Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


11.06.21
21513 42

Електронні трудові книжки: як працювати роботодавцю після 10 червня 2021 року?

Kadrovik-praktik Консультант, специалист по трудовому праву и оплате труда, кадровый аудитор

         Швидко прийшов час, коли в України почав діяти ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217- IX від 05.02.2021 року. Протягом попередніх трьох місяців законодавці повинні були «навести лад» в питаннях практичної реалізації цього Закону, але ми так цього і не дочекалися. Тому, з 10 червня 2021 року, доводиться працювати в умовах законодавчої невизначеності. Особисто в мене Закон викликав безліч запитань щодо подальшої роботи кадрової служби, на які, на жаль, зараз немає відповідей, та на які ми чекаємо, а працювати треба вже «сьогодні». В цій публікації зібрала практичні поради щодо роботи кадрової служби з 10 червня 2021 року у звязку із набранням чинності ЗУ № 1217.

Передача сканкопій трудових книжок до ПФУ

Головна порада – не поспішати! ПФУ повинен розробити Порядок подання сканованих трудових книжок та строки проведення цієї процедури (п. 2 розд. ІІ Закону № 1217 ). Станом на сьогоднішній день його ще немає. Законом встановлено п"ятирічний перехідний період  для передачі даних в ПФУ, тому час ще є.

Поточна кадрова робота після 10 червня 2021 року

1)  По співробітникам, які були прийняті до 10 червня 2021 року, а звільняються після цієї дати (за умови, що на момент звільнення їх трудові книжки не передані в ПФУ) робиться запис як зазвичай в трудову книжку про звільнення, відповідна відмітка в журналі обліку трудових книжок, повний розрахунок в день звільнення. Крім цього, ОБОВ'ЯЗКОВО !!! в день звільнення видається на руки копія наказу про звільнення (ст.47 КЗпП).

Для належного документування дотримання ст. 47 КЗпП рекомендую в форму наказу про звільнення додати позначку (з підписом і датою) співробітника про отримання копії наказу на руки. Після чого робиться копія наказу і видається співробітникові на руки.

Як правильно зробити копію, щоб потім не було проблем з цим? Тут необхідно зазначити, що згідно п.8 гл.10 розділ ІІ  Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 ) юридичну силу мають тільки завірені копії.

Отже, робимо ксерокопію наказу (попередньо все уважно перечитуємо, щоб текст був розбірливий та зрозумілий, без помилок). Далі – у верхньому правому куті ставимо відмітку «Копія». Потім внизу (під підписами) ставим відмітку про завірення копій такого вигляду:

Згідно з оригіналом

Посада підпис ПІБ

Дата засвідчення

Печатка

2) При прийнятті на роботу після 10 червня 2021 року працівник  подає або трудову книжку (у разі наявності) або довідку з Держреєстру (ст.24 КЗпП). На даний момент процедура отримання довідки з Держреєстру не врегульована законодавчо, що ускладнює її надання при прийомі на роботу. Тому бажано запитувати у співробітника трудову книжку для ознайомлення, після чого ТК повертається і зберігається у співробітника на руках. При цьому уважно дивитися записи, чи всі там записи є (особливо останні). Бажано зробити копію трудової книжки.

Співробітники, які прийняті після 10.06.2021 року і ТК яких не передані в ПФУ скани трудових книжок передаватимуть самостійно, тому що роботодавець не має право офіційно зберігати  книжку у себе.

Крім цього, при оформленні на роботу  після 10.06.2021 року слід з'ясовувати у майбутнього працівника чи  бажає він вносити записи в ТК в паперовому вигляді. Якщо так, то відразу вносити запис про прийом в паперову трудову книжку і віддавати назад на руки співробітникові.

Також, обов'язково!, при прийнятті на роботу у заяві працівником зазначається на яке місце роботи (основне чи сумісництво) він  просить його прийняти  (ч.2 ст.16 ЗУ № 1058).

