Штатний розпис зразок

Штатний розпис — це документ, який фіксує структуру підприємства, перелік посад, кількість штатних одиниць та розміри посадових окладів (тарифних ставок).

Прямої норми щодо обов’язкової наявності штатного розпису на підприємстві (окрім бюджетної сфери) у законодавстві немає. Немає в ньому й визначення самого поняття «штатний розпис». Про те, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис, йшлося у ст. 64 ГКУ. Але з 28.08.2025 цей Кодекс утратив чинність. Тож навіть така непряма норма, яку раніше використовували контролери для обґрунтування обов’язковості «штатки», наразі вже не працює.

 Форма штатного розпису

Для приватних (госпрозрахункових) підприємств єдиної обов’язкової форми штатного розпису не встановлено. Ви можете розробити її самостійно, адаптувавши під потреби свого бізнесу. За основу зазвичай беруть форму, затверджену для бюджетних установ (наказ Мінфіну від 28.01.2002 № 57), або уніфіковану форму зі Збірника Укрдержархіву.

 Що має містити штатний розпис (структура)

У документі обов'язково зазначають:
1. Назву структурного підрозділу (наприклад, «Адміністрація», «Відділ продажу»).
2. Назву посади (професії) — вона має відповідати *Класифікатору професій ДК 003:2010*.
3. Код за Класифікатором професій (рекомендовано для зручності ведення звітності).
4. Кількість штатних одиниць (можуть бути цілі одиниці, наприклад 1, або неповні — 0,5 чи 0,25).
5. Посадовий оклад (тарифну ставку) — фіксований розмір оплати праці на місяць.
6. Надбавки та доплати (якщо вони мають постійний характер, наприклад, за вислугу років або за складність роботи).
7. Місячний фонд заробітної плати за кожною посадою та загалом по підприємству.
 Зразок заповнення (фрагмент таблиці)

Зразок для завантаження

Затверджуємо

1. Складання: Документ готує кадрова служба або бухгалтерія.
2. Підписання: Підписують керівник підприємства та головний бухгалтер (або керівник кадрової служби).
3. Затвердження: Штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням) керівника з основної діяльності. У самому штатному розписі у верхньому правому куті ставиться гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» з посиланням на цей наказ.

 Важливі аспекти:

• Термін дії: Штатний розпис можна затверджувати на рік або безстроково (доки не виникне потреба у змінах).
• Зміни: Якщо потрібно змінити оклади або додати посади, видається наказ про внесення змін до штатного розпису або затверджується його нова редакція.
• ФОП: Для підприємців наявність штатного розпису не є суворо обов'язковою, проте його наявність рекомендується для впорядкування оплати праці.
• Законодавчі зміни: З 28.08.2025 Господарський кодекс втрачає чинність, проте рекомендується продовжувати вести штатний розпис, оскільки він залишається базовим документом для кадрового обліку та підтвердження витрат на оплату праці.

Додаткові матеріали:

Штатний розпис — 2026
Підвищення окладів: наказ, штатний розпис, повідомлення
Зарплата у прив’язці до інвалюти: штатний розпис та курс перерахунку
Штатний розпис: складаємо правильно
Штатний розпис: формуємо, складаємо, затверджуємо