Інші трудові порушення при перевірках Держпраці: огляд найбільш поширених

        Роботодавці, як правило, занепокоєні при перевірках Держпраці великими штрафами за  неоформлених працівників та зарплату «у конвертах». Але на сьогоднішній день не меншу суму штрафів можна заплатити на «дрібних» порушеннях, які віднесені до інших порушень вимог законодавства про працю. У цій статті розповім про найбільш поширені з них, та про «розміри» відповідальності.

Найбільш «популярні» порушення, які віднесено до інших   порушень законодавства про працю

Неповідомлення про прийняття на роботу працівника

          Порушення термінів повідомлення про прийняття працівника на роботу та/або якщо про прийняття  зовсім не повідомлено ДФС кваліфікується як порушення інших вимог законодавства. 

Зверніть увагу! Існує думка Держрпраці (листи від 29.04.2016 р. № 5043/4/4.1ДП-16, від 10.08.2015  № 1038/13/84-15) що відсутність повідомлення про прийняття на роботу на момент перевірки при тому, що працівник продовжує працювати, вважається допуском до роботи без укладання трудового договору. А це вже значно більші штрафи. Суди в цьому випадку підтримують роботодавця, тому варто оскаржувати подібні рішення Держпраці у судовому порядку (справа № 2040/5442/1).

Встановили строк випробування більш, ніж треба

      Це досить поширена помилка. Більшість знає про стандартний строк випробування 3 місяці, але для робітників (тобто, працівників робітничих професій) він не може перевищувати 1 місяць, та 6 місяців — в окремих випадках за погодженням з профспілкою (ст.27 КЗПП).

Також, існує заборона встановлення випробування для певних категорій осіб. Це, наприклад, особи, які не досягли 18-ти років, молоді спеціалісти після закінчення вищого навчального закладу, особи звільнені в запас з військової служби, внутрішньо переміщені особи, особи, з котрими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців та інші (ст. 26 КЗПП). 

Умова про випробування повинна бути зазначена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу (лист від 04.04.2012 № 54/06/187-12).

Працівник, який не відповідає займаній посаді або виконуваній роботі, звільняється впродовж терміну випробування, про що письмово повідомляється за 3 дні.

Останній день роботи вважається днем звільнення працівника. У день звільнення роботодавець видає працівнику трудову книжку, проводить розрахунок. Якщо звільнення працівника здійснено за ініціативою роботодавця, то у день звільнення вручається і копія наказу про припинення трудового договору.

Відсутній або неправильно складений штатний розклад

       Чинним законодавством не визначено поняття "штатний розклад". Відповідно до ст. 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою орг структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Оскільки розроблена типова форма штатного розпису відсутня, то рекомендовано в якості методичного посібника для розробки власної форми використовувати наказ Мінфіну  від 28.01.2002 р. N 57 та за потреби його можна корегувати.

Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюється шляхом видання наказу (розпорядження), який визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.

Затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим, і відсутність останнього вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести відповідальність.

Оскільки аналізуючи штатний розклад підприємства, можна отримати дуже багато інформації, то це один з найцікавіших документів для Держпраці. 

Відсутня або неправильно складена особова картка працівника

     У вітчизняному законодавстві відсутня пряма норма, яка б передбачувала відповідальність за відсутність особових карток. Але, Держпраці вбачає в цьому порушення вимог Інструкції  № 58 від 29.07.1993 року в частині ознайомлення працівника з записами в трудовій книжці. На жаль, суди цю позицію Держпраці підтримують (ухвала від 25.07.2017 р. у справі № 808/1083/17, ухвала ВАСУ від 31.10.2017 р. у справі № 804/6752/16, постанова від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17).

Відсутність особових карток, ведення їх не за встановленою формою, а також відсутність підписів працівників у розділах «Призначення і переведення» та «Дата і причина звільнення (підстава)» кваліфікуються як інші порушення вимог законодавства про працю та тягнуть за собою відповідно штраф за кожне  таке порушення. 

Зверніть увагу! Наприклад, якщо на підприємстві відсутні особові картки на 10 працівників, то це 60 000грн., штрафу (10х6000грн.).

Помилки при веденні табелю обліку робочого часу

          Обов’язок роботодавця випливає із норми ч.2 ст.30 Закону України «Про оплату праці», за якою роботодавець має зобов'язання забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи.

Але, ні КЗПП, ані ЗУ «Про оплату праці», чи іншими нормативно-правовими актами не встановлено прямого обов’язку вести саме табель робочого часу, проте судова практика (постанова ВСУ від 16.01.2020 по справі № 2040/7558/18), а також листи органів Держпраці, посилаються на роз’яснення Міністерства праці та соціальної політики України «Про роз'яснення деяких питань законодавства» від 13.05.2010 р. №140/13/116-10, в якому зазначено, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств є обов'язковим, відносячи його до первинної облікової документації роботодавця. Таким чином, не дивлячись на формальну відсутність обов’язку вести табель обліку робочого часу, саме він вважається належним документальним відображенням обліку робочого часу на підприємстві.

Форма табелю обліку використання робочого часу затверджена наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489, проте наказ носить рекомендаційний характер (п.2 примітки наказу № 489). При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. 

Отже,  Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення табеля особою та погоджений керівником організації табель подається до бухгалтерії. Оскільки табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, будь-які виправлення в ньому не допускаються.

