Сканування трудової книжки: чи брати згоду у працівника?

Чи потрібна згода працівника на сканування трудової книжки та обробку персональних даних для ПФУ?

Ключове запитання: чи обов’язково отримувати письмову згоду працівника?

Ні, згода працівника на сканування трудової книжки та обробку персональних даних для Пенсійного фонду України (ПФУ) не потрібна.

Законодавче обґрунтування

Відповідно до частини 2 статті 18 Закону України про ЄСВ від 08.07.2010 № 2464-VI:

Пенсійний фонд України (ПФУ) має право отримувати та обробляти інформацію з державних реєстрів, баз даних підприємств, установ та організацій – виключно в межах повноважень, визначених цим законом, і виключно з метою ідентифікації особи.

 Це означає, що обробка персональних даних, включно з прийманням та обробкою сканованих копій трудових книжок, відбувається на законних підставах, без обов’язку надання згоди від працівника.

Чи потрібна окрема згода на сканування ТК?

Ні. Сканування чи оцифрування трудової книжки також не потребує окремої письмової згоди працівника.

Ба більше, закон не зобов’язує роботодавця обов’язково сканувати трудові книжки, якщо працівник не подав заяву про ведення трудової книжки в електронній формі. Але, якщо сканування виконується з метою подальшого передання інформації до ПФУ — це частина законного механізму обліку трудової діяльності, а не приватна ініціатива роботодавця.

Висновок

 Жодна форма згоди працівника на сканування або обробку персональних даних для ПФУ не є обов’язковою. Закон про ЄСВ № 2464-VI прямо надає ПФУ право на обробку таких даних.

 Отже, кадровику або бухгалтеру не потрібно витрачати час на створення додаткових заяв чи згод — дія відбувається на підставі чинного законодавства.

Міщенко Катерина