Один рахунок 361 і договір: як рознести в баланс Дт і Кт?

Згідно з правилами національних стандартів бухгалтерського обліку (зокрема НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»), згортання статей активів та зобов’язань є недопустимим, крім випадків, передбачених відповідними НП(С)БО. Якщо на рахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями» одночасно обліковується і дебіторська, і кредиторська заборгованість (навіть за одним контрагентом або договором), у Балансі ці суми мають бути відображені розгорнуто: дебетове сальдо — в активі, кредитове — у пасиві.

Відображення даних обліку, якщо ви не використовуєте субрахунки для авансів (371 та 681):

1. Відображення показників у Балансі

Дебетове сальдо за рахунком 361 (дебіторська заборгованість — покупці винні за відвантажений товар або надані послуги):

•  У повній формі № 1: рядок 1125 «Дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги».
•  У малій формі № 1-м: рядок 1120 «Дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги».
•  У мікроформі № 1-мс: рядок 1155 «Дебіторська заборгованість».

Кредитове сальдо за рахунком 361 (кредиторська заборгованість — отримано аванс, але ще не відвантажено товар):

•  У повній формі № 1: рядок 1615 «Поточна кредиторська заборгованість за одержаними авансами».
•  У малій формі № 1-м: рядок 1690 «Інші поточні зобов’язання» (або 1615, якщо виділяєте окремо).
•  У мікроформі № 1-мс: рядок 1690 «Поточні зобов’язання».

2. Неприпустимість «згортання» заборгованості

Виведення різниці (нетто-результату) замість відображення повних сум активів та зобов'язань порушує принцип достовірності звітності. Це призводить до штучного заниження валюти Балансу.
Виняток: Якщо дебет і кредит виникли за однією і тією ж операцією (наприклад, технічно не проведено залік авансу), перед складанням звітності необхідно зробити внутрішню проводку заліку за рахунком 361, щоб закрити зустрічні суми.

3. Рекомендації щодо організації обліку

Для коректного заповнення звітності без використання субрахунків 3711 та 6811 необхідно:
1. Провести інвентаризацію розрахунків на дату балансу.
2. Чітко виділити суми авансів. Оплата без відвантаження — це кредит 361 (зобов'язання). Відвантаження без оплати — це дебет 361 (актив).
3. Здійснити заліки. Якщо за одним договором одночасно обліковується борг покупця та його переплата за іншою поставкою, слід оформити акт заліку зустрічних вимог або провести внутрішній залік в обліковій системі. У Баланс має потрапити лише реальний залишок після таких коригувань.

Зверніть увагу: 

Для платників ПДВ відсутність розподілу на аванси та відвантаження значно ускладнює контроль податкових зобов'язань, оскільки, вони виникають за правилом «першої події». Навіть за відсутності окремих субрахунків, аналітичний облік повинен забезпечувати чіткий поділ цих сум.

Кредитове сальдо за рахунком 361 зазвичай означає отриманий аванс, на який має бути виписана податкова накладна. Приховування цієї суми шляхом вирахування її з дебіторської заборгованості може призвести до звинувачень у заниженні об'єкта оподаткування ПДВ.

Дотримуйтесь певного алгоритму для коректного відображення даних у звітності:

1. Проведення «технічного» закриття (заліку)

Завжди намагайтеся проводити внутрішні заліки по контрагентах перед звітною датою (наприклад, на 31.12 або 31.03). Це дозволить очистити облік від зайвих показників і забезпечить достовірність Балансу. Якщо ж суми залишаються обґрунтованими — показуйте їх окремо: дебет в активі, кредит у пасиві.

Перед формуванням показників Балансу необхідно перевірити, чи не є ці суми зустрічними заборгованостями в межах одного контрагента чи договору.

• Приклад: Покупець має борг у розмірі 10 000 грн за один товар (Дт 361), але водночас існує переплата від нього у сумі 2 000 грн за іншу позицію (Кт 361).

• Дія: Виконайте залік на суму меншої заборгованості. У результаті залишиться лише дебетове сальдо (8 000 грн), яке відобразиться в активі Балансу.

2. Розгорнуте відображення (якщо залік неможливий)

Якщо дебетові та кредитові суми є реальними боргами, які не підлягають перекриттю (наприклад, очікування оплати за одним договором та отриманий аванс за іншим), вони мають потрапити до Балансу розгорнуто:

• Сума з Дебету 361 — відображається в Активі (рядок 1125 форми №1 або 1120 форми №1-м).

• Сума з Кредиту 361 — відображається в Пасиві (рядок 1615 форми №1 або 1690 форми №1-м/1-мс).

3. Технічна реалізація при автоматичному заповненні

Оскільки, бухгалтерські програми часто налаштовані на «згортання» сальдо за активними рахунками, автоматичне заповнення звіту може бути некоректним.

• Аналітичний розріз: Аналізуйте не загальне сальдо рахунку 361, а «Розгорнуте сальдо» в оборотно-сальдовій відомості за кожним контрагентом, договором та рахунком. Сума всіх дебетових залишків має йти в актив, а кредитових — у пасив.

• Ручне коригування: Якщо програма виводить лише різницю, необхідно вручну перенести суму кредитового сальдо до відповідного рядка пасиву, а дебетового — до активу.

Як правильно брати цифри з Оборотно-сальдової відомості (ОСВ)?

Для заповнення Балансу вам потрібно дивитися не на нижній рядок «Разом», а на розгорнуте сальдо в розрізі кожного контрагента та кожного договору:

• Крок 1: Відкрийте ОСВ по рахунку 361 з деталізацією по «Контрагентах» та «Договорах/Документах».
• Крок 2: Просумуйте всі залишки, які стоять у колонці Дебет (це ваша дебіторська заборгованість для Активу).
• Крок 3: Просумуйте всі залишки, які стоять у колонці Кредит (це ваші зобов'язання для Пасиву).

Що робити, якщо «мінус» висить на одному контрагенті?
Навіть якщо це один і той самий клієнт, але суми висять на різних договорах (наприклад, за Договором №1 він винен вам, а за Договором №2 ви винні йому), ви все одно маєте відображати їх у Балансі розгорнуто.
Як це виправити перед звітом:
Найкращий спосіб — зробити «Залік заборгованості» (в обліковій програмі це зазвичай документ «Коригування боргу» або операція: Дт 361/Договір 2 — Кт 361/Договір 1).
Після такої проводки суми «схлопнуться», і в ОСВ залишиться лише один залишок. Тільки після цього ви зможете вказати одну чисту цифру в Балансі без порушень.

Після проведення будь-якого заліку заборгованостей необхідно перевіряти, як це вплине на облік ПДВ.

Якщо такий взаємозалік зменшить розмір авансу, то коригування ПДВ треба проводити одночасно із вказаною операцією, узгодивши залишки та коригування із контрагентом.