Військовий облік і бронювання: гарячі відповіді з вебінару

Експертні пояснення, розбір кейсів — все для вас без зайвих складнощів і з практичними орієнтирами.

Андрій Мацокін, експерт з військового обліку та трудового права, сертифікований автор і ведучий курсу про військовий облік

1. На підприємстві – лише директор, військовий облік раніше не вели. Чи можна розпочати його ведення через Дію і чи загрожує штраф?

Якщо директор працює за трудовим договором і є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, підприємство повинно вести щодо нього персональний військовий облік. Наявність лише одного працівника не звільняє від цього обов’язку. Якщо директор не належить до зазначених категорій, включати його до списків персонального військового обліку не потрібно. Підстава — пп. 14, 21, 33 Порядку № 1487.

Розпочати ведення обліку потрібно зараз. Однак реєстрація в Дії не замінює організації військового обліку на підприємстві. Необхідно визначити відповідального, оформити організаційні документи, сформувати списки за додатком 5 і відомість за додатком 12 до Порядку № 1487, виконати належні повідомлення до ТЦК та звіряння.

Дія дає можливість виконувати передбачені електронні процедури, а не просто завантажити «весь військовий облік» замість його ведення. До речі, початок роботи в Дії не є підставою для автоматичного штрафу. Проте виправлення ситуації не звільняє автоматично від відповідальності за попередні порушення. За ч. 3 ст. 210¹ КУпАП для посадових осіб в особливий період передбачений штраф від 34000 до 59500 грн. Для його застосування мають бути встановлені підстави відповідальності конкретної посадової особи, а не просто факт реєстрації підприємства в сервісі.

Порада: оформлюйте документи фактичними датами, фіксуйте виявлені недоліки та їх усунення, не створюйте документи «заднім числом».

2. Бронювання не плануємо. Чи потрібно повідомляти ТЦК і ПФУ?

Обов’язки з військового обліку не залежать від того, чи бронює підприємство працівників. Якщо працюють призовники, військовозобов’язані або резервісти, необхідно вести облік, подавати передбачені повідомлення та проводити звіряння. Відсутність критичності цього не скасовує.

А ось оперативне подання відомостей до ПФУ — окремий обов’язок, установлений не для всіх роботодавців. За п.п. 4 п. 2 постанови № 1332 він поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування та визначені цією нормою критично важливі підприємства, установи й організації. Для них строк подання відповідних кадрових змін — не пізніше ніж протягом наступного дня після події.

Отже, підприємство без критичності не набуває обов’язку спеціального оперативного подання до ПФУ лише тому, що почало вести військовий облік. Водночас критично важливе підприємство повинно виконувати цей обов’язок, навіть якщо наразі нікого не бронює. Йдеться саме про оперативні відомості, а не про іншу обов’язкову звітність роботодавця.

3. При звільненні працівника чи потрібно повідомляти і ПФУ, і ТЦК?

Так, якщо роботодавець належить до тих, хто зобов’язаний подавати оперативні відомості до ПФУ. У такому разі виконуються два різні обов’язки з різними строками.

Про звільнення призовника, військовозобов’язаного або резервіста повідомляють відповідний ТЦК у семиденний строк із дня видання наказу про звільнення — за правилами п. 34 Порядку № 1487. Якщо належне повідомлення подане електронно через передбачений Порядком сервіс, додатково подавати його в паперовій формі не потрібно. За відсутності технічної можливості застосовується паперова форма додатка 4.

До ПФУ відповідні роботодавці подають оперативні відомості не пізніше ніж протягом наступного дня після звільнення. Тобто для ПФУ відлік пов’язаний із кадровою подією, а для повідомлення ТЦК — із виданням наказу.

Саме подання відомостей до ПФУ не замінює повідомлення, передбаченого Порядком № 1487. Так само звичайне отримання переліку працівників із Дії не є повідомленням про звільнення.

4. Оперативні відомості подаємо через кабінет страхувальника на порталі ПФУ?

Так. Роботодавець авторизується на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою електронного підпису та переходить за шляхом:

«Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» → «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)».

Далі зазначає працівника, вид кадрової події, її дату та реквізити документа-підстави, після чого підписує і надсилає відомості.

Рекомендуємо зберігати не лише підтвердження надсилання, а й результат опрацювання: саме він допоможе з’ясувати причину, якщо дані надалі не відобразяться в інших сервісах.

5. Як перейти з бронювання на відстрочку за навчанням?

Починати варто з перевірки права на навчальну відстрочку та правильності відомостей про навчання, а не з анулювання бронювання. Сам факт навчання ще не означає, що особа відповідає всім законодавчим умовам отримання відстрочки. Залежно від доступності електронної перевірки її оформлення здійснюється через Резерв+ або ЦНАП.

Пункт 56 Порядку № 560 передбачає переоформлення відстрочки за новою підставою зі збереженням чинної до прийняття рішення, крім випадків її скасування. Однак п. 58, який регулює подання заяв через ЦНАП, зберігає виняток для заброньованих осіб. Тому загальну норму про переоформлення не слід подавати як гарантію безперервного переходу саме з бронювання на навчальну відстрочку.

Рекомендую до анулювання з’ясувати в ТЦК можливість застосування переоформлення в конкретній ситуації.

Якщо перехід здійснюється двома окремими процедурами, роботодавець подає заяву через послугу Дії «Анулювання бронювання працівників». Після підтвердження анулювання та оновлення відомостей працівник окремо оформлює відстрочку за навчанням через доступний для нього канал — Резерв+ або ЦНАП.

