Електронна заява від працівника: приймати чи не приймати?

Автор: Кучерова Оксана, юристка ТОВ «ФАКТОР–МЕДІА».

Війна змусила подивитися по-іншому на багато речей. Це стосується не тільки життєвих цінностей та пріоритетів, але й змін у поточній роботі. Те, що раніше здавалося неприйнятним, зараз є цілком можливим. Наприклад, ідеться про прийняття заяв від працівників в електронному вигляді через месенджери. Адже під час бойових дій та нескінченних бомбардувань говорити про подання заяв особисто чи направлення їх поштою не доводиться. Тож чи можна приймати такі заяви від працівників?

Передусім слід зазначити, що КЗпП не містить спеціальних вимог щодо порядку подання заяв. Про електронний обмін документами між працівником та роботодавцем ідеться лише в ст. 29 КЗпП. Вона дає добро на використання засобів електронного зв’язку для ознайомлення працівника з документами роботодавця щодо його прав та обов’язків. Єдиний нюанс — такий варіант і засоби комунікації повинні бути визначені в трудовому договорі, укладеному з працівником. Хоча, з урахуванням того, що трудовий договір, зазвичай, укладається в усній формі, це легко обумовити.

В ідеалі, електронні письмові заяви мають подаватися з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

На сьогодні відносини з електронного документообігу регулюють Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851) та Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII. Вимоги щодо обов’язкових реквізитів та оформлення електронних документів, їх збереження регулює Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5. Згідно з п. 2 розд. ІІ наказу № 1886/5 електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Зокрема, до обов’язкових реквізитів належить і кваліфікований електронний підпис, який прирівняний до власноручного підпису.