Якщо сторнуємо/донараховуємо суми працівникові: увага на звітність і податкові наслідки

Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці

Бухгалтер розрахував суму, яку потрібно доплатити (суму, яка була помилково нарахована) працівникові. Але на цьому етапі спокій йому тільки сниться — йому ще розбиратися з обліково-податковими нюансами. Допоможе в цій нелегкій справі наша стаття.

Бухоблік

Працівник. Сума донарахування (сторнування) зарплати належить до фонду оплати праці того місяця, у якому здійснили таке нарахування (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5¹). Тобто в бухобліку виправлення помилки не зачіпає минулих періодів.

¹ Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

При донарахуванні зарплати за минулі місяці проводки в бухобліку ті самі, що й при нарахуванні зарплати за поточний місяць такому працівникові. При сторнуванні зарплати — коригуючі записи проводимо або способом «сторно», або зворотними записами (кому що більше подобається).

Відшкодовує винна особа. Сума відшкодування збитку, заподіяного зайвими грошовими виплатами, буде для підприємства доходом. У бухгалтерському обліку суму шкоди, що підлягає відшкодуванню винною особою підприємства, відображаємо проводкою Дт 375 — Кт 716. Погашення заборгованості винною особою — Дт 301 (311) — Кт 375.

ПДФО, ВЗ і форма № 1ДФ

Суми коригування зарплати включаємо до загальної суми зарплати того місяця, у якому їх проводили, й оподатковуємо ПДФО і ВЗ.

Особлива увага — на податкову соціальну пільгу (ПСП), якщо працівник користується правом на її застосування. Донарахування зарплати за минулі місяці в поточному може призвести до того, що загальна сума доходу за такий місяць перевищить граничний розмір доходу, що надає право на пільгу.

При проведенні річного перерахунку суми донарахованих/відсторнованих відпускних і лікарняних відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані.

Усі інші донараховані/відсторновані зарплатні виплати залишаємо без руху.

Відносити їх до місяців, за які вони були нараховані, не потрібно. Їх остаточно оподатковуємо в місяці нарахування².

² Деталі знайдете в статті «Перерахунок ПДФО — 2019: час настав» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 49).

Донараховані/відсторновані суми зарплати відображаємо у формі № 1ДФ, сформованій за той звітний квартал, у якому фактично були здійснені такі коригування. Відносити їх до місяців, за які вони нараховані, і подавати «уточненки» не потрібно.

ЄСВ і форма № Д4

Зарплата, нарахована працівникові. Тут керуємося положеннями п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449³, і п. 9 розд. IV Порядку № 435⁴. Вони свідчать: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до зарплати того місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

³ Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

⁴ Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

Тобто донараховані суми зарплати включаємо до бази нарахування того місяця, у якому відбулися такі коригування.

Що стосується звітності, то такі суми повинні потрапити до форми № Д4, сформованої за той звітний місяць, у якому фактично були проведені такі донарахування (у бухобліку).

У таблиці 6 Звіту донараховану працівникові зарплату відображаємо в загальній сумі зарплати поточногомісяця одним рядком.

Розбивати за місяцями, за які проведено донарахування, не потрібно.

У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума донарахованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 4, 4.1, 4.3 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюються.

Як і у випадку з донарахуванням, сторнована сума зарплати за минулі місяці включається до заробітної плати того місяця, у якому було здійснено таке сторнування. Тобто коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці місяця сторнування.

Тому у Звіті за формою № Д4 такі коригування не зачіпають минулих звітних періодів і, відповідно, не виправляються як помилки.

У таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума сторнованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 5, 5.1, 5.3 таблиці 1 у цьому випадку не заповнюються!

Приклад 1. Працівниці підприємства Квітці Ользі Семенівні (податковий номер — 2764587421, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) у січні 2020 року помилково нарахували премію в сумі 6000 грн. Помилка виявлена і виправлена в лютому. Таким чином, у лютому працівниці буде нарахована сума основної зарплати за лютий 10000 грн і відсторнована з її згоди надміру нарахована в січні 2020 року сума премії — 6000 грн. Інші виплати, які входять до бази нарахування ЄСВ, працівниці не нараховувалися.

Фактична база нарахування ЄСВ за лютий становитиме 4000 грн (10000 грн - 6000 грн). ЄСВ — 880 грн.

Величина фактичної бази нижча, ніж сума МЗП (4723 грн). Отже, на різницю між цими величинами (723 грн) підприємство донарахує ЄСВ (159,06 грн).

Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівником див. на рис. 1.

Рис. 1

Лікарняні, декретні. Донараховані суми лікарняних/декретних⁵ відображаємо в таблиці 6:

⁵ Під декретними розуміємо допомогу по вагітності та пологах.

— сформованій за той звітний місяць, у якому вони були фактично нараховані в бухобліку;

— в окремих рядках (окремо від сум заробітної плати). При цьому в графі 11 таблиці 6 зазначають місяць і рік, за який проведено нарахування цих виплат, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку.

Окремо зупинимося на ситуації, коли працівникові в попередніх звітних періодах були нараховані лікарняні або декретні в завищеній сумі і підприємство у звітному періоді сторнує надміру нараховані суми.

Такі сторновані суми також відображаємо у формі № Д4, сформованій за місяць, у якому було здійснене сторнування, з мінусами в графах 17 і 18 таблиці 6. Це узгоджується з положеннями п. 9 розд. IV Порядку № 435. Він дозволяє страхувальникам вносити від’ємні значення сум нарахованого доходу для відображення сторнованих сум лікарняних і допомоги по вагітності та пологах.

