Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


18.08.21
11994 9 Друкувати

Електронні трудові книжки: розвіюємо туман

Автор: Біляєва Олена, податковий експерт.

10.06.2021 р. стартував електронний облік трудової діяльності. Проте, зважаючи на недостатнє нормативне врегулювання в цій сфері, виникає чимало запитань.

Працівник через декілька місяців виходить на пенсію. Чи зобов’язаний роботодавець до цього моменту (виходу на пенсію) відсканувати трудову книжку працівника й передати відомості до ПФУ?

Таких вимог у законодавстві немає.

Для повного переходу на облік трудової діяльності в електронній формі законодавець відвів 5 років — до 10.06.2026 р. Протягом цієї п’ятирічки роботодавці або працівники самі за себе можуть передавати Пенсійному фонду відсутні відомості про трудову діяльність в електронній формі. Зробити це можна через вебпортал електронних послуг ПФУ portal.pfu.gov.ua.

[[buy_journal]]

Будь-яких винятків, що стосуються, зокрема, «прискореної» передачі відомостей про трудову діяльність для осіб передпенсійного віку Закон № 1217* не передбачає.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.

Представники ПФУ чи працівник можуть попросити роботодавця передати такі відомості. Роботодавець, зі свого боку, може піти їм назустріч.

Працівник влаштувався на нове місце роботи. Попередній роботодавець вже відсканував і передав до ПФУ відомості з трудової книжки. Чи потрібно новому роботодавцеві або самому працівнику повторно сканувати і передавати всю трудову книжку чи тільки нові відомості про роботу?

Якщо працівник влаштовується на роботу 10.06.2021 р. і пізніше, керуємося вже новими правилами. І ці правила не зобов’язують працівника при працевлаштуванні надавати саме паперову трудову книжку, а надають йому право вибору: подати роботодавцеві або паперову трудову (за її наявності), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Інша річ, що відомості про трудову діяльність надходять до ПФУ з додатка 5 Об’єднаного ПДФО/ВЗ/ЄСВ-звіту. А він щоквартальний. Тому про «трудові новини» пенсійники дізнаються із запізненням. І для нового роботодавця відомості, отримані працівником у ПФУ, можуть виявитися неактуальними. Саме з цієї причини при оформленні на нове місце роботи може бути доцільним надання ще паперової трудової книжки.

Якщо працівник улаштовується на основне місце роботи і при цьому не надає трудову книжку, а у відомостях про трудову діяльність ще немає даних про звільнення з попереднього місця роботи, ви можете попросити працівника надати вам копію наказу про звільнення.

Пам’ятайте: навіть якщо працівник при працевлаштуванні надасть роботодавцеві трудову книжку, роботодавець знайомиться з її змістом і повертає працівникові.

Трудові книжки працівників, прийнятих на роботу починаючи з 10.06.2021 р., роботодавець у себе не зберігає.

Усі записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення до паперової трудової роботодавець уносить тільки на вимогу працівника.

Що стосується сканування трудової книжки і передачі відомостей до ПФУ, то, за задумом законодавця, це достатньо зробити один раз.

За ситуації, коли попередній роботодавець не сканував трудову книжку працівника і до ПФУ нічого не передавав, завдання з передачі до ПФУ відомостей про трудову діяльність, яких не вистачає, лягає на плечі самого працівника. Новий роботодавець сканувати трудову книжку працівника і передавати дані пенсійникам не зобов’язаний. Хоча за бажанням, звичайно, може допомогти працівникові це зробити.

Якщо трудова книжка вже була відсканована й передана до ПФУ попереднім роботодавцем, додатково сканувати і передавати дані про прийняття на нове місце роботи не треба. Ці дані ПФУ отримає з повідомлення про прийняття на роботу і звітності нового роботодавця.

Як новий роботодавець після 10.06.2021 р. може дізнатися, чи була трудова книжка працівника раніше оцифрована?

Паперові трудові книжки працівників, прийнятих на роботу 10.06.2021 р. і пізніше, зберігаються в самих працівників. Тому працівник може сам надати необхідні відомості до ПФ.

Роботодавцеві немає потреби дізнаватися, була раніше оцифрована трудова книжка працівника чи ні.

Не зовсім зрозуміло, які саме відомості передавати до ПФУ: тільки дані з трудової книжки чи також ті дані, які включаються до стажу, але не внесені до трудової (служба в армії, навчання тощо).