3) За аналогією, з прийняттям і звільненням, буде проводитися процедура переводу з посади на посаду. Якщо переводиться працівник, прийнятий до 10.06.2021 року та скани його трудової книжки в ПФУ не передані на момент переведення, то все робиться по «старому» порядку: заноситься в трудову як зазвичай. Якщо переводиться працівник прийнятий після 10.06.2021 року, то вносимо в його трудову (якщо він має таке бажання) і повертаємо йому.

     Окремо хочу відзначити, що вищевказані процедури у роботодавців - юросіб і роботодавців - ФОПів трохи відрізняються за рахунок того, що працівники ФОПів завжди зберігали і зберігають трудові книжки на руках. Тому при звільненні співробітників, які працюють у ФОПів після 10.06.2021 року потрібно з'ясовувати на момент звільнення, чи  передані їх скани трудових в ПФУ. Якщо ні, то запис про звільнення вносимо в обов'язковому порядку, якщо так, то запис про звільнення вносимо за бажанням співробітника (плюс копія наказу про звільнення). Скани трудових книжок наймані працівники ФОПів теж будуть передавати в ПФУ самостійно.

 

 

           

 

 

 

 

Коментарі
  • Оксана
11.06.21 12:41

"Співробітники, які прийняті після 10.06.2021 року і ТК яких не передані в ПФУ скани трудових книжок передаватимуть самостійно, тому що роботодавець не має право офіційно зберігати  книжку у себе" я правильно поняла, что данные в ПФУ должен подать сам сотрудник, которого мы принимаем с понедельника? 

Відповісти
  • Марина
14.06.21 11:17

Оксана, правильно.

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
11.06.21 12:56

Да, все правильно. Исходя из норм действующего Закона действовать именно так...Возможно будет разработан какой-то особый Порядок взаимодействия конкретно по принятым сотрудникам после 10 июня 2021 года, но пока его нет(((

Відповісти
  • Віолетта
11.06.21 12:56

Интересно, сможет ли работодатель по заявлению работника передать скан? Или при ПФУ откроют конторы для граждан :)

Відповісти
  • Оксана
11.06.21 13:13

Віолетта, пусть сами передают. 

Відповісти
  • Оксана
11.06.21 13:15

а что будет происходить если работник не передал данные????

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
11.06.21 13:55

Оксана, Если пенсия у сотрудника "на горизонте" то это будет иметь для него важное значение, прежде всего для назначения пенсии

Відповісти
  • Наталья
11.06.21 13:28

Наемные сотрудники ФОПов для передачи сканов в ПФУ должны иметь ЭЦП ? и отсканировать трудовую на цветном принтере? это как же они все это смогут сделать? Или просто явиться в отделение ПФУ и там ему все это сделают? что-то я сомневаюсь, что все сотрудники ФОПов кинутся выполнять это указание. И почему в данном случае сам ФОП не может передать в ПФУ сканы трудовых книжек. Можно подумать, что каждому наемному работнику это по силам. 

Відповісти
  • Анна
14.06.21 08:47

Наталья, сами ФОПы сканировать не будут, а платить бухгалтерам  за доп. работу не захотят. Во многих регионах ФОПы платят за бух. услуги смешные деньги. Вы считаете что эту работу бухгалтера должны делать бесплатно?

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
11.06.21 13:53

Наталья, Да, сотрудник ФОПов  сможет зайти в личный кабинет на сайте ПФУ с помощью ЭЦП. Сканировать трудовую можно не только на цветном принтере, можно и с помощью телефона, если там есть функция сканера. ПФУ не будет сканировать трудовые книжки сам. ФОП не может брать официально у сотрудников трудовые книжки для сканирования, на сегодняшний день законодательно не закреплено ни право ни обязанность ФОПа это делать.

