Аванс — у гривні, добові — в євро: за яким курсом закривати відрядження?
Працівник поїхав за кордон із гривневим авансом на картці, а звітує про витрати в євро та юанях. Який курс НБУ брати для визначення витрат: на дату видачі авансу чи на дату затвердження звіту? Помилка тут коштуватиме викривлення фінрезультату.
Гривневий аванс: «план» проти «факту»
Ситуація, коли підприємство перераховує аванс на закордонне відрядження у гривні на особисту картку працівника, є цілком законною. Проте це створює цікаву бухгалтерську колізію: у вас є сума виданих гривень, але витрати зафіксовані у валюті (наприклад, добові в євро).
Тут важливо чітко розмежувати два етапи.
Розрахунок авансу (планова сума)
Коли ви тільки відправляєте працівника, ви маєте перерахувати валютні добові у гривню, щоб знати, скільки грошей скинути на картку.
Правило: Беремо курс НБУ на день видачі авансу.
Приклад зі статті: Добові 80 євро/день. Курс на дату видачі — 49 грн/€. Видаємо 39 200 грн за 10 днів. Це просто рух коштів, тут ще немає валютних витрат для обліку.
Визнання витрат (фактична сума)
Це найважливіший момент. Оскільки аванс видавався у гривні (готівкою або на особистий рахунок), у момент виплати валютна операція не відбулася. Валютна операція виникає лише тоді, коли керівник підписує звіт.
Фактичні витрати (добові, проживання, проїзд), понесені в інвалюті, перераховуємо в гривні за курсом НБУ на дату затвердження звіту про відрядження.
Зверніть увагу: це правило стосується й інших витрат. Якщо директор витрачав власні юані на готель чи таксі, ці суми також перераховуються у гривню за курсом НБУ на дату затвердження звіту, навіть якщо курс юаня стрибав протягом поїздки.
Ми розібрали ключовий нюанс із курсами валют. Проте на практиці виникає ще безліч запитань. Як правильно заповнити авансовий звіт, якщо в ньому фігурують гривня, євро та юань одночасно? Чи вважатиметься заборгованість перед працівником валютною і чи треба рахувати за нею курсові різниці?
Все це, а також правила складання звіту та готові бухгалтерські проводки шукайте у повній версії статті: «Закордонне відрядження: аванс у гривні, добові в євро, решта витрат в юанях» // «Податки & бухоблік», 2025, № 7.
