Помилка в назві посади у трудовій книжці: як виправити перед оцифруванням для ПФУ

Під час підготовки документів для оцифрування трудових книжок роботодавці нерідко виявляють помилки у записах про прийняття на роботу. Однією з найпоширеніших проблем є невідповідність назви посади або професії вимогам Класифікатора професій.

Що робити, якщо перед скануванням трудової книжки для Пенсійного фонду України з’ясувалося, що назва посади в кадрових документах і трудовій книжці не відповідає Класифікатору професій? Розглянемо рекомендації Держпраці та порядок виправлення таких помилок. Наведемо приклад наказу про внесення змін до наказу про прийняття на роботу (уточнення назви посади)

Чому назва посади повинна відповідати Класифікатору професій

Відповідно до пункту 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників № 58, назви робіт, професій та посад у трудових книжках повинні відповідати Класифікатору професій.

Це правило важливе не лише для правильного ведення кадрової документації. Коректне найменування посади впливає на:

• підтвердження трудового стажу;

• визначення права на пільги та гарантії;

• оформлення пенсійних прав;

• коректне внесення даних до Реєстру застрахованих осіб;

• успішне оцифрування трудової книжки.

Саме тому перед поданням документів до ПФУ варто перевірити всі записи у трудовій книжці та кадрових документах.

З чого почати виправлення помилки

Перший крок — перевірити кадрові документи, на підставі яких був внесений запис до трудової книжки.

Оскільки запис у трудовій книжці повинен повністю відповідати наказу роботодавця, виправлення потрібно починати саме з кадрової документації.

Якщо виявлено невідповідність назви посади Класифікатору професій, роботодавцю слід:

• перевірити первинний наказ про прийняття на роботу;

• визначити правильну назву посади та її код за Класифікатором професій;

• підготувати необхідні зміни до кадрових документів.

До речі на нашому сайті можна швидко знайти код професії згідно із чинним Класифікатором професій. Наприклад, необхідно знайти код для назви професії Головний бухгалтер.

Які документи потрібно оформити

Для приведення кадрової документації у відповідність до Класифікатора професій роботодавцю необхідно видати відповідний наказ.

Залежно від ситуації можуть знадобитися:

Наказ про приведення назви посади у відповідність до Класифікатора

У документі зазначається правильне найменування професії або посади відповідно до чинного Класифікатора професій.

Зміни до штатного розпису

Якщо в штатному розписі також використовується неправильна назва посади, необхідно внести зміни до цього документа.

У штатному розписі слід зазначити:

• правильну назву посади;

• відповідний код професії;

• інші реквізити згідно з Класифікатором професій.

Наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу

Якщо помилкова назва була зазначена вже в первинному наказі про прийняття працівника, необхідно видати окремий наказ про внесення змін до такого документа.

Саме цей наказ стане підставою для подальшого виправлення запису в трудовій книжці. Наведемо приклад наказу про внесення змін до наказу про прийняття на роботу (уточнення назви посади).

Як виправити запис у трудовій книжці

Після оформлення всіх необхідних кадрових документів можна переходити до виправлення запису в трудовій книжці.

Виправлення здійснюється за загальними правилами, встановленими Інструкцією № 58.

При цьому новий запис вноситься на підставі:

• наказу про внесення змін;

• наказу про приведення назви посади у відповідність до Класифікатора;

• оновленого штатного розпису.

Усі виправлення повинні бути оформлені належним чином та підтверджені відповідними кадровими документами.

Чи є зміна назви посади зміною істотних умов праці

Фахівці Держпраці звертають увагу, що формально зміна назви професії або посади може розглядатися як зміна істотних умов праці.

Відповідно до статті 32 КЗпП роботодавець повинен попередити працівника про такі зміни не пізніше ніж за два місяці.

Під час воєнного стану діє спеціальне правило, передбачене частиною другою статті 3 Закону № 2136. У цьому випадку працівника необхідно повідомити не пізніше моменту запровадження нових умов праці.

Водночас не кожне коригування назви посади є зміною істотних умов праці.

Коли попередження працівника може не знадобитися

На практиці досить часто виправлення стосується лише технічного приведення назви посади у відповідність до Класифікатора професій.

Якщо при цьому не змінюються:

• трудова функція працівника;

• кваліфікаційні вимоги;

• обсяг обов’язків;

• умови праці;

• рівень оплати праці;

• складність виконуваних робіт,

то таке уточнення фактично не впливає на зміст трудових відносин.

У таких випадках багато фахівців вважають, що зміна лише назви посади без зміни її суті не повинна розглядатися як зміна істотних умов праці.

Висновки

Якщо під час підготовки трудової книжки до оцифрування виявлено, що назва посади не відповідає Класифікатору професій, роботодавець повинен насамперед виправити кадрові документи. Для цього видаються відповідні накази, вносяться зміни до штатного розпису та, за потреби, до наказу про прийняття на роботу. Лише після цього виправляється запис у трудовій книжці. Такий підхід дозволить уникнути проблем із підтвердженням стажу та забезпечить коректне відображення даних у Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України.