Для відображення донарахованих/відсторнованих сум коди типу нарахувань (КТН) «2» і «3» (графа 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ) не застосовуємо.

Механізм відображення у Звіті з ЄСВ донарахованих і відсторнованих сум лікарняних і декретних розглянемо на прикладі.

Приклад 2. Через збій у зарплатній програмі в січні 2020 року двом працівникам підприємства були невірно розраховані і нараховані лікарняні. Помилку виявили і виправляють у лютому 2020 року. У результаті цього місяця працівникові:

— Зайчуку Олегу Івановичу (податковий номер — 2956857456, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) донараховано лікарняні за період з 20 по 24 січня в сумі 22,60 грн (ЄСВ — 4,97 грн), крім того, нарахована зарплата за лютий у сумі 12000 грн (ЄСВ — 2640 грн);

— Дейнеці Артуру Петровичу (податковий номер — 3025478563, основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %) відсторновано надміру нараховані лікарняні за період з 28 грудня по 3 січня в сумі 99,75 грн, у тому числі за 4 дні хвороби в грудні — 57,00 грн (12,54 грн), 3 дні хвороби в січні — 42,75 грн (9,41 грн), Зарплата за лютий становила — 15000 грн (ЄСВ — 3300 грн).

Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівниками див. на рис. 2.

Рис. 2

Звертаємо увагу! Сторнування лікарняних/декретних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП.

У такому разі вам необхідно буде розрахувати ЄСВ-різницю за минулий період, донарахувати на неї ЄСВ і відобразити отримані суми у Звіті з ЄСВ. При цьому в графі 9 таблиці 6 Звіту, якщо коригували лікарняні, проставте «лікарняний» код категорії застрахованої особи (у загальному випадку — «29»), якщо коригували декретні — «декретний» (у загальному випадку — « 42»).

Відпускні. Донараховані/відсторновані суми відпускних за минулі звітні періоди відображаємо у Звіті з ЄСВ за тими ж правилами, що й своєчасно нараховані відпускні. Тобто відпускні зазначаємо в ЄСВшному Звіті, сформованому за той місяць, у якому вони фактично нараховані в бухгалтерському обліку.

У таблиці 6 суми відпускних зазначаємо в окремих рядках. При цьому:

— у графі 10 — код типу нарахувань «10». Штрафонебезпечні КТН «2» і «3» не використовуємо;

— у графі 11 — місяць і рік, за які нараховано відпускні.

Якщо відпускні сторнуємо, то їх суму відображаємо в графах 17 і 18 таблиці 6 зі знаком мінус. Так робити нам велить п. 9 розд. IV Порядку № 435.

Зверніть увагу: сторнування відпускних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП. У цьому випадку роботодавцеві доведеться відобразити ЄСВ-різницю. Причому зі штрафонебезпечним КТН «2». Тому перш ніж проводити сторнування відпускних, що «опускають» фактичну базу нарахування ЄСВ нижче за МЗП, подумайте, чи варта вона неприємностей з ЄСВ.

Рокіровка. Тут розглянемо ситуацію із заміною зарплати на лікарняні/декретні, пов’язану з уточненням відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, хворобою, декретом. Наприклад, працівникові в попередньому звітному періоді була нарахована і відображена у звітності з ЄСВ зарплата за повністю відпрацьований місяць. Але згодом виявилося, що він у цьому місяці був непрацездатний (або перебував у відпустці).

У такому разі в таблиці 6 Звіту з ЄСВ відсторновану зарплату минулого місяця не ховаємо в загальну суму зарплати поточного місяця, а відображаємо її зі знаком мінус. Це прямо прописано в п. 9 розд. IV Порядку № 435.

Лікарняні/декретні нараховуємо в загальному порядку.

Приклад 3. Працівниці підприємства Марчук Тетяні Петрівні (податковий номер — 2854652132) за січень 2020 року була нарахована (і відображена у звітності з ЄСВ) зарплата виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Але в лютому працівниця надала лікарняний лист, який підтверджує її непрацездатність у період з 31 січня по 8 лютого 2020 року.

У результаті в лютому 2020 року працівниці були нараховані зарплата за фактично відпрацьовані дні — 10909,05 грн (ЄСВ — 2399,99 грн), лікарняні за 1 день хвороби в січні — 526,03 грн (ЄСВ — 115,73 грн) і за 8 днів хвороби в лютому — 4208,24 грн (ЄСВ — 925,81 грн), а також відсторнована надміру нарахована в січні зарплата за 1 робочий день 31 січня — 761,90 грн (ЄСВ — 167,62 грн).

Порядок відображення в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних за працівницею див. на рис. 3.

Рис. 3

Інші матеріали із "Бухгалтер911", 2020, № 9:

• «Малюємо» бенефіціарів — 2020: «гарячі» запитання
• Допомога по вагітності та пологах: задачки з практики
• Перевірки податківців — «без зайвої метушні»
• ЄСВ-адміністрування, електронне куриво і К^о: супутник податкової реформи
• Облік ліцензій («пальних» і не лише)
• Алкогольна ліцензія vs РРО: відповідаємо на запитання
• Не включили ПН до самозведеної «компенсуючої» ПН: як виправити?
• Усі надходження на особисті картки оподатковувати! [фейк від «податківців»]

Передплатити "Бухгалтер911"