Річна винагорода звільненому працівнику: ребус із заповненням Д1 та 4ДФ

Початок року — традиційний час для нарахування бонусів за минулий рік. Але що робити, якщо винагороду нараховано працівнику, який звільнився ще у грудні 2025-го?

Алгоритм дій для «колишніх»

Ситуація: працівник звільнився у грудні 2025 року, а в січні 2026-го ви нарахували йому винагороду за підсумками роботи за минулий рік. Для бухгалтера це означає кардинально інший підхід до відображення цієї виплати у додатках Д1 та 4ДФ Об'єднаної звітності.

Ключовий момент: винагорода за рік є виплатою за відпрацьований час. Тому, навіть якщо її нараховано після звільнення, вона входить до бази нарахування ЄСВ. Однак просто вписати суму винагороди у рядок за працівником у Д1 за січень — помилка.

Як заповнити Д1: правило розподілу

Для цілей нарахування ЄСВ законодавство вимагає розділити суму винагороди на кількість місяців, за які вона нарахована.

Наприклад, якщо премію нараховано за 5 місяців роботи у 2025 році (серпень–грудень), ви ділите загальну суму на 5 і відносите кожну частину до відповідного місяця.

У Д1 за січень 2026 року це виглядатиме так. Створюєте за працівником окремі рядки для кожного місяця, на який припадає частина винагороди.

У графі 09 (код типу нарахувань) обов'язково проставляєте «1» — це спеціальний код для зарплати за відпрацьований час, нарахованої після звільнення.

Графу 14 (кількість днів у трудових відносинах) залишаєте порожньою — адже ви вже звітували про ці дні раніше.

Розподіл суми винагороди збільшує фактичну базу нарахування ЄСВ у минулих місяцях. Тому ви мусите перевірити кожен із них «заднім числом»:

- чи не перевищила загальна сума доходу (стара зарплата + шматок винагороди) максимальну величину бази нарахування ЄСВ;

- якщо дохід не дотягував до мінімалки й ви донараховували ЄСВ до мінімального внеску — чи не потрібно тепер перерахувати ЄСВ за цей місяць з урахуванням збільшення доходу.

Як заповнити 4ДФ: все навпаки

Якщо у Д1 ми все деталізували та розподіляли, то у додатку 4ДФ діє інша логіка.

Суму винагороди звільненому працівнику відображаємо однією сумою в місяці нарахування (січень). Без розподілу за попередні місяці.

З ознакою доходу «127» (інші доходи), а не «101», як для діючих працівників.

Ми розібрали один із неочевидних нюансів щодо річної винагороди. Проте січнева звітність приховує й інші сюрпризи. За якою формою звітувати юрособам — вже за новою чи ще за старою? Як вплине підвищення мінзарплати до 8647 грн на відображення «перехідних» декретних, нарахованих ще у 2025 році?

Відповіді на ці запитання та приклади заповнення звітності шукайте у повній версії статті «Об'єднана звітність за січень 2026 року: як подавати юрособам»// «Податки & бухоблік», 13