Звільнення головного бухгалтера
При звільненні головного бухгалтера необхідно здійснити низку обов'язкових дій, щоб уникнути юридичних та податкових ризиків. Основні кроки включають:
Дотримання процедури звільнення
Звільнення головного бухгалтера відбувається за загальною процедурою, передбаченою трудовим законодавством.
У день звільнення необхідно видати копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми, а також провести остаточний розрахунок.
На вимогу працівника вносяться відповідні записи до трудової книжки.
Відсутність наступника, непідписання обхідного листа чи акта приймання-передачі справ не є підставами для відмови у звільненні або затримки остаточного розрахунку.
Повідомлення податкових органів
Протягом 10 календарних днів з дня виникнення змін (звільнення головного бухгалтера) необхідно подати до податкової служби заяву за формою № 1-ОПП. Це повідомлення інформує податківців про зміну відповідальних осіб за ведення бухгалтерського обліку.
* Несвоєчасне подання форми № 1-ОПП може призвести до штрафу в розмірі 1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне протягом року.
Скасування кваліфікованого електронного підпису (КЕП)
Дію КЕП головного бухгалтера, який звільняється, необхідно скасувати. Для цього слід звернутися з відповідною заявою до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК), в якому було отримано ключ.
Ключ має бути скасований не пізніше ніж протягом двох годин після подання заяви.
Якщо електронний підпис залишається на підприємстві після звільнення бухгалтера, він стає скомпрометованим, що може призвести до несанкціонованого доступу.
Передача справ та документів
Хоча чіткої нормативної процедури для приватних юридичних осіб немає, рекомендується забезпечити адекватну передачу справ.
Документи можуть бути передані заступнику, директору або одному зі штатних бухгалтерів.
Наслідки недотримання процедур
Якщо не подати форму № 1-ОПП та не скасувати КЕП, податкова звітність, підписана звільненим бухгалтером, може бути визнана нечинною через помилку в обов'язкових реквізитах (підписі). Це може загрожувати фінансовою, а в деяких випадках, навіть кримінальною відповідальністю за службове підроблення.
Накладання електронного підпису звільненого головного бухгалтера на податкову звітність може бути розцінене як службове підроблення, що тягне за собою штраф або пробаційний нагляд.
Також може виникнути відповідальність за неоформлення трудових відносин, якщо звільнений бухгалтер продовжує виконувати обов'язки без належного оформлення.
Дії щодо податкових накладних/розрахунків коригування (ПН/РК)
Новий головний бухгалтер отримує право підписувати ПН/РК з дати набуття повноважень та подання форми № 1-ОПП.
Якщо попередній бухгалтер не зареєстрував ПН, оформлені в період його роботи, їх може зареєструвати керівник підприємства.
Інші важливі дії при зміні головбуха
Оформлення трудових відносин з новим головним бухгалтером.
Отримання нового КЕП для нового головного бухгалтера та подання Повідомлення за формою J1391104 з типом підпису "Бухгалтер".
Оновлення інформації про розпорядників рахунком у банку, якщо у нового головбуха є право розпоряджатися банківським рахунком.
Заміна даних про головного бухгалтера у бухгалтерському програмному забезпеченні (наприклад, "M.E.Doc", "Арт-Звіт").
Бухгалтер звільнився, але після звільнення підписав звітність
Звільняємо головного бухгалтера
Звільнилася особа, уповноважена підписувати ПН/РК: хто накладе КЕП на старі?
У юрособи змінюється головбух: про що треба подбати?
