Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, вересень, 2017/№39
Друкувати

«Квиткові» питання з оглядкою на зміни у «відрядній» Інструкції

Казанова Марина, податковий експерт, m.kazanova@buhgalter911.com
Сьогодні поговоримо про транспортні квитки. А саме про те, яким має бути транспортний квиток, щоб за ним можна було відшкодувати витрати відрядженому працівнику. Основну увагу зосередимо на електронних квитках, адже саме із ними виникає найбільше запитань. Плюс є інформаційна підстава — Мінфін «осучаснив» «відрядну» Інструкцію.
електронний залізничний, авіа-, автобусний квиток, відшкодування витрат, податковий кредит Працівник здав авансовий звіт з роздрукованим електронним квитком на потяг (квиток придбаний через Інтернет). Чи є в нас підстави відшкодовувати йому витрати? Чи повинен до квитка додаватися оригінал квитанції про його оплату?

«Відрядний» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлює, що відшкодовувані роботодавцем витрати на проїзд не включаються в оподатковуваний дохід працівника за наявності:

(1) документів, що підтверджують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків, у тому числі електронних квитків;

(2) посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;

(3) розрахункового документа про їх придбання (причому незалежно від виду транспорту).

Проте із залізничним квитком на потяг усе складається значно простіше. Залізничний квиток оформляють за правилами Порядку № 331/137*. І при замовленні електронного квитка працівник отримує на електронну пошту посадочний документ, який він повинен роздрукувати.

* Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури від 30.05.2013 р. № 331/137.

Так ось, цей посадочний документ одночасно є і проїзним, і розрахунковим документом (п. 5.6 Порядку № 331/137). Дані електронного посадочного, перевізного або документа на послуги залізниці заносяться в спеціалізований РРО (п. 8.6 розд. VIII Порядку № 331/137). Відповідно, він виконує і функції фіскального чека.

Тому при використанні електронних залізничних квитків окремий документ, що підтверджує їх оплату, не потрібний. Також і не потрібний посадковий талон (потрібний посадочний документ).

До речі, з тим, що залізничний квиток (у тому числі електронний) на потяг вважається розрахунковим документом (тобто до нього не потрібно додавати документ про сплату), погоджуються і самі податківці.

Так, у категорії 109.10 ЗІР зазначено, що роздрукований електронний проїзний квиток на залізничний транспорт вважається розрахунковим документом, якщо він оформлений на відповідному бланку проїзного документа або сформований в електронному вигляді згідно з вимогами Порядку № 331/137.

Для відшкодування вартості проїзду на потягу працівнику достатньо додати до авансового звіту електронний проїзний залізничний квиток (посадочний документ), роздрукований на принтері. А розрахунковий документ і посадковий талон не потрібні.

Для перевезення багажу достатньо додати роздрукований електронний перевізний документ, а для підтвердження послуг з користування комплектом постільний речей і послуг з резервування місць — роздрукований електронний документ на послуги.

Те ж саме зазначене й у «відрядній» Інструкції № 59** (п. 12 розд. II), яка зовсім нещодавно була оновлена (наказом Мінфіну від 28.07.2017 р. № 669)***:

** Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

*** Інструкція обов’язкова лише для бюджетників і держслужбовців. Для суб’єктів господарювання, які ні повністю, ні частково не фінансуються з бюджету, вона носить допоміжний (довідковий) характер. Хоча деякі правила і гарантії, прописані в ній, такі суб’єкти можуть узяти на озброєння, закріпивши це у власному Положенні про відрядження.

«У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ, а в разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги».

При цьому відразу відзначимо, що з квитками на інший вид транспорту (наприклад, авіаквитками) такий варіант не пройде (але про них розповімо трохи далі).

Що стосується відображення в обліку витрат на проїзд за залізничним квитком, то:

— для податку на прибуток — повністю орієнтуємося на правила бухобліку. Жодних коригувань фінрезультату не передбачено;

— у бухобліку — витрати на проїзд включаємо в ті статті витрат, з якими була пов’язана поїздка (відображають їх на таких рахунках у бухобліку: 23, 91, 92, 93, 94).

Витрати відображають в обліку на дату затвердження керівником підприємства Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Ще один момент, на який варто звернути увагу, — як бути з податковим кредитом з ПДВ.

Транспортні квитки за умови, що вони містять (1) загальну суму платежу, (2) суму ПДВ і (3) податковий номер продавця, є документами-замінниками податкової накладної і надають право на податковий кредит (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ).

Щоправда, тут є такий момент. Вище ми зазначали, що залізничний квиток одночасно є і розрахунковим документом, тобто виконує і функцію фіскального чека. Тому іноді виникає запитання: чи потрібно при відображенні податкового кредиту за залізничним квитком застосовувати чековий сумовий критерій у 200 грн.?