З 23.07.2021 р. запрацював Порядок № 11-1**, який визначає механізм передачі до ПФУ відомостей про трудову діяльність в електронній формі. Так, п. 5 цього документа говорить про сканування не лише сторінок трудової книжки, але й документів про стаж, визначених Порядком № 637***. Серед них, зокрема, документи, що підтверджують проходження військової служби (військові квитки, довідки) і періоди навчання (дипломи, посвідчення, свідоцтва тощо).

** Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, ФОП, фізичної особи — підприємця, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1.

*** Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

У п. 6 Порядку № 11-1 також сказано про те, що електронний запис із переліком відомостей про трудову діяльність включає в тому числі відомості про періоди роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва. Відповідно кожен такий період має бути підтверджений документами із зазначенням їх видів, номерів і дат.

Таким чином, якщо працівник надав роботодавцеві такі документи, роботодавець може їх відсканувати і передати відповідні відомості до ПФУ. Інакше працівник самостійно збирає всі необхідні документи, сканує і передає пенсійникам через особистий кабінет на порталі ПФУ.

Чи потрібно ФОП сканувати і передавати свою трудову книжку до ПФУ?

Як відомо, ФОП сам на себе трудову книжку не веде (періоди підприємницької діяльності до трудової книжки не записуються). Але якщо ФОП одночасно є найманим працівником або працював за трудовим договором раніше, то періоди роботи мають бути зафіксовані в трудовій книжці.

Роботодавець-юрособа, імовірніше, самостійно передасть відомості з трудової книжки до ПФУ, оскільки трудові книжки працівників, прийнятих на роботу до 10.06.2021 р., зберігаються саме в роботодавця.

Якщо ФОП влаштувався на роботу за трудовим договором 10.06.2021 р. і пізніше або є найманим працівником іншого ФОП, то трудова книжка повинна зберігатися в нього і, відповідно, передавати до ПФУ відомості про свою трудову діяльність ФОП буде сам.

З 10.06.2021 р. не виходить внести записи про прийняття працівника на роботу / звільнення з роботи на порталі ПФУ. Що робити?

Жодних записів про прийняття працівника на роботу, переведення або звільнення з 10.06.2021 р. вносити через портал Пенсійного фонду не треба. Ці дані пенсійники отримують з додатка 5 (Д5) Об’єднаного ПДФО/ВЗ/ЄСВ-звіту.

Можливо, надалі в цьому плані відбудуться якісь зміни. Оскільки цей звіт подається раз на квартал, за рахунок чого серйозно страждає оперативність даних. Але поки порядок і черговість подання поточних відомостей для формування електронної трудової книжки на нормативному рівні не визначені.

Працівник звільняється в серпні 2021 року. Трудова книжка ще не відсканована. Як бути: звільнити працівника, а потім передати скан-копію трудової або передати скани без запису про звільнення?

Розпочнемо з того, що законодавство не зобов’язує роботодавця сканувати і передавати відомості про трудову діяльність працівника до моменту звільнення.

Дивимося п. 2 розд. II Закону № 1217. Згідно з цією нормою працівникові, з яким трудовий договір був укладений до 10.06.2021 р. і який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення роботодавець видає належним чином оформлену трудову книжку. Ну і, звичайно ж, не забуваємо видати копію наказу про звільнення. Цього вимагає ст. 47 КЗпП.

У цій ситуації роботодавець діє на власний розсуд: або сканує трудову книжку працівника (із записом про звільнення чи без такої), або видає трудову книжку на руки працівникові, а той уже самостійно передає дані з неї до ПФУ.

Чи потрібно сканувати і передавати до ПФУ відомості з трудової книжки працівника, який уже є пенсіонером?

Жодних винятків щодо працюючих пенсіонерів законодавством не передбачено. Проте в усних роз’ясненнях фахівці Пенсійного фонду говорять про те, що на пенсіонерів подавати дані не треба.

Але хотілося б офіційних роз’яснень.

Сподобалась стаття — читати повний выпуск журналу на i.factor.ua Читати журнал

Інші матеріали із "Бухгалтер 911", 2021, № 33:

Бухгалтер 911 наголошує: зміст авторських матеріалів може не співпадати з політикою та точкою зору редакції. Серед авторів матеріалів, що публікуються, є не лише представники редакційної команди.