6. Інформацію про звільнення працівника передали до ПФУ, але працівник залишається в Дії. Допоможе лише паперове повідомлення до ТЦК та СП?

Ні, паперове повідомлення — не єдиний спосіб. Офіційна інструкція Дії передбачає таку послідовність: передати відомості про звільнення до ПФУ, дочекатися їх відображення, а якщо особа все одно залишається серед працевлаштованих — подати заяву через послугу «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників». У цьому випадку йдеться про видалення інформації про працевлаштування в конкретного роботодавця.

Після опрацювання заяви потрібно сформувати нові відомості та перевірити результат. Якщо зміну відхилено або дані не оновилися, слід з’ясувати причину, а не повторювати ту саму дію без перевірки.

Не плутайте два різні результати: припинення відображення особи як чинного працівника в Реєстрі та ведення локальних списків підприємства. За п. 44 Порядку № 1487 відомості про звільнених зберігаються у списках персонального військового обліку до кінця поточного року з належним відображенням звільнення. Негайно стирати рядок із додатка 5 не потрібно.

7. У відомостях Дії відображаються гіг-спеціалісти, вони збільшують квоту. Як діяти?

Гіг-контракт є цивільно-правовим, а не трудовим договором. Тому особу, яка співпрацює з підприємством виключно за гіг-контрактом, не слід прирівнювати до найманого працівника при визначенні кількості військовозобов’язаних працівників для бронювання. Саме відображення людини в електронному переліку не змінює правової природи договору. Якщо з нею одночасно укладений трудовий договір, це вже потребує окремої оцінки як трудових відносин.

За такої розбіжності рекомендую перевірити, як у звітності та відомостях ПФУ позначено вид відносин, і звернутися до ПФУ та підтримки Дії для уточнення причини включення. Не варто подавати фіктивне «звільнення», якщо трудового договору взагалі не було, а гіг-контракт продовжує діяти.

Розрахунок слід робити за належною кількістю військовозобов’язаних працівників із застосуванням правил Порядку № 76, а не за всіма особами, які технічно потрапили до переліку. Наприклад, за звичайного 50-відсоткового ліміту 20 працівників, які підлягають врахуванню, та 10 осіб лише за гіг-контрактами — це 20, а не 30 осіб. Відповідно ліміт становить 10, а не 15 бронювань. Приклад не враховує інших можливих коригувань.

8. У Дії — 52 військовозобов’язаних і 26 заброньованих, а на підприємстві — 51 військовозобов’язаний та один мобілізований після 18 травня 2025 року. Це правильно?

Так, такі цифри можуть бути правильними. Пункт 12 Порядку № 76 передбачає врахування працівників, призваних на військову службу під час мобілізації після 18 травня 2024 року. Зверніть увагу: нормативна межа — саме 2024, а не 2025 рік. Отже, працівник, мобілізований після зазначеної у запитанні дати 2025 року, також підпадає під це правило.

Якщо 51 особа правильно включена до розрахунку, трудові відносини з мобілізованим зберігаються і немає інших коригувань, отримуємо:

51 + 1 = 52 особи; за 50-відсоткового ліміту — 26 бронювань.

Мобілізований у цьому випадку враховується для визначення загальної кількості, а не як особа, яку ще можна забронювати. Якщо вже заброньовано 26 осіб, звичайний 50-відсотковий ліміт використано повністю.

9. Зовнішнє звіряння потрібно погоджувати лише зі «своїм» ТЦК чи з усіма? Чи можна звернутися листом?

Обмежитися лише ТЦК за місцезнаходженням підприємства недостатньо, якщо працівники перебувають на обліку в інших ТЦК.

За п. 46 Порядку № 1487 місцеве звіряння проводиться за затвердженим графіком, а якщо підприємство до нього не включене — у погоджені строки. Для ТЦК інших адміністративно-територіальних одиниць строки погоджуються з відповідними ТЦК, але не пізніше 1 грудня поточного року.

Лист із пропозицією погодити звіряння — доцільний спосіб зафіксувати звернення. Рекомендуємо зазначити підприємство, бажаний період, спосіб проведення та контакт відповідальної особи. Наприклад: «Просимо погодити строк проведення звіряння даних списків персонального військового обліку щодо працівників, які перебувають на військовому обліку у вашому ТЦК та СП. Пропонуємо провести звіряння [період] засобами порталу Дія. Просимо повідомити погоджений строк».

При електронному звірянні не потрібно ототожнювати погодження строків із погодженням його фінального результату. За інструкцією Дії фіксація перевірених відомостей опрацьовується автоматично і не потребує окремого погодження ТЦК. Але це не скасовує вимог п. 46 Порядку № 1487 щодо організації та строків звіряння.

Відповіді на ваші запитання і консультації щодо особливостей ведення військового обліку і бронювання ви можете отримати на нашому онлайн-курсі підвищення кваліфікації «Організація та ведення військового обліку для підприємств усіх форм власності». Він допомагає відповідальному за ВО розібратися з наказами, списками, повідомленнями до ТЦК, звірянням, оповіщенням, бронюванням і перевірками. Курс побудований за програмою Генштабу ЗСУ. Доєднавшись до навчання, ви отримаєте актуальні знання і свідоцтво державного зразка, яке у першу чергу запитують представники ТЦК при перевірках стану ведення військового обліку.