1С і BAS у 2026 році: що бухгалтеру потрібно перевірити вже зараз і як підготувати перехід

Питання використання 1С і BAS в Україні вже не можна розглядати виключно як суперечку між прихильниками різних бухгалтерських програм.

Для бухгалтера програмний продукт — це звичне робоче середовище. Для керівника — інструмент управління підприємством. Для IT-служби — частина корпоративної інфраструктури. А для держави під час війни — ще й питання санкційної політики, кібербезпеки та захисту інформації.

Саме тому навколо 1С і BAS виникає багато емоцій, перебільшень і взаємних звинувачень. Одні стверджують, що ці програми вже повністю заборонені для всіх. Інші вважають, що санкції взагалі не стосуються приватного бізнесу і тому нічого змінювати не потрібно.

Реальна ситуація складніша. Розберімося, що змінилося у 2026 році, які ризики справді існують, хто має ухвалювати рішення про перехід і як організувати міграцію так, щоб не зупинити облік підприємства.

Що змінилося на законодавчому рівні

У жовтні 2025 року Кабінет Міністрів постановою №1335 затвердив Порядок формування та ведення відкритого переліку забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання.

До переліку може включатися програмне забезпечення, якщо власник, виробник, автор, кінцевий бенефіціар або інша особа, яка володіє майновими правами на продукт чи його елементи, перебуває під українськими або визнаними Україною міжнародними санкціями. Іншою підставою може бути рішення суду. Перелік веде Держспецзв’язку, він є відкритим і має постійно оновлюватися.

12 травня 2026 року Указом Президента №379/2026 було введено в дію нове рішення РНБО про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів. Указ набрав чинності з дня опублікування.

Після цього Держспецзв’язку продовжила розширювати перелік забороненого програмного забезпечення, зокрема опрацьовуючи продукти, пов’язані з екосистемою 1С і BAS. Сам перелік є динамічним: наявність або відсутність конкретної назви потрібно перевіряти за його актуальною редакцією, а не за публікаціями кількамісячної давності.

Чи означає це, що 1С і BAS заборонені абсолютно всім

Ні, юридично ситуацію не варто спрощувати до формули «будь-яке використання автоматично є порушенням».

Держспецзв’язку пояснює, що пряма законодавча заборона на використання програм із відкритого переліку поширюється на інформаційні системи, у яких обробляються:

• державні інформаційні ресурси або службова інформація;
• відомості, що становлять державну таємницю;
• інформація на об’єктах критичної інформаційної інфраструктури.

Заборона діє незалежно від того, підключена система до інтернету чи працює в ізольованій мережі. Також не має значення форма розміщення продукту: локальний сервер, орендована інфраструктура або хмарний сервіс.

Якщо в такій системі використовується програмне забезпечення з переліку, вона не зможе отримати необхідну авторизацію з безпеки або сертифікат відповідності. Якщо заборонений компонент виявлять у вже авторизованій системі, це може стати підставою для скасування відповідних документів і видачі припису про заміну програмного забезпечення.

Для звичайного приватного підприємства, яке не є оператором критичної інфраструктури і не обробляє державні інформаційні ресурси у відповідній системі, сам факт використання певної програми не завжди означає автоматичне застосування штрафу саме за цим механізмом.

Проте з цього не випливає, що приватному бізнесу можна не звертати уваги на санкційний статус продукту.

Компанія може працювати з державними замовниками, банками, страховими установами, міжнародними партнерами або підприємствами критичної інфраструктури. Вона може передавати дані в державні системи, проходити аудит безпеки, отримувати статус критично важливого підприємства чи брати участь у тендерах.

Тому правові наслідки потрібно оцінювати не лише за назвою юридичної особи, а й за тим, які саме дані обробляються, кому вони передаються, з якими системами є інтеграції та який статус має підприємство.

Перелік забороненого ПЗ — не рейтинг технічної якості

Важливе уточнення Держспецзв’язку: включення програми до відкритого переліку насамперед пов’язане із санкційним статусом правовласника або іншої особи, яка володіє правами на продукт.

Це не означає, що державний орган провів повний технічний аудит кожної програми та встановив конкретну вразливість, прихований канал передавання інформації або шкідливий код.

Отже, у професійній дискусії варто уникати бездоказових тверджень, що будь-яка встановлена база обов’язково передає дані третім особам.

Водночас санкційне походження продукту змінює модель ризиків. Підприємству потрібно розуміти:

• хто контролює розробку платформи;
• хто володіє правами на її окремі компоненти;
• звідки надходять оновлення;
• до яких зовнішніх ресурсів звертається програма;
• чи можна незалежно перевірити її роботу;
• чи буде доступною легальна технічна підтримка;
• що станеться у разі припинення обслуговування.

Держспецзв’язку прямо зазначає, що перелік є інструментом санкційної політики, а не технічним рейтингом програмного забезпечення. Однак для приватного сектору використання продуктів, пов’язаних із підсанкційними особами, також створює суттєві ризики, особливо під час роботи з чутливими даними та державними цифровими сервісами.