Відповісти
  • Сомневающийся Sкептиk
11.06.21 23:31

Kadrovik-praktik, "официально" – да. Трудовые работников ФОПа хранятся у самих работников. НО:
– при приёме на работу работник предоставлял трудовую книжку? Да. 
– при "первом" месте работы ФОП заводил трудовую книжку работнику? Да. 
– при увольнении работник предоставлял трудовую книжку работодателю-ФОПу для внесения записи? Да.
– при изменении фамилии работника предоставлял он свою книжку ФОПу-работодателю? Да.   
– при переводе? Да. 
Ничто не помешает работнику "попросить"  отсканировать свою трудовую книжку ФОПа-работодателя и передать скан в ПФУ; может даже письменно это сделать. 
Вы сами советуете "Бажано зробити копію трудової книжки." А что мешает сделать сканкопию? 
По юрлицам: по "новеньким" работникам трудовые (бумажные) книжки будут храниться у работников. И по ФОПам: по "новеньким" работникам трудовые (бумажные) книжки будут храниться у работников. Чем "новенький" работник юрлица будет в этом плане отличаться от "новенького" работника ФОПа? Получается, что если такой работник в дальнейшем захочет вести трудовую книжку исключительно в электронном виде, то ЮЛ-работодатель не будет иметь права "помочь" такому работнику и отсканировать (и передать в ПФУ скан бумажной тр. книжки)? И ФОП-работодатель – тоже? Нет, я думаю, что не  будет "нарушением", если работодатель (ЮЛ или ФОП) передаст такую копию вместо работника. Для "подстраховки" можно взять у сотрудника заявление. 
В том, что лучше никуда не торопиться и подождать Порядков, – согласен  

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
11.06.21 23:54

Сомневающийся Sкептиk, Да "по человечески" я с Вами полностью согласна, можно и "попросить" и отсканировать и т.д. но целью публикации было отобразить действия работодателя исключительно в правовом поле, соблюдая при этом права и обязанности обеих сторон кадрового процесса (приема, увольнения, перевода) насколько позволяет это принятый новый Закон.

Відповісти
  • Наталья
11.06.21 14:28

Что сказать по этому поводу? Ребята, не работайте у ФОпов, иначе вы потеряете и оплату больничных листов, и пенсию. Быстро только сказка сказывается,(то бишь законы)
да не быстро дело делается. Законодательно не закреплено, законодательно не обозначено, законодательно не работает.... Страна вечно гнилых помидоров....

Відповісти
  • Наталья
11.06.21 16:43

Подскажите, нужно ли работодателю вносить записи по работнику в электронную трудовую книжку на сайте ПФУ с 10 числа, когда принимаешь или увольняешь человека.

Відповісти
  • Татиана
11.06.21 19:09

Наталья, я  так понимаю, что в электронную трудовую книжку на сайте ПФ с 10 числа,  данные будут попадать из наших отчётов по ЕСВ  Таблицы 5.

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
11.06.21 18:22

Наталья, Нет , не нужно.

Відповісти
  • Юлия
01.07.21 20:43

Kadrovik-praktik, Почему тогда в других статьях пишут обратное"З 10 червня усі записи, які робились раніше в паперову ТК (прийняття, звільнення, переведення, заохочення, атестація тощо), повинні вноситись до електронного реєстру через портал ПФУ. источник https://news.dtkt.ua
"

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
01.07.21 23:10

Юлия, В контексте заданного вопроса ничего "обратного" здесь не вижу. Был задан вопрос : " Нужно ли работодателю вносить записи по работнику в электронную трудовую книжку на сайте ПФУ с 10 числа, когда принимаешь или увольняешь человека". Ответ :"Нет". Да, данные о приеме увольнении и т.д.  должны "каким-то образом " попадать в Реестр, НО как, каким способом, кто это должен делать (в том числе должен ли это делать работодатель и как) на сегодняшний день законодательно не определено. 

Відповісти
  • Варвара
11.06.21 17:09

Наталья, с 10.06 работодатель не передает при приеме, т.к. не имеет права хранить у себя труд.кн.. Это делает сам работник. 

Відповісти
  • Ольга
11.06.21 17:29

Варвара, а также из статьи следует, что при увольнении после 10.06 тоже можно не передавать работодателю. 

