Зберігання первинних документів

"Вісник. Офіційно про податки"

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. З'ясуємо, хто має відповідати за організацію бухобліку та збереження первинних документів на підприємстві, як обчислюються строки їх зберігання, а також як платнику діяти у разі втрати, пошкодження або знищення таких документів.

Що є первинним документом

Статтею 1 Закону про бухоблік визначено, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Крім того, п. 2.1 глави 2 Положення № 88 встановлено, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Хто відповідає за зберігання

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону про бух­облік). 

Згідно з пунктами 6.6 і 6.7 глави 6 Положення № 88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських та інших звітів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. (Від редакції Бухгалтер 911: відповідно до змін, внесених до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, зберігання первинних документів буде забезпечувати особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства. Більш детально за посиланням). 

ДОВІДКОВО

Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше 3 років — за умови, що контро­люючі органи завершили їх перевірку, та 5 років — у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції.

Визначення строків зберігання

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.

Щодо діяльності суб’єктів господарювання, слід зауважити, що строки зберігання документів визначено наказом № 578/5, яким установлено, що строки зберігання зав­жди обчислюються з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.

Так, наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2017 р., починається з 01.01.2018 р. Якщо строк зберігання такого документа становить три роки, то він закінчується 01.01.2021 р.

Строки зберігання типових документів, затверджених наказом № 578/5, є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше трьох років — за умови, що контро­люючі органи завершили їх перевірку, та п’яти років — у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. За рішенням експертної комісії підприємства ці строки може бути подовжено.

Якщо документи втрачено

Пунктом 6.10 глави 6 Положення № 88 визначено порядок дій у разі втрати первинних документів.

Так, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Водночас відповідно до п. 1 частини другої ст. 60 Кримінального процесуального кодексу заявник має право, зокрема, отримати від органу, до якого він подав заяву, документ, що підтверджує її прийняття і реєстрацію.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також органу ДФС — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами в 10-денний строк.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Відповідно до п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Де зберігати документи

Наявність установлених строків зберігання документів передбачає створення підприємством необхідних для цього умов. Так, згідно з пунктами 6.2 і 6.3 глави 6 Положення № 88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях затверджено наказом № 1000/5, яким передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючі експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Пунктом 2.13 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом № 578/5, також установлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється.

Обов’язок зберігання первинних документів визначено також Податковим кодексом. Так, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ст. 44 зазначеного Кодексу).

Слід зауважити, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними вище документами.

Строки зберігання

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені пунк­та­ми 44.3 і 44.4 ст. 44 Податкового кодексу.

Так, відповідно до вимог зазначених пунктів первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 цього Кодексу) з дня подання такої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Первинні документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, мають зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, визначених вище.

ДОВІДКОВО

Первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, мають зберігатися не менше 1095 днівз дня подання такої звітності, 
2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового конт­ролю за трансфертним ціноутворенням.

Відповідальність

У разі порушення платником податків строків зберігання документів застосовуються норми ст. 121 Податкового кодексу, відповідно до якої незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролю­ючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених Кодексом, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 грн.

Крім того, слід врахувати, що у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені цим Кодексом, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені платником податків у податковій звітності, то відповідно до вимог п. 44.6 ст. 44 Податкового кодексу вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення такої звітності.

Зазначене з урахуванням вимог п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу щодо заборони формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними та іншими документами, передбаченими цим пунктом, може свідчити про неправомірне визначення таким платником об’єктів оподаткування або інших показників податкової звітності, про несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, що впливає на висновки такої перевірки.

Ольга Данилова, начальник відділу методології аудиту Управління координації аудиту Департаменту аудиту ДФС України
Наталия Антоненко, главный государственный налоговый ревизор-инспектор