Чому бізнес продовжує працювати в старій системі

Головна причина — не відсутність альтернатив і навіть не вартість переходу. Найчастіше це звичка.

Бухгалтер, який працював у певній програмі десять, п’ятнадцять або двадцять років, упевнено виконує операції, знає особливості системи, розуміє, де шукати помилки і як виправляти нетипові ситуації.

Після переходу на нову програму ця впевненість тимчасово зникає. Досвідчена людина знову стає початківцем: повільніше оформлює документи, шукає потрібні функції, звертається по допомогу і може припускатися помилок.

Під час обговорення в TAX Podcast учасники звернули увагу на психологічний страх бухгалтера втратити професійну впевненість і свою цінність для підприємства. Саме тому опір новій системі не завжди свідчить про її реальні недоліки — інколи це природна реакція на зміну багаторічного робочого середовища.

Керівництво має враховувати цей фактор. Перехід не можна починати словами: «З понеділка працюємо в іншій програмі — розбирайтеся».

Потрібні навчання, тестова база, інструкції, підтримка на перших етапах і час на адаптацію. Помилки під час навчання не повинні ставати приводом для покарання працівників.

Хто має ухвалювати рішення про зміну системи

Рішення про ERP або бухгалтерське програмне забезпечення не можна перекладати лише на головного бухгалтера.

Бухгалтер має визначити вимоги до обліку, первинних документів, податків і звітності. IT-фахівці повинні оцінити сервери, бази даних, інтеграції, резервне копіювання та кібербезпеку. Фінансовий директор — вартість проєкту і можливі втрати від простою.

Але остаточне рішення про технологічну платформу, ризики та бюджет має ухвалювати керівництво або власник підприємства.

Держспецзв’язку також зазначає, що відповідальність за відповідність інформаційної системи вимогам законодавства покладається на її власника, оператора та посадових осіб у межах їхніх повноважень. Стратегічне рішення про вибір програмного забезпечення належить до рівня керівництва, тоді як IT-служба забезпечує його технічну реалізацію.

Бухгалтер не повинен одноосібно відповідати за те, що власник роками не виділяв бюджет на модернізацію системи.

Чи справді українські програми непридатні для серйозного обліку

Український ринок уже пропонує рішення для різних категорій користувачів: від ФОП і невеликих компаній до виробничих підприємств, торговельних мереж і великих корпоративних структур.

Одна програма може бути зручною для ведення первинних документів і податкового обліку невеликого підприємства, але не підходити заводу. Інша може добре підтримувати виробництво та управлінську звітність, але бути надто складною і дорогою для малого бізнесу.

Тому немає сенсу шукати єдину «українську 1С», яка однаково підходитиме всім.

Правильніше визначити, що саме потрібно підприємству:

• лише бухгалтерський і податковий облік;
• зарплата та кадровий облік;
• склад і торгівля;
• виробництво та розрахунок собівартості;
• фінансове планування;
• управління договорами;
• CRM;
• бюджетування;
• консолідація кількох юридичних осіб;
• робота через браузер і мобільні пристрої;
• локальне, хмарне або гібридне розміщення.

У подкасті згадувалися різні українські продукти та підходи — від простих бухгалтерських сервісів до комплексних ERP-платформ. Основний висновок полягав не в тому, що один продукт потрібно замінити іншим за вказівкою, а в тому, що ринок альтернатив уже існує і вибір потрібно робити відповідно до масштабу, галузі та бюджету підприємства.

Чому стара система здається функціональнішою

У багатьох підприємств програми 1С або BAS доопрацьовувалися десять чи двадцять років. До них додавали нові документи, звіти, друковані форми, обміни, довідники та специфічні алгоритми.

Під час першої демонстрації нового продукту користувач порівнює типову конфігурацію нової системи не з типовою старою програмою, а з власною базою, у яку роками вкладалися кошти.

Таке порівняння не зовсім коректне.

Частина доопрацювань справді є критично важливою. Інша частина могла з’явитися через обмеження старої системи, неефективні внутрішні процеси або вимоги, які давно втратили актуальність.

Перед переходом потрібно розділити функції на три групи:

1. Обов’язкові для законодавства й нормальної роботи підприємства.
2. Корисні, але такі, що можуть бути реалізовані інакше.
3. Історичні доробки, якими фактично ніхто не користується.

Завдання міграції — не відтворити кожну кнопку старої системи. Завдання — зберегти важливі бізнес-процеси, дані та контрольні механізми.

Чи потрібно переносити всю історичну базу

Це залежить від потреб підприємства.

Для одних компаній достатньо перенести довідники, початкові залишки та відкриті документи, а стару базу залишити в режимі архівного перегляду. Іншим необхідна повна історія за багато років через управлінську аналітику, аудити, гарантійні зобов’язання або тривалі виробничі цикли.

У будь-якому випадку до міграції потрібно визначити:

• період історії, який переноситься;
• перелік довідників;
• відкриті замовлення, договори й взаєморозрахунки;
• залишки товарів і матеріалів;
• основні засоби;
• заборгованість;
• податкові дані;
• кадрову інформацію;
• документи, які зберігатимуться лише в архіві;
• контрольні звіти для перевірки результату.

