Зберігати чи не зберігати? Знищення документів до податкової перевірки

У дебатах з приводу знищення «старих» документів (складених більше трьох років тому, але так і не перевірених податківцями) зазвичай звучать такі аргументи:

Наш коментар. Законодавство дозволяє знищити документи, що більше трьох років зберігаються на підприємстві. Відсутність перевірок не має бути перешкодою (адже це проблема податківців, а не платників). Але не все так просто. Застосовуючи на практиці цей підхід, потрібно виявити обачність. Пояснимо свої побоювання.

По-перше, згідно з Переліком № 578 строки зберігання починають відлічувати з 1 січня року, що настає за роком завершення діловодства. Відповідно до ПКУ 1095-денний строк відлічують інакше. Відлік ведуть з дати подання податкової звітності, при складанні якої цей документ використовували (або із закінчення граничного строку, якщо декларація так і не була подана).

Виділене формулювання не в усіх випадках вносить ясність. Спори про «дострокове» знищення документів часто виникають у справах про «відсутність реального характеру операцій». Потрібно переконати суд у тому, що операція все ж мала місце. У хід ідуть не тільки документи, на підставі яких безпосередньо зроблено запис у податковому обліку. Корисні будуть будь-які документи, так чи інакше пов’язані з госпоперацією. Якщо спір виник, а документів немає (вони вже знищені), то суд зазвичай виносить рішення на користь податківців.

Головний ризик! Якщо виникає спір щодо правомірності знищення документів, то суди все ж таки звертають увагу на те, чи проводилася податкова перевірка за період, до якого належать знищені документи (див. постанову Рівненського окружного адмінсуду від 22.12.2011 р. у справі № 2а/1770/4480/2011, Миколаївського окружного адмінсуду від 22.05.2013 р. у справі № 2а-6541/12/1470).

По-друге, законодавець не погодив ст. 44 ПКУ (про строки зберігання документів) і ст. 102 ПКУ (про строки давності для донарахувань, а також для застосування санкцій). Якщо перша обмежується зазначенням 1095-денного строку, то друга називає випадки, коли строк подовжується чи зовсім не застосовується. Наприклад, згідно з абз. 2 п. 102.1 ПКУ при поданні уточнюючого розрахунку строк у 1095 днів починає обчислюватися заново — з дня подання уточненки. А отже, має бути продовжено і строк зберігання документів, на підставі яких заповнювалася первинна декларація (інакше як провести за нею донарахування?). Але в п. 44.3 ПКУ про це жодного слова.

Якщо посадова особа засуджена за ухилення від сплати податків, то строки давності з ПКУ не застосовують. Якщо мова про ухилення в особливо великих розмірах (тобто більш ніж на 3 млн грн.), то строк давності для притягнення до кримінальної відповідальності становитиме 10 років. Тому платник податків може дізнатися про відсутність строку давності тільки постфактум, коли строк давності в 1095 днів уже минув. Інша справа, що звинуватити в незабезпеченні збереження документів (і накласти штраф згідно зі ст. 121 ПКУ) податківці не зможуть, адже знищив він документи на цілком законних підставах. А ось шансів захистити себе від донарахувань буде не дуже багато.

Підіб’ємо підсумок. Якщо «старі» документи вже знищено, хоча перевірка за ними не проводилася, то знайти аргументи для захисту від претензій податківців можна. Але на практиці (у тому числі в судах) ці аргументи рідко чують. Тому якщо Ви тільки розмірковуєте над тим, зберігати чи не зберігати, то від знищення потрібно утриматися.