Заміщуємо працівника під час відпустки: поради для бухгалтера

Відповідно до статті 2 Закону України «Про відпустки», право на відпустку мають усі працівники, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами та організаціями — незалежно від форми власності або виду діяльності. Це стосується і осіб, що працюють у фізичних осіб-підприємців за трудовим договором. Про це нагадали у Держпраці.

Погодження та оформлення відпустки

Графік відпусток складається заздалегідь, але точну дату надання щорічної відпустки працівник погоджує з роботодавцем. Важливо: роботодавець має письмово повідомити працівника про дату початку відпустки щонайменше за два тижні до її початку (ст. 10 Закону про відпустки).

На підприємстві обов’язково ведеться облік усіх наданих відпусток, а сам працівник підтверджує ознайомлення з наказом про відпустку власним підписом. На підставі цього наказу бухгалтерія має підстави розраховувати відпускні.

Заміщення працівника під час відпустки

У період тимчасової відсутності працівника (через відпустку, лікарняний тощо), роботодавець має право оформити нового працівника на строковий трудовий договір. Це передбачено ч. 2 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX.

У разі, якщо обов’язки відпускника може тимчасово виконувати хтось із працівників підприємства у вільний від основної роботи час — з ним потрібно укласти трудовий договір за сумісництвом (внутрішнє сумісництво).

Якщо знайти заміну серед наявного персоналу не вдається — дозволено тимчасово прийняти нового працівника на строковий договір (ст. 23 КЗпП).

Оформлення строкового договору: що врахувати

Оформлення на роботу за строковим договором здійснюється так само, як і при безстроковому. Проте слід обов’язково зазначити строк дії договору і в заяві працівника, і в наказі про прийняття.

Права працівників за строковим договором такі ж, як і за звичайним трудовим договором — закон не встановлює різниці у статусі.

Оплата праці за декількома договорами

Якщо з одним працівником укладено основний трудовий договір і додатково договір на період заміщення іншого працівника (сумісництво чи строковий), облік робочого часу ведеться окремо за кожним договором.

Так само окремо здійснюється нарахування та виплата заробітної плати: за основним місцем роботи та за сумісництвом.

На завершення

Для коректного оформлення відпустки важливо дотриматися графіка, строків повідомлення працівника та вимог щодо заміщення. Оформлення строкових трудових відносин чи сумісництва потребує уваги до деталей, зокрема правильного документального оформлення й обліку. Це допоможе уникнути помилок у розрахунках та претензій під час перевірок.