Оновлено вимоги до зберігання документів суб'єктами первинного фінмоніторингу

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку (НКЦПФР) рішенням від 06.07.2023 р. № 745 оновила Положення про здійснення фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює НКЦПФР.

Змінами, зокрема, встановлено загальні вимоги щодо порядку зберігання суб'єктами первинного фінансового моніторингу (далі - СПФМ) документів.

Згідно з оновленнями інформація, отримана з офіційних та/або надійних джерел повинна бути задокументована та засвідчена підписом (або з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису) особи, яка здійснює верифікацію.

Зокрема, у розділі VI пункт 15 викладено у новій редакції, відповідно до якої суб'єкти первинного фінансового моніторингу (далі — СПФМ)  забезпечують зберігання та захист інформації, передбаченої Законом, що стосується належної перевірки клієнта, забезпечення актуальності отриманих та існуючих документів, даних та інформації про клієнта, а також щодо осіб, які є учасниками фінансової операції, відповідно до Правил щодо порядку збору, зберігання, створення електронних та резервних копій документів щодо здійснення заходів належної перевірки, а також інших документів та інформації, передбаченої Законом, порядку зберігання електронних та резервних копій та з урахуванням вимог, встановлених цим Положенням.

СПФМ зобов'язаний створити електронні копії з отриманих від клієнта (в паперовій та/або електронній формі) та створених самостійно документів (паперових та/або електронних), що стосуються належної перевірки клієнта, існуючих документів, даних та інформації про клієнта, а також щодо осіб, які є учасниками фінансової операції з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особою, яка створює такі копії.

Такі електроні копії можуть використовуватися СПФМ під час здійснення первинного фінансового моніторингу щодо клієнтів.

СПФМ зобов'язаний створити резервні копії з виготовлених електронних копій, передбачених цим Положенням, з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особою, яка створює такі копії, та забезпечити їх зберігання та захист від втрати, знищення в незалежному сховищі, зокрема Центрі обробки даних, яке повинно бути географічно рознесено від приміщень суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відстань між їх розташуванням повинна бути не менш 1500 м) та відповідати вимогам міжнародного стандарту TIA-942 не менше ніж Tier 3.

Всі отримані від клієнта та створені самостійно документи, що стосуються належної перевірки клієнта, дані та інформація про клієнта, а також щодо осіб, які є учасниками фінансової операції, зберігаються за місцезнаходженням суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

СПФМ мають право передати на зберігання до спеціалізованої установи документи та інформацію щодо клієнтів, ділові відносини з якими припинено більше п'яти років, за умов створення резервних копій та забезпечення оперативного доступу до таких документів у випадках, передбачених законодавством.

Працівники СПФМ, які під час виконання своїх функцій та/або надання послуг безпосередньо або опосередковано отримали інформацію, що стосується належної перевірки клієнта, забезпечення актуальності отриманих та існуючих документів, даних та інформації про клієнта, а також щодо осіб, які є учасниками фінансової операції, зобов'язані не розголошувати цю інформацію, крім випадків, передбачених законом, і не використовувати її в своїх інтересах або інтересах третіх осіб.

У разі знищення, втрати або пошкодження документів (у тому числі електронних), їх копій, записів, даних, інформації до закінчення строку їх зберігання незалежно від причин суб'єкт первинного фінансового моніторингу в триденний строк після встановлення таких фактів повідомляє про це НКЦПФР рекомендованим листом з повідомленням про вручення, в якому також надає інформацію щодо наявності повних даних із резервних копій для забезпечення подальшої діяльності.