Відсутність графіка відпусток

      Відповідно до ст. 10 ЗУ "Про відпустки" черговість надання відпусток працівників визначається графіками, які затверджуються керівником за погодженням з профспілкою  або іншим уповноваженим представником трудового колективу, і доводиться до відома всіх працівників. Звісно Держпраці при перевірках обов'язково перевіряють виконання цієї норми Закону.

Законодавством не встановлено конкретної форми графіка відпусток, тому його можна складати довільної форми. Оскільки дія ЗУ «Про відпустки» поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у ФОПа, то графік складається навіть якщо в роботодавця працює 2 особи.

На думку Держпраці відсутність графіка відпусток підпадає до інших порушень вимог законодавства про працю (лист від 29.07.2015 р. N 191/10/136-15).

Ведення трудових книжок працівників з помилками

          Хоча за новим Законом 1217-IX з 10 червня 2021 року обов'язковість трудових книжок скасовано, з цієї дати почнеться перехідний 5-ти річний період, протягом якого ще будуть діяти паралельно і облік трудової діяльності в єлектронній формі и паперові трудові книжки. Питання правильності ведення трудових книжок буде актуально принаймні до тих пір, поки трудові книжки не будуть передані працівникам під розписку після оцифрування та передачі в ПФУ. До тих пір, вважаю, буде існувати ймовірність притягнення до відповідальності за порушення ведення трудових книжок.

Держпраці має право досліджувати  питання правильності внесення до трудової книжки відомостей про роботу згідно ст.48 КЗПП, в тому числі і дотримання п.2.14 Інструкції № 58 від 29.07.1993 року щодо відповідності назв посад «Класифікатору професій».

В разі порушення ведення трудових книжок (в т.ч. і коли має місце невідповідність назв професій «Класифікатору професій») юридичні та фізичні особи, які використовують найману працю несуть за це відповідальність в розмірі 1 МЗП за кожне порушення!!! (лист від 24.09.2018 № 4501/4/4.3-зв-18). 

Фінансова та адміністративна відповідальність

            Згідно ст. 265 КЗПП штраф за «інші» порушення складає 1 МЗП (з 01.01.2021 року 6000грн.) за кожне таке порушення, а за повторне таке порушення протягом року у розмірі 2 МЗП (з 01.01.2021 року 12 000грн.).

Якщо якесь «інше» порушення виявлено у  роботодавця фахівцями Держпраці вперше (протягом року), то одразу штрафу не буде. Буде припис, який, якщо його вчасно виконати, позбавляє від штрафу в 6000 грн.

Увага! наполягайте, щоб у приписі було конкретно зазначено зміст порушення та яким чином його слід виправити. Це убезпечить від подальших суперечок, виконано припис чи ні, і, відповідно, застосовувати штраф чи ні.

Заходи щодо притягнення до відповідальності за вчинення повторно протягом року інших порушень законодавства про працю (штраф у розмірі 2 МЗП – 12 000 грн.) застосовуються одночасно із винесенням припису незалежно від факту усунення виявлених при проведенні перевірки порушень (ч.7ст.265 КЗПП). Отже, припис і в цьому випадку буде. Але одночасно із ним до роботодавця застосують згаданий штраф, незалежно від того, виконає він припис (усуне порушення) чи ні. Звісно, краще припис виконати, задля уникнення нових штрафів.

Важливо! Якщо все ж таки справа дійшла до штрафу, і роботодавець не буде його оскаржувати, то у разі сплати 50% розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, така постанова вважається виконаною (абз.14 ст.265КЗПП).

   Окрім цього існує адміністративна відповідальність за «інші» порушення законодавства про працю (ч.1ст.41 КУПАП) у вигляді штрафу , який накладається на посадових осіб у розмірі від 30 до 100 НМДГ, тобто від 510 грн. до 1700грн. (повторно протягом року  від 1700 грн. до 5100грн.). 

Згідно ст. 221 КУПАП подібні справи про адмінправопорушення уповноважені розглядати суди. Строк, протягом якого посадові особи можуть бути притягнуті до адмінвідповідальності складає 3 місяці з дня скоєння (по триваючим правопорушенням – з моменту виявлення). Зазвичай порушення встановлені під час перевірок відносяться до триваючих. Якщо роботодавець самостійно вправляє порушення, то воно втрачає статус триваючого.

Визначення терміну «триваюче порушення» вітчизняним законодавством не визначено. На думку Верховного суду (рішення від 11 квітня 2018 року у справі №804/401/17) триваюче правопорушення - це проступок, пов'язаний з тривалим, неперервним невиконанням обов'язків, передбачених законом. Тобто, триваючі правопорушення характеризуються тим, що особа, яка вчинила якісь певні дії чи бездіяльність, перебуває надалі у стані безперервного продовження цих дій (бездіяльності). Ці дії безперервно порушують закон протягом якогось часу. Триваюче правопорушення припиняється лише у випадку усунення стану за якого об'єктивно існує цей обов'язок, виконанням обов'язку відповідним суб'єктом або припиненням дії відповідної норми закону.

Адмінштраф  має бути сплачений порушником не пізніш як через 15 днів з дня вручення йому постанови про накладення штрафу, а в разі оскарження такої постанови - не пізніш як через 15 днів з дня повідомлення про залишення скарги без задоволення (ст. 307 КУПАП).

Якщо адмінштраф не сплатити вчасно, то стягнення буде здійснено через виконавчу службу. В цьому випадку штраф доведеться сплатити у подвійному розмірі плюс додаткові витрати, пов'язані з примусовим стягненням (ст. 308 КУПАП).