Прострочений РК на зменшення: чи врятує вас дата в M.E.Doc?
У індивідуальній податковій консультації ДПС України від 09.09.2026 р. № 5375ІПК99-00-21-03-02 ІПК податківці роз’яснили, як обчислювати строк реєстрації розрахунків коригування на зменшення, з якої дати рахувати 15/18 днів для реєстрації РК, яку роль відіграє сервіс SWinED у фіксації дати їх отримання покупцем та які документи платник може використовувати як докази під час оскарження штрафів за прострочення реєстрації в ЄРПН.
Суть ситуації
Покупець отримує РК до податкових накладних на зменшення компенсації та реєструє їх у ЄРПН. Один із таких РК був складений постачальником 03.11.2025 р., а покупець отримав його 01.12.2025 р. і зареєстрував 02.12.2025 р.
За результатами камеральної перевірки ДПС зафіксувала порушення строків реєстрації РК саме з боку покупця. Платник запитав ДПС:
- З якої дати рахувати строк реєстрації РК на зменшення – з дати складання чи з дати фактичного отримання?
- Чи є дані з M.E.Doc беззаперечним доказом дати отримання РК?
- Які документи/дії вважаються належним доказом своєчасного отримання РК покупцем?
Строки реєстрації РК на зменшення: з якої дати рахувати?
ДПС підтвердила загальне правило з п. 201.10 ПКУ:
-
у мирний час: РК на зменшення, складений постачальником до ПН на платника ПДВ, реєструється протягом 15 календарних днів з дня його отримання покупцем.
-
на час воєнного стану + 6 місяців після (п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ): строк для реєстрації такого РК – 18 календарних днів з дня його отримання.
Отже, позиція ДПС:
Строк реєстрації РК на зменшення рахується від дати його отримання покупцем, а не від дати складання, але при цьому діють спеціальні воєнні строки (18 днів).
Порушення цих строків тягне штрафну відповідальність за ст. 120¹ ПКУ та п. 90 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ.
Чи фіксує ПКУ «офіційну» дату отримання РК?
ПКУ не містить окремого механізму фіксації дати отримання РК на зменшення покупцем.
Водночас ДПС вказує на сервіс SWinED (Single Window of Electronic Documents):
- це сервіс ДПС для обміну електронними документами між контрагентами;
- його функціонал фіксує факт та дату отримання РК покупцем;
- використання SWinED дає можливість контролюючому органу підтвердити, коли саме покупець отримав РК, під час перевірки строків реєстрації.
ВАЖЛИВО: SWinED може бути інтегрований з комерційними програмами (зокрема, M.E.Doc), але:
- ДПС не супроводжує комерційні продукти;
- не володіє структурою даних таких програм;
- не підтверджує автоматично «беззаперечність» даних M.E.Doc як єдиного джерела дати отримання.
Тобто дата в M.E.Doc сама по собі – це не «офіційний» державний таймштамп, на який ДПС зобов’язана спиратися.
Які документи можна подати як доказ дати отримання РК?
ПКУ не обмежує перелік документів, які платник може подати до контролюючого органу (п. 86.7 ПКУ).
Позиція ДПС:
- під час оскарження акту камеральної перевірки платник має право подати заперечення, додаткові документи й пояснення, у т.ч.
- докази несвоєчасного надання РК самим продавцем на реєстрацію покупцю;
- будь-які технічні/електронні підтвердження обміну документами, листування, квитанції, логи тощо;
- ці матеріали розглядає комісія контролюючого органу з розгляду заперечень, і вони є невід’ємною частиною матеріалів перевірки.
Важливий акцент:
ДПС не називає жоден конкретний документ (у т.ч. логи M.E.Doc) «єдино допустимим» чи «беззаперечним» доказом. Будь-які надані матеріали можуть, але не зобов’язані бути враховані комісією, все вирішується в межах оцінки доказів контролюючим органом.
Практичні висновки для платників ПДВ
1. Строк реєстрації РК на зменшення рахується від дати отримання РК покупцем, але з урахуванням:
- 15 днів (мирний час) або
- 18 днів (воєнний період + 6 місяців після).
2. Оскільки ПКУ не встановлює спеціальної форми фіксації дати отримання, платнику доцільно:
- використовувати SWinED як сервіс, де дата отримання фіксується на стороні ДПС;
- зберігати всі технічні логи та підтвердження обміну документами (у т.ч. з M.E.Doc та інших систем);
- у разі претензій щодо прострочення – подавати заперечення до акта камеральної перевірки з повним пакетом доказів, що РК був надісланий постачальником пізніше, ніж передбачено строками для реєстрації.
3. Дані з M.E.Doc та інших програм можуть бути додатковим доказом, але не мають «гарантованої» сили. Формально більш захищений варіант – налаштувати обмін через SWinED.
ІПК має індивідуальний характер (п. 52.2 ПКУ) і формально захищає лише платника, якому її видано; однак підхід ДПС можна використовувати як орієнтир для побудови власної позиції та аргументації в спорах щодо строків реєстрації РК на зменшення.