У K2 ERP для роботи з різними структурами баз застосовується окремий механізм реплікації та зіставлення даних. Проте навіть за наявності автоматизованого інструмента перенесення не зводиться до натискання однієї кнопки. Після завантаження потрібно звірити залишки, обороти, взаєморозрахунки та звітність. Аналогічні перевірки необхідні під час переходу на будь-яку іншу систему.

Практичний план для бухгалтера і керівника

Перший етап — інвентаризація.

Необхідно з’ясувати, скільки баз фактично використовує підприємство. Нерідко керівник вважає, що компанія працює в одній системі, але окремі бази залишаються у філіях, на складах, у кадровій службі, у бухгалтерів або на старих серверах.

Потрібно зафіксувати назви продуктів, версії, конфігурації, кількість користувачів, місця розміщення, правила оновлення та відповідальних осіб.

Другий етап — аудит функціоналу.

Варто скласти перелік процесів, які ведуться в системі, та звітів, без яких підприємство не може працювати. Окремо потрібно описати інтеграції з банками, сервісами електронного документообігу, РРО/ПРРО, CRM, сайтами, складами та державними ресурсами.

Третій етап — резервне копіювання.

До початку будь-яких робіт слід перевірити, чи справді створюються резервні копії, чи можна їх відновити та хто має до них доступ. Наявність файлу з назвою «backup» ще не означає, що з нього можна відновити робочу систему.

Четвертий етап — вибір продукту та пілот.

Не потрібно одразу переносити всі підприємства, склади й підрозділи. Доцільніше почати з однієї юридичної особи, невеликого підрозділу або обмеженої ділянки обліку.

П’ятий етап — тестове перенесення.

Після завантаження даних необхідно сформувати в обох системах однакові контрольні звіти: оборотно-сальдові відомості, залишки, взаєморозрахунки, складські звіти та інші показники, критичні для підприємства.

Шостий етап — паралельна робота.

На визначений період операції можуть відображатися у старій і новій системах. Це створює додаткове навантаження, але дозволяє виявити відмінності до повного переходу.

Сьомий етап — документоване приймання.

Потрібно зафіксувати, які дані перенесені, які контрольні показники перевірені, які недоліки залишилися і хто відповідає за їх усунення.

Чого не варто робити

Не варто відкладати питання до моменту, коли оновлення, підтримка або інтеграція раптово перестануть працювати.

Не варто вимагати від бухгалтера самостійно знайти програму, домовитися з розробниками, перенести базу і нести відповідальність за весь проєкт.

Не варто обирати систему лише за найнижчою ціною ліцензії. Вартість продукту і вартість впровадження — різні речі.

Не варто намагатися перенести всі історичні помилки та неефективні процеси в нове середовище.

Окремий ризик — використання неліцензійних копій. Воно створює проблеми з правомірністю використання, оновленнями, підтримкою та кібербезпекою. Економія на ліцензії може обернутися значно більшими витратами у разі пошкодження бази, втрати доступу або стороннього втручання.

Перехід — це не одномоментне видалення програми

Підприємствам не потрібно зупиняти облік і видаляти стару систему без підготовки.

Проте між «видалити завтра» і «нічого не робити ще п’ять років» є нормальний управлінський шлях: аудит, бюджет, вибір продукту, тестування, перенесення даних, навчання та поетапне введення в експлуатацію.

Чим довше підприємство відкладає рішення, тим більше нових даних, доробок та інтеграцій накопичується у старій системі. Відповідно, майбутній перехід не стає простішим або дешевшим.

У 2026 році питання вже полягає не в тому, чи подобається бухгалтеру інший інтерфейс. Підприємству потрібно оцінити юридичні, технологічні, кадрові та економічні ризики на декілька років уперед.

Висновок

Наявність програми у санкційному або забороненому переліку не слід трактувати за чутками чи дописами в соціальних мережах. Потрібно перевіряти актуальні офіційні документи, статус конкретного продукту, правовласника та категорію інформаційної системи, у якій він використовується.

Для окремих державних і критичних систем застосування програм із переліку прямо заборонене. Для інших приватних підприємств правова ситуація може відрізнятися, але санкційні, безпекові та операційні ризики все одно потребують управлінського рішення.

Тому розумною реакцією бізнесу є не паніка і не заперечення проблеми, а підготовлений план переходу.

Не обов’язково вимикати стару базу завтра. Але вже сьогодні варто знати, де вона розташована, які процеси від неї залежать, чим її можна замінити, скільки часу займе міграція і хто відповідатиме за результат.

Повна дискусія про санкції, відповідальність керівників, страх бухгалтерів перед змінами, українські альтернативи та перенесення даних відбулася у випуску TAX Podcast №68 «1С та BAS під санкціями: чому бізнесу вже час переходити та які ризики залишаються».

Автор: Сергій Рудюк, розробник та автор української платформи K2 ERP. Автор професійно зацікавлений у розвитку українського ринку програмного забезпечення для управління підприємствами. Згадка про власний продукт у матеріалі наведена для прозорого розкриття експертної позиції автора, а не як рекомендація обрати конкретну систему.