Відразу зазначимо — не потрібно . Відображати суму ПДВ у складі податкового кредиту слід як за транспортними квитками, керуючись п.п. «а» п. 201.11 ПКУ (відносимо в податковий кредит усю суму ПДВ, зазначену у квитку), а не як за фіскальним чеком. Це підтверджують і самі податківці (див., наприклад, лист Міжрегіонального ГУ ДФС від 16.12.2015 р. № 27154/10/28-10-06-11).

Датою формування податкового кредиту є дата затвердження авансового звіту (лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). А ось якщо підприємство оплачувало квиток за безготівкою з поточного рахунку, то таке перерахування буде першою подією в операції придбання. У такому разі право на податковий кредит виникне вже на дату такого перерахування.

Працівник сплатив вартість залізничного квитка зі своєї карти через Приватбанк. Окрім вартості квитка, сплачений сервісний збір за послуги банку. Чи можна йому відшкодувати вартість цих послуг без утримання податку з доходів?

Дійсно, сума сервісних послуг (зазвичай саме так названі послуги банку за грошовий переказ) виокремлена в самому електронному залізничному квитку.

Безпосередньо у «відрядному» п.п. 170.9.1 ПКУ прямо про такі послуги нічого не зазначено. Але їх цілком можна розглядати як витрати, пов’язані з проїздом. І якщо раніше в цьому були деякі сумніви, то зараз відшкодовувати працівнику послуги банку при придбанні квитків дозволено навіть бюджетникам.

В оновленій Інструкції № 59 (абз. 2 п. 4 розд. I) тепер прямо закріплено, що якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами за наявності документального підтвердження його сплати. Це можуть бути виписки з карткового рахунка або інший документ на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.

Щоправда, керівник може вводити обмеження з оплати таких послуг.

Враховуючи, що Інструкція № 59 поширюється лише на бюджетників і держслужбовців, то закріпіть аналогічну норму (про відшкодування збору за переказ грошових коштів) у своєму внутрішньому Положенні про відрядження і можете тоді не побоюватися претензій податківців. Єдине — знову ж таки залишається умова про те, що потрібний документ, що підтверджує сплату комісії банку.

Хоча вважаємо, що якщо йдеться про залізничний квиток, який сам собою є розрахунковим документом, то додатковий документ, що підтверджує сплату комісії, і не потрібний (якщо ці сервісні послуги значитимуться в самому квитку). Адже цей факт підтверджуватиме сам квиток.

Послуги банку в цьому випадку, вважаємо, слід відносити до складу адміністративних витрат — на рахунок 92 (п. 18 П(С) БУ 16).

Відряджений працівник до авансового звіту додав залізничний квиток, у вартість якого включена порція чаю (6 грн.). Чи можна працівнику відшкодувати його вартість?

Тут варто звернути увагу на такий момент. Пункт 5 розд. II Інструкції № 59 установлює, що витрати на харчування, вартість яких включена в проїзні документи, оплачується працівником за рахунок добових витрат. Так, ця Інструкція для звичайних підприємств (не фінансованих за рахунок бюджету) не обов’язкова. Проте щоб уникнути претензій від податківців, краще:

— або не компенсувати вартість чаю працівникам;

— або компенсувати, але тоді включати його вартість в оподатковуваний дохід з утриманням ПДФО і військового збору.

І будьте уважні з ПДВ. Якщо ви відображаєте податковий кредит на підставі транспортного квитка, то ПДВ з вартості чаю також доведеться включити в податковий кредит, а потім компенсувати його на підставі п. 198.5 ПКУ.

Ні, не достатньо. Тут знову варто згадати про «відрядний» п.п. 170.9.1 ПКУ, який вимагає для необкладення доходу працівника при відшкодуванні йому вартості проїзду наявності (1) як самого електронного квитка, так і (2) посадкового талона (якщо він передбачений відповідними перевезеннями), а також (3) документа про оплату.

Працівник як підтвердження проїзду додав до авансового звіту роздруківку електронного авіаквитка (замовляв через Інтернет). Чи достатньо цього?

При цьому, на відміну від залізничного квитка на потяг, електронний авіаквиток не є одночасно і розрахунковим документом (через РРО його ніхто не реєструє). Тому до електронного авіаквитка має бути обов’язково доданий документ, що підтверджує факт оплати квитка (якщо працівник придбавав його сам).

Та й посадковий талон також потрібний!

Причому при онлайн-реєстрації на авіарейс треба роздрукувати отриманий на електронну пошту посадковий талон (якщо цього не зробити, то у випадку з деякими авіакомпаніями доведеться витратитися на доплату за роздруківку посадкового талона).

Чи достатньо буде роздруківки посадкового талона або чи потрібний обов’язково оригінал відривної частини посадкового талона?

