Часто ми самі створюємо собі рутину, а потім героїчно її перемагаємо.

Приклад? Два тижні збираємо 20 звітів, які потім майже ніхто не дивиться. Усі вони потрібні лише для того, щоб підготувати один невеликий звіт керівнику. А з нього керівнику зрештою потрібні дві цифри.

А ми два тижні рахуємо, звіряємо і серйозно працюємо.

Хоча могли б пити каву, займатися аналітикою і роздавати поради :)

Я подумав, що перестав би робити, якби сьогодні починав вибудовувати свою роботу з нуля.

Можливо, це заощадить вам кілька років життя. Або хоча б дозволить сьогодні нормально пообідати й піти з роботи вчасно.

1. Перестав би намагатися зробити кожну цифру ідеально точною

Одразу уточню: податки, декларації, зарплата та бухгалтерський облік мають бути точними.

Але управлінському звіту для керівника далеко не завжди потрібна точність до копійки.

Якщо власнику потрібно зрозуміти витрати компанії, йому зазвичай достатньо побачити 1,48 млн замість 1 478 643,27.

Перед черговою довгою звіркою варто запитати себе:

«Яке рішення зміниться, якщо тут буде різниця в 500 або 1 000 гривень?»

Якщо жодне, можливо, ви зараз виконуєте зайву роботу.

2. Перестав би відповідати на кожне нове запитання новим Excel-файлом

Керівник попросив витрати за підрозділами, з’явився новий файл.

Через тиждень захотів витрати за проєктами, з’явився другий.

Потім попросив порівняння з минулим роком, з’явився третій.

Через пів року вже ніхто не пам’ятає, який файл правильний, звідки там беруться дані й чому цифри між таблицями не збігаються.

Кожен новий Excel непомітно перетворюється на ще один процес, який хтось має підтримувати.

І якимось дивним чином цією людиною зрештою стаєте ви.

Краще один раз зробити нормальне джерело даних і кілька зрозумілих звітів, ніж щомісяця вирощувати нову колекцію файлів.

3. Перестав би показувати керівнику лише цифри

«Витрати зросли на 18%». Добре. А чому?

«Дебіторська заборгованість зросла на 400 тисяч». Добре. А що з цим робити?

Навіть дві короткі фрази поруч із цифрами різко підвищують цінність звіту.

Наприклад: «Витрати зросли через ремонт обладнання. Ефект разовий».

Або: «Три клієнти затримують оплату. Пропоную цього тижня окремо пройтися по заборгованості».

У цей момент бухгалтер стає людиною, яка допомагає керівнику зрозуміти, що відбувається і що робити далі.

І це вже зовсім інша цінність для бізнесу.

До того ж ви часто єдина людина в компанії, яка бачить фінансову картину настільки детально.

4. Перестав би мовчки виправляти чужий безлад

Менеджер не приніс акт. Закупівлі неправильно оформили документи.

Хтось згадав про витрати минулого місяця через два тижні після закриття.

А бухгалтер мовчки все виправляє, шукає документи, пише постачальнику, переробляє і рятує ситуацію.

У результаті для решти компанії проблеми начебто взагалі не існує.

Якщо щомісяця ви виправляєте одну й ту саму помилку, можливо, настав час виправляти не документ, а процес.

Наприклад:

«Документи за місяць приймаємо до 3 числа».

«У заявці обов’язково вказуємо проєкт і статтю витрат».

«Без договору платіж не проводимо».

Що менше бухгалтерія виправляє наслідки чужих помилок, то менше в неї рутини.

5. Перестав би оцінювати свою цінність за тим, наскільки я зайнятий

Якщо закриття місяця щоразу займає 10 днів, не обов’язково вчитися закривати його швидше.

Спочатку варто зрозуміти, чому воно взагалі займає 10 днів.

Де ви чекаєте документи?

Що переносите вручну?

Що звіряєте кожного місяця?

Які звіти ніхто не відкриває?

Які операції повторюються абсолютно однаково?

Іноді найкращий спосіб заощадити дві години полягає не в тому, щоб навчитися працювати швидше.

Треба просто перестати робити ці дві години роботи.

Хороша бухгалтерія часто працює напрочуд спокійно

Менше авралів та героїчних вечорів перед закриттям місяця.

Менше Excel-файлів із назвами «фінал», «фінал2» і «точно_фінал».

Тому сьогодні пропоную нічого нового не впроваджувати.

Відкрийте список своїх щомісячних завдань і навпроти кожного поставте три запитання:

Це справді комусь потрібно?

Чи можна це спростити?

Чи можна це автоматизувати?

Спочатку викреслюємо непотрібне.

Потім спрощуємо необхідне.

І лише після цього автоматизуємо те, що справді має залишитися.

І бажано не починати одразу з нової 1С/BAS. Це довго й дорого

Більше про мене та автоматизацію на сайті vorobiovpractice.com

А поки що повикреслюйте зайве. З рутиною ще продовжимо працювати.

Валентин.