Забули індексацію: чи доведеться коригувати звітність?

У 2025 році багато хто тільки під кінець року виявляє: працівник мав право на індексацію, а її не нараховували. Панікувати не потрібно, але виправити помилку слід правильно, щоб не наробити нових порушень.

2025 рік був непростим для індексації: у січні - червні права на неї не було, з липня воно з’явилося для частини працівників, а в грудні - ще для однієї групи. Наприкінці року, коли ви звіряєте нарахування, дуже легко знайти "забуту" індексацію.

Алгоритм дій у такій ситуації.

Крок 1. Порахувати суму індексації
Спочатку потрібно визначити, за які саме місяці працівник мав право на індексацію, та обчислити її суму.

Крок 2. Оформити бухгалтерську довідку
Важливо, щоб з довідки було чітко видно, що саме донараховано і за який період.

Крок 3. Відобразити донарахування в бухобліку
У загальному випадку донарахована індексація обліковується як звичайна зарплата. Якщо індексацію донараховують уже звільненому працівникові, суму відносять на рахунок 949.

Крок 4. ЄСВ, ПДФО та ВЗ
Індексація - це зарплата за відпрацьований час, тому на неї завжди нараховується ЄСВ, навіть якщо працівник уже звільнений. Так само ця сума є базою для ПДФО та військового збору.

Під час річного перерахунку індексація, донарахована за минулі періоди, остаточно оподатковується у складі зарплати того місяця, в якому її фактично нарахували. Розносити її по старих місяцях не потрібно.

Крок 5. Показати все в об’єднаній звітності
Головний плюс для бухгалтера - донарахування індексації за минулі періоди не змушує коригувати стару звітність. Усе відображається в тому періоді, коли індексацію фактично нарахували (і виплатили, якщо йдеться про ПДФО та ВЗ).

Донарахована індексація впливатиме і на середню зарплату. При розрахунку лікарняних її враховують у складі зарплати місяця донарахування. А ось для відпускних і "середньої за 2 місяці" її потрібно віднести до тих місяців, за які вона нарахована, з подальшим перерахунком виплат.

Але це лише частина картини. Як визначити базовий місяць, правильно скористатися таблицею коефіцієнтів, провести все в бухобліку, не заплутатися з індексацією-різницею та уникнути типових помилок, читайте у повній версії статті: «Індексація-2025: підводимо підсумки, закриваємо рік» // «Податки & бухоблік», 2025, № 99.