Як заповнити рядок «Працювало за трудовими договорами» додатку 4ДФ, якщо протягом кварталу кількість працівників змінювалась?

Яку кількість працівників слід зазначати у рядку «Працювало за трудовими договорами» (контрактами) у додатку 4ДФ до Розрахунку, якщо в окремому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалась у зв’язку із прийняттям та звільненням з місця роботи?

Відповідно до п.п. «б» п. 176.2 ПКУ особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок) (з розбивкою по місяцях звітного кварталу), до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку – фізичній особі податковим агентом, платником єдиного внеску протягом звітного періоду. Запровадження інших форм звітності із зазначених питань не допускається.

Згідно з п. 1 розд. III Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 р. № 773), (далі – Порядок) заголовна частина Розрахунку містить інформацію про додатки, що є невід’ємною частиною Розрахунку, зокрема, додаток 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі – додаток 4ДФ) до Розрахунку.

Відповідно до п.п. 2 п. 4 розд. IV Порядку у графі 7 «Дата прийняття на роботу» додатка 4ДФ до Розрахунку проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу.

Графа 7 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді;

у графі 8 «Дата звільнення з роботи» проставляється дата звільнення фізичної особи з роботи.

Графа 8 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюються.

У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.

Навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» у рядку 04 додатка 4ДФ до Розрахунку проставляється кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою «101» (п.п. 1 п. 4 розд. ІV Порядку).

При цьому, якщо наприклад, станом на 01 квітня поточного року за трудовими договорами працювало 30 осіб, а протягом звітного місяця одна особа звільнилась, дві особи були прийняті на роботу, то фактично протягом звітного місяця працювало 32 особи.

Таким чином, якщо в окремому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалась у зв’язку із прийняттям та звільненням з місця роботи, то у рядку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» додатка 4ДФ до Розрахунку слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.