Викладена інформація в конкретній публікації відображає позицію автора. Редакція не втручається в авторські матеріали, не редагує тексти, тож не несе відповідальності за їх зміст.

Коментарі
  • Влад
18.08.21 10:29

Для тех у кого нет подписки. Работодатель ничего не обязан сканировать и точка. Право имеет, но не обязанность!

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
18.08.21 11:25

И всё же "туман" остаётся Если раньше бумажная трудовая книжка (ТК) была основним документом про трудову діяльність и єто так сказать "определяло" основное место работы: основним місцем роботи вважається місце роботи, де такий працівник працює на підставі укладеного трудового договору і де знаходиться (оформлена) його трудова книжка, до якої заноситься відповідний запис про роботу, и в разъяснениях до 10.06.2021 говорилось про единственность основного места работы, то теперь?.. 
Теперь "основне місце роботи" определяется п. 12 част. першої ст. 1 Закону № 2464 как "місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі". Исходя из этого я не вижу того, что основное место работы может быть единственным. Кроме того ещё возникают вопросы по поводу чудесной формы П-2 (выскажусь ниже).

Відповісти
  • Влад
18.08.21 14:02

Сомневающийся Sкептиk,ну да. То что оно единственное можно трактовать только из названия. Но меня больше волнует вопрос ответственности за неправдивые сведения в заявах. ЕЕ НЕТ. Работник может заявлять что угодно и не понесет ничего кроме зарплаты

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
18.08.21 11:41

Наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656 затверджена типова форма первинної облікової документації N  П-2  "Особова  картка працівника". На что обращаю внимание: 
1. В наказі, яким затверджена ця форма, прямо говориться про "вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств,  установ,  організацій", а самозайняті особи (ФОП або особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність) до таких не належать 
2. В розділі «IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ» вказано посилання на код НЕдіючого вже Класифікатора професій ДК 003-2005 замість діючого КП ДК 003-2010 
3. В п. 2.5. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена спільним Наказом Мінпраці України, Мінюстиції України та Мінсоцзахисту України № 58 від 29.07.1993р. (із змінами), говорить про те, що «З кожним записом, що заноситься до трудової  книжки  на підставі  наказу  (розпорядження)  про  призначення   на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов'язаний  ознайомити  працівника  під  розписку в особистій картці (типова відомча форма N П-2, затверджена  наказом  Мінстату України від 27.10.1995 р. N 277 (v0277202-95), в якій  має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша)».
Здесь имеем: посилання на НЕдіючу форму П2 (діюча – від 25.12.2009р. № 495/656) и постає питання:  
а чи повинен роботодавець, який веде трудову книжку працівника за його бажанням в електронному вигляді – вести форму П-2?

Відповісти
  • Ольга
18.08.21 12:43

Сомневающийся Sкептиk,   я вообще не понимаю зачем эта карточка и кому она нужна. Есть ксерокопия паспорта сотрудника, ксерокопия диплома, есть приказы о приеме/переводе/отпуске/увольнении, есть трудовая или же теперь записи в ПФУ - зачем дублирование информации в какой то личной карточке ????

Відповісти
  • Олена
20.08.21 16:30

Ольга, отражаю отпуска ... 

Відповісти
  • Олексій
18.08.21 15:51

Ольга,
за її відсутності при трудових перевірках виникають підстави для штрафування

Відповісти
  • Влад
18.08.21 14:08

Ольга, я год назад нашел ответ. Дело в том, что работодатель ОБЯЗАН по КЗОТ много чего: ознакамливать под роспись с записями в трудовой (утрачивает актуальность, но еще 5 лет), вести учет предоставленных отпусков, вести воинский учет и т.д.. Лучше эти обязанности фиксировать в документе установленной форме, чтобы не пояснять как идиоту другим идиотам, что эти обязы можно выполнять и другой форме, разработанной самостоятельно. Хотя если 2/3 предприятий дают взятки, то все это никому не нужные условности интересные теоретикам вроде нас с вами

Відповісти
  • Александр
18.08.21 17:56

https://biz.censor.net/news/3283467/v_elektronnuyu_formu_pereveli_uje_900_tysyach_trudovyh_knijek_infografika - мильён уже внесли, при 10 мильёнах всего работающих.

Відповісти
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам