Підзвітні кошти: видача та облік

Кому можете видати кошти під звіт?

Як правило, грошові кошти у підзвіт видають працівникам для виконання виробничо-господарських доручень (у тому числі в межах відряджень).

Однак їх можна видати й непрацівнику (наприклад, засновнику). НБУ і Мінфін погоджуються з цим (лист НБУ від 16.09.2013 р. № 11-112/13017, лист Мінфіну від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774). Однак майте на увазі: відносини з особою-непрацівником будуватимуться на підставі договору доручення (гл. 68 ЦКУ). Нагадаємо, що він вважається чинним і в тому випадку, якщо укладений в усній формі (ч. 1 ст. 218 ЦКУ). Відзвітувати за витрачені кошти непрацівник зобов’язаний у ті самі строки і в тому ж порядку, що й працівники підприємства, — шляхом подання авансового звіту та підтверджуючих документів (лист НБУ від 16.09.2013 р. № 11-112/13017).

Як видати кошти під звіт

Підзвітні кошти можна видати як у готівковій формі, так і перерахувати на корпоративну картку.

Зарахувати підзвітні кошти можна й на особисту картку підзвітної особи. При цьому нагадуємо: п. 7.7 Інструкції № 492* забороняє використовувати поточні рахунки фізосіб для підприємницьких операцій. Ми переконані, що ця заборона стосується використання поточного рахунка фізособи саме в його підприємницькій діяльності. А тому на розрахунки «підзвітника» за товари (роботи, послуги), у тому числі у межах відряджень, поширюватися не повинна. Однак змушені попередити про «погану» позицію НБУ: він свого часу повідомив, що фізособа не має права здійснювати розрахунки від імені юрособи особистою платіжною карткою (див. лист від 09.08.2005 р. № 25-213/1237-7880). Що ж робити? Ураховуючи недостатню обґрунтованість підходу НБУ, а також відсутність відповідальності за порушення згаданого правила, цей підхід слід ураховувати лише найобережнішим. І ще одне: нагадуємо, що на зарплатні картки працівників перераховувати підзвітні кошти не можна (п. 6.9 Інструкції № 492).

* Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Що стосується оформлення видачі грошей, то якщо вони:

— видаються готівкою — оформляють ВКО або видаткову відомість. Якщо кошти видаються непрацівникам, то таку видачу оформляють ВКО, який складається окремо на кожну таку особу, або окремою видатковою відомістю (пп. 3.4 і 3.5 Положення № 637*);

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

— зараховуються на корпоративну картку — факт видачі корпоративної картки, а також суму коштів, зараховану на рахунок картки, фіксують у Журналі обліку корпоративних карток (форма не затверджена, розробляється підприємством самостійно). ВКО у цьому випадку не заповнюють (п. 2.12 Положення № 637);

— зараховуються на особисту картку — перерахування коштів оформляють платіжним дорученням.

Видача корпоративної картки працівнику ще не означає передачу йому самих грошових коштів. Виданими під звіт вони вважатимуться лише після їх списання з картки (тобто після того, як «підзвітник» зніме гроші з картки або розплатиться карткою в безготівковій формі).

Яку суму можна видати

Сумового обмеження на видачу підзвітних коштів немає. Тобто можна видати будь-яку суму. У тому числі готівкою, адже обмеження щодо готівкових розрахунків на етапі видачі підзвітних коштів не працюють. А ось при розрахунках підзвітної особи з продавцями товарів (робіт, послуг) їх вже доведеться враховувати.

Не забувайте, що видати готівку під звіт можна лише за умови, що особа відзвітувала щодо отриманих раніше підзвітних сум.

Нагадаємо, що максимальна сума готівкових розрахунків з одним контрагентом протягом дня за одним або декількома платіжними документами становить (п. 2.3 Положення № 637, п. 1 постанови Правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210):

1) між підприємствами/підприємцями — 10 тис. грн.;

2) фізособи з підприємством/підприємцем (як у той, так і в інший бік) — 150 тис. грн.

«Підзвітник» діє від імені та за рахунок підприємства (це стосується як працівника, так і непрацівника). Тому він може купити за готівку товари (роботи, послуги) в одного підприємства/підприємця на суму, що не перевищує зазначений ліміт. Суму, що перевищує, доведеться сплачувати у безготівковій формі, перерахувати через касу банку або ж можете дочекатися наступного дня та внести частину, якої бракує, готівкою (у сумі, що не перевищує ліміт).

Кількість підприємств (підприємців), з якими можна взаємодіяти протягом дня, не обмежується. Отже, сума розрахунків з усіма контрагентами в сукупності за день може перевищувати цей ліміт. Головне, щоб він не перевищувався за кожним з них.

І ще один момент: якщо «підзвітник» розплачується корпоративною карткою без зняття готівки (тобто через платіжний термінал), то такі розрахунки вважаються безготівковими. До них згадане обмеження не застосовується. Якщо ж кошти з картки зняти, то при їх витрачанні це обмеження доведеться враховувати.

Якими документами підтвердити витрачання коштів

За витрачені кошти підзвітна особа повинна відзвітувати. Форму авансового звіту* затверджено наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845. За цією самою формою звітують і непрацівники (п.п. 170.9.2 ПКУ, лист НБУ від 16.09.2013 р. № 11-112/13017). До авансового звіту «підзвітник» зобов’язаний додати оригінали відповідних первинних і розрахункових/платіжних документів, які підтверджують факт придбання товарів (робіт, послуг).

* Офіційна назва — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Запам’ятайте важливий нюанс: як ми вже говорили, підзвітна особа діє від імені підприємства та за його рахунок. Тому первинні/розрахункові документи мають бути оформлені на ім’я такого підприємства. Тобто в тих документах, де передбачається зазначення даних покупця, повинні стояти реквізити підприємства. Касових чеків це правило не стосується (адже в них згадані відомості не відображаються).

Якщо ви є платником ПДВ, то не забудьте попередити «підзвітника», щоб, за необхідності, вимагав від продавців податкові накладні, оскільки за касовими чеками податковий кредит можна відобразити лише в дуже обмеженій сумі. З цією метою працівника потрібно забезпечити витягом з Реєстру платників ПДВ або копією ПДВ-свідоцтва (якщо цей документ у вас залишився).

Якщо підзвітні кошти перераховувалися на корпоративну картку, то підзвітна особа повинна також надати документи, які підтверджують факт отримання готівки: зокрема, чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо (п. 2.12 Положення № 637).

У які строки подається авансовий звіт

З цією інформацією зручніше знайомитися за допомогою таблиці.

Який строк для повернення невитрачених коштів

Ці строки встановлені п.п. 170.9.2 ПКУ і Положенням № 637. Однак, на жаль, вони один від одного відрізняються. Отже, щоб не «наразитися» на штраф, враховувати слід обидва. Простіше кажучи, у кожному випадку потрібно орієнтуватися на менший строк. Їх ми і наведемо у вигляді таблиці.

Що стосується відповідальності за несвоєчасне повернення такої суми, то:

1) для «підзвітника» — ця сума потрапить до його доходу і підлягає обкладенню ПДФО з урахуванням «натурального» коефіцієнта за рахунок його майбутніх оподатковуваних доходів (ознака доходу в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ — «118»);

Нагадаємо, що згідно з п. 3 Порядку № 845* цей наслідок настає лише в тому випадку, якщо «підзвітник» не повернув таку суму протягом місяця, на який припадає граничний строк. Ураховуючи те, що цей Порядок затвердили податківці, дотримуватись вони повинні саме цього правила.

* Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845.

2) для підприємства — штраф у розмірі 25 % виданої під звіт суми (ст. 1 Указу № 436*). Причому майте на увазі: у цьому випадку спрацьовує строк давності у 1095 днів, установлений ПКУ, а не 6-місячний строк з ГКУ. Стосовно останнього прямо зазначено, що він не поширюється на санкції, розмір і порядок стягнення яких установлений ПКУ та іншими законами, підконтрольними податківцям (ч. 2 ст. 250 ГКУ). І це навіть незважаючи на те, що вказаний 25-відсотковий штраф установлений Указом, а не законом. Однак попереджаємо: на жаль, є імовірність, що податківці взагалі не визнаватимуть обмежень щодо строків (див. лист ДПАУ від 18.03.2011 р. № 5419/6/29-7015/278);

* Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

3) для посадових осіб підприємства — враховуючи формулювання ст. 163¹⁵ КУпАП, за таке порушення цей адмінштраф застосовуватися не повинен (він застосовується за порушення порядку здійснення готівкових розрахунків за товари/послуги). Однак, на жаль, податківці цю думку доки не підтвердили.

Податковий облік

Податок на прибуток. Витрати, пов’язані з підзвітними купівлями, обліковуються в загальному порядку:

1) у частині собівартості товарів (робіт, послуг) — відображаються в періоді збільшення доходів від їх продажу (п. 138.4 ПКУ). Однак за умови попереднього затвердження авансового звіту;

2) інші витрати — відображаються в періоді їх здійснення згідно з правилами бухгалтерського обліку, однак, знову ж таки, не раніше затвердження авансового звіту.

ПДВ. Право на податковий кредит надають лише ті купівлі товарів/послуг, які:

1) планується використовувати у ПДВ-обкладених операціях у межах госпдіяльності;

2) підтверджені податковими накладними або їх замінниками, зокрема, касовими чеками.

За касовими чеками податковий кредит можна відображати в сумі, що не перевищує 240 грн. (з урахуванням ПДВ) на день. Якщо ж обсяг купівлі в чеку перевищує зазначену суму, то врахувати податковий кредит не можна навіть у межах дозволеної суми (п. 2 розд. IV Порядку № 708*).

* Порядок ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних, затверджений наказом Міндоходів від 25.11.2013 р. № 708.

Запам’ятайте: умову про податкову накладну або інший документ, що її замінює, буде дотримано лише при затвердженні авансового звіту, тому право на податковий кредит платник отримає лише в момент затвердження звіту (навіть якщо за фактом податкова накладна надійшла раніше). На це звернули увагу і податківці в підкатегорії 101.15 ЗІР.

Якщо розрахунки здійснювалися корпоративною карткою, то важливо звернути увагу, на яку дату виписана податкова накладна. Вона має бути виписана тим днем, коли підприємство отримало товари (роботи, послуги) або коли вони були оплачені карткою (що підтверджено відповідною квитанцією платіжного термінала) (п. 187.5 ПКУ).

Податковий та бухгалтерський облік підзвітних сум

Працівник купив товар «за свої»: як оформити підзвітну суму

Якщо працівник придбав матеріальні цінності за свій рахунок, то оформляти таку операцію потрібно, керуючись ст. 1158 — 1160 ЦКУ (див. лист Мінфіну від 12.10.2010 р. № 31-26030-12-29/27606, підкатегорію 109.14 ЗІР).

Працівник, який витратив свої гроші на потреби підприємства, повинен при першій нагоді повідомити про свої дії роботодавця. Зробити він це може за допомогою авансового звіту з доданими до нього оригіналами документів, які підтверджують понесені витрати.

Важливо, щоб документи містили відомості про те, що покупцем товарів (робіт/послуг) є саме підприємство (а не працівник).

Якщо керівник прийняв такий звіт, то працівник має всі підстави вимагати від підприємства відшкодування витрат (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ).

При цьому запам’ятайте: враховувати строки подання авансового звіту, установлені п.п. 179.2 ПКУ, у цій ситуації не обов’язково. Адже вони не стосуються ситуацій з витрачанням «підзвітником» власних коштів (див. підкатегорію 109.14 ЗІР).

Крім того, заборгованість перед працівником не призводить до податкових наслідків отримання поворотної фінансової допомоги (детальніше див. у матеріалі «Директор купив товари/послуги «за свої» у журналі «Бухгалтер 911», 2014, № 2).

m.kazanova@buhgalter911.com