Відрядження: базові знання

Автори: Вороная Наталія, редактор, Нестеренко Максим, податковий експерт, Чернишова Наталія, податковий експерт.

Незважаючи на те що карантин уніс свої корективи в роботу суб’єктів господарювання в усьому світі, повністю життя не зупинилося й службові поїздки з діловими цілями, як і раніше, здійснюються. У цьому спецвипуску ми розглянемо основні питання, які стосуються відряджень співробітників як у межах України, так і за кордон. Зокрема, тут наведено базові знання про відрядження, законодавчо встановлені гарантії відрядженим працівникам, порядок компенсації витрат на відрядження, а також особливості складання авансового звіту. Звісно ж, не забудемо про податковий і бухгалтерський облік витрат на відрядження. Крім того, тут описано нюанси використання платіжних карток у відрядженнях.

Перш ніж відправити працівника у відрядження, необхідно добре ознайомитися з базовими правилами щодо відрядження, встановленими чинним законодавством. Зокрема, із цього розділу ви дізнаєтеся, кого можна / не можна направляти у відрядження і на який строк, як продовжити «робоче турне» співробітника або, навпаки, скасувати його. Крім того, поговоримо тут про документальне оформлення відряджень і про інші організаційні моменти. А розпочнемо з відповіді на запитання: які службові поїздки вважати відрядженням?

1.1. Службове відрядження: основні ознаки

Щоб з’ясувати, що слід вважати відрядженням, добре було б звернутися до «високопоставленого» законодавства, наприклад до ПКУ або КЗпП. Але вони, на жаль, чіткого визначення поняттю «відрядження» не дають. Тому як орієнтир пропонуємо спиратися на їх «молодшу родичку» — Інструкцію № 59.

Тут варто зазначити, що згадана Інструкція є обов’язковою тільки для державних органів, підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів* (далі називатимемо їх просто бюджетниками). Підтверджують це й контролюючі органи (див., зокрема, листи Мінфіну від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949 і Мін’юсту від 13.02.2012 р. № 54-0-2-12/7.2). Водночас

* Дотримуватися норм Інструкції № 59 повинні також організації, що не мають статусу бюджетної установи, але є одержувачами бюджетних коштів і направляють працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів у межах виконання заходів, передбачених бюджетною програмою (див. листи Мінфіну від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720 і від 27.11.2020 р. № 08030-16-10/36464).

ніщо не забороняє керуватися Інструкцією № 59 госпрозрахунковим підприємствам

На це вказували податківці, зокрема, у листі ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415.

Так ось, згідно з п. 1 розд. І Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

З наведеного визначення можна виокремити низку умов (ознак), при дотриманні яких та чи інша поїздка може вважатися службовим відрядженням. Ось вони:

1) у поїздку направляється працівник підприємства, у тому числі сумісник, надомник, тимчасовий та/або сезонний працівник;

2) поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства;

3) поїздка працівника пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи;

4) поїздка обмежена певним строком;

5) метою поїздки є виконання службового доручення;

6) зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджується документально.

Зупинимося на кожній із цих ознак детальніше.

1. У поїздку направляється працівник підприємства. Тут важливо визначити, кого вважати працівником підприємства. Відповідно до законодавства України працівником є особа, яка працює на підприємстві (у фізичної особи, що використовує найману працю) і виконує обов’язки або функції згідно з трудовим договором (контрактом). Отже,

у відрядження можуть бути направлені особи, що перебувають з підприємством у трудових відносинах

Причому це можуть бути як постійні, так і тимчасові співробітники підприємства, а також сезонні працівники, сумісники* й особи, які працюють неповний робочий час. Адже жодних обмежень для їх направлення у відрядження законодавство не встановлює.

* Детальніше про направлення у відрядження сумісників див. далі.

Проте зауважте, що згідно з вимогами законодавства окремі категорії працівників не можна направити у відрядження зовсім або без їхньої згоди. Детальніше про це — у підрозділі 1.2.