Раніше податківці вимагали оригінал. Вони наполягали на тому, що в разі використання авіа-електронного квитка підставою для «безподаткового» відшкодування витрат на його придбання є виключно оригінал відривної частини посадкового талона пасажира. І сама Інструкція № 59 говорила про те, що потрібен саме оригінал відривної частини посадкового талона.

Тепер же в оновленій Інструкції № 59 (п. 12 розд. II) зазначено, що все-таки при онлайн-реєстрації на рейс замість оригіналу посадкового талона підійде роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон. Якщо ви пропишете те ж саме у своєму «відрядному» Положенні, то можете відшкодовувати витрати на переліт і ПДФО/ВЗ не утримувати. Адже п.п. 170.9.1 ПКУ про форму талона не говорить нічого.

Тому після того як відповідна норма з’явилася в Інструкції № 59, претензій у податківців до роздрукованого посадкового талона бути не повинно .

Тож для підтвердження і «необкладення» витрат на авіапереліт працівник повинен додати: (1) роздруківку електронного авіаквитка, (2) документ про оплату, (3) роздрукований електронний посадковий талон.

А як бути, якщо, не встигнувши зареєструватися онлайн, відряджений працівник витратився на роздруківку посадкового талона безпосередньо за стойкою? Незважаючи на те, що деякі авіаперевізники вимагають за це плату, такі витрати також мають бути компенсовані підприємством. І також «безподатково» для працівника. Адже вони понесені у зв’язку з відрядженням. Головне — підтвердити такі витрати документально.

Працівник втратив посадковий талон на літак. Квиток він придбав за свої гроші. Чи можна йому відшкодувати вартість проїзду без утримання податку з доходів і військового збору?

Оновлена Інструкція № 59 передбачає таку можливість. Так, в абз. 3 п. 12 зазначено, що в разі втрати посадкового талона відрядженому працівнику з дозволу керівника можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчений стан замовлення і статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за вказаним маршрутом.

Тому попросіть у працівника пояснювальну про причини втрати квитка й отримайте від авіакомпанії довідку.

Хоча не виключено, що таке відшкодування податківці захочуть бачити у складі оподатковуваного доходу працівника, оскільки буде порушений п.п. 170.9.1 ПКУ, що вимагає наявності посадкового авіаталона.

Працівник їздив у відрядження. Приніс роздрукований на принтері електронний квиток на автобус (придбавав онлайн). Чи можна повернути йому гроші за такими документами?

«Оновлена» Інструкція № 59 це допускає. Так, в абз. 8 п. 12 зазначено: «у разі здійснення інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ».

Як бачимо, згідно з Інструкцією № 59 достатньо взагалі тільки роздруківки проїзного документа. Але, на наш погляд, поки тут ще не все так гладко і цей момент повинні ще прояснити податківці .

По-перше, це має бути саме електронний автобусний квиток, а не, скажімо, бланк замовлення, яке ще потрібно обміняти на квиток. Роздруковані на паперовому носії ваучери (бланки замовлень тощо) не є квитком.

По-друге, як вимагає п.п. 170.9.1 ПКУ, окрім квитка, потрібні ще і (1) посадковий талон (якщо його наявність вимагають правила перевезення) і (2) документ, що підтверджує його оплату.

І якщо стосовно посадкового талона можна стверджувати, що для автобусних перевезень він і не потрібний — принаймні, у Правилах № 176**** він не згадується, то все одно має бути документ, що підтверджує оплату квитка. Адже податківці не визнають електронний автобусний квиток (на відміну від паперового квитка) розрахунковим документом. Так, у категорії 109.02 ЗІР фіскали зазначають:

**** Правила надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджені постановою КМУ від 18.02.97 р. № 176.

«оскільки форми електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним транспортом законодавчо не встановлені, то вони не можуть вважатися розрахунковими документами в розумінні Закону».

І навіть якщо ви внесете відповідні поправки у власне Положення про відрядження, аналогічні тим, які прописані в абз. 8 п. 12 Інструкції № 59, це ситуацію не врятує. Тому, окрім самої роздруківки автобусного квитка, працівнику потрібно додати ще й документ, що підтверджує його оплату. Відшкодувати витрати на проїзд за автобусним електронним квитком без розрахункового документа ви маєте право, тільки утримавши ПДФО і військовий збір з його вартості.

Працівник придбав квиток раніше, ніж був виданий наказ про його відрядження. Чи можна відшкодувати вартість квитка працівнику?

Можна. Вважаємо, що в цьому нічого страшного немає. Головне, щоб дати від’їзду/приїзду на транспортному квитку збігалися з датами вибуття працівника у відрядження / датами прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Ну і, звичайно ж, варто потурбуватися про те, щоб були докази того, що відрядження дійсно було.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться