Змінено строки зберігання бухгалтерських і фінансових документів

Наказом Мінюсту від 04.01.2024 р. № 40/5 внесено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Нагадаємо, зазначений Перелік визначає строки зберігання документів.

Змінами уточнено, що строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами - підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (раніше це було добровільним для ФОП).

Строк зберігання для документів та інформації, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для ФОП встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки. (п. 1.4 Переліку).

У п. 2.10 Переліку визначено, що строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов'язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.

Збільшено строк зберігання окремих конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. У переважних випадках він виріс з 1 або 3 років до 5. Більш того, як правило, для таких документів встановили застереження такого характеру:

- документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе;

- документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);

- документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39² ПКУ, зберігаються не менше 7 років.

Крім того, викладено у новій редакції ст. 311 Переліку, яка визначає тривалість зберігання фінансової звітності.

Також у новій редакції виклали норми Переліку щодо зберігання проектів землеустрою та іншої землевпорядної документації, документації щодо програмних продуктів.

Наказ № 40/5 набрав чинності 10.02.2024 р. (у тексті наказу зазначено, що він набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. Це відбулося в виданні  "Офіційний вісник України", № 12 від 09.02.2024 р. ).