб не скасовує пункту 46: звіряння проводиться за затвердженим графіком або в погоджені строки. Щодо ТЦК та СП інших адміністративно-територіальних одиниць установлено межу — не пізніше 1 грудня поточного року. Тому процедуру варто починати із запасом часу на можливі виправлення.

За відсутності технічної можливості застосовуємо альтернативну процедуру

Пункт 14 Правил відсилає до пункту 46 Порядку № 1487, якщо немає коду ЄДРПОУ або технічної можливості. Зокрема, передбачено особисте подання документів для місцевого звіряння або надсилання витягів і копій ВОД до ТЦК інших адміністративно-територіальних одиниць. Щодо СБУ та розвідувальних органів діє визначений пунктом 46 поштовий порядок. Технічний збій не означає автоматичного звільнення від щорічного звіряння.

Більш детально про особливості ведення військового обліку ви будете знати, якщо прийдете на наш онлайн-курс підвищення кваліфікації «Організація та ведення військового обліку для підприємств усіх форм власності». Він допомагає відповідальному за ВО розібратися з наказами, списками, повідомленнями до ТЦК, звірянням, оповіщенням, бронюванням і перевірками. Курс побудований за програмою Генштабу ЗСУ. Доєднавшись до навчання ви отримаєте актуальні знання і свідоцтво державного зразка, яке у першу чергу запитують представники ТЦК при перевірках стану ведення військового обліку.