Відповісти
  • Раиса
12.06.21 10:38

А как же трудовые книжки, которые хранятся у юрлица, их можно раздать?

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
12.06.21 10:39

Раиса, Раздать можно будет только после того, как сканы трудовых книжек будут переданы в ПФУ

Відповісти
  • Тетяна
12.06.21 21:18

Подскажите, пожалуйста, если работника увольняют 30.06.21 должен ли работодатель передать сканы ТК в ПФУ или работник должен написать заявление с просьбой об этом?

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
12.06.21 22:17

Тетяна, Сейчас, пока нет Порядка  передачи от ПФУ, это делать не обязательно, соблюдая какие-то сроки при этом ( в данном случае до 30.06.2021). Все зависит от вашего желания и возможности помочь сотруднику. Никакие заявления сотрудника законодательством не предусмотрены.

Відповісти
  • Тетяна
12.06.21 21:28

Подскажите, пожалуйста, если работника увольняют 30.06.21 обязан ли работодатель передать сканы ТК в ПФУ или работнику надо писать заявление с просьбой  о передаче скана ТК в ПФУ?

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
12.06.21 22:29

Тетяна, Процедура передачи сканов ТК в ПФУ не "привязана" к  увольнению сотрудников после 10 июня 2021 года

Відповісти
  • Непогода
13.06.21 14:34

Вывод напрашивается сам собой- работник все должен сделать сам, если хочет получить пенсию когда-нибудь.

Відповісти
  • Петро
13.06.21 14:59

Добрий день.Залишилось менше року до пенсії.На електронному порталі пенсійного фонду у Електронній трудовій книжці відображаються дані, починаючи із 01.01.1998 року.Зважаючи на визначений п'ятирічний термін надання роботодавцем до ПФУ сканованих копій трудової книжки, мабуть, не варто сподіватись. що за цей рік роботодавець встигне надати до ПФУ такі дані.Можливо, самому необхідно "ініціювати" цю процедуру та САМОСТІЙНО підготувати скан-копій трудової книжки за весь період трудової діяльності та надати цю інформацію через портал ПФУ?Дякую.

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
13.06.21 16:07

Петро, Добрий день! Так, я з Вами згодна,  краще самому подбати про передачу трудової книжки до ПФУ. Напишить мені на адресуpraktikkadrovik@gmail.com, і я надам Вам інструкцію як це зробити.

Відповісти
  • Петро
14.06.21 08:37

Добрий день.
Направив Вам контактний e-mail.
Дякую.

Відповісти
  • Влад
14.06.21 17:38

ДАРАГИЕ ТАВАРИЩИ. Передавать сканы в ПФУ никто не обязан. Но МОЖЕТ и работодатель и сотрудник, если хочет. По законодательству на сегодня в случае выхода на пенсию сейчас или позже и отсутствии записей о стаже в реестре - никакая бумажная трудовая книжка больше стаж не подтверждает. Если ПФУ ее не внесет в течении 5 лет, то стаж Ваш ляпнет окончательно. Все имхо и все по законодательству на сейчас.
Kadrovik-praktik - спасибо за отличную статью. каждый сам за себя! Давайте научимся думать за себя и свои интересы, а потом уже думать за всех...

Відповісти
  • Олена
16.06.21 15:35

Kadrovik-praktik! добрий день! Працівник звільнився з попереднього місця роботи 09.06.21, у нас прийнятий 14.06, тобто звільнений до введення в дію Закона, і, звичайно ТК не передана до ПФУ. Чи можливо в данному випадку передати роботодавцю скан-копію? Дякую..

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
16.06.21 16:00

Олена, З 10 червня 2021 року трудові книжки зберігаються у працівника на руках, але думаю  можливо передати сканкопію роботодавцю також

Відповісти
  • Алла
24.06.21 10:50

Kadrovik-praktik, дякую за статтю. Приймаємо на роботу нового співробітника. Подивилися на його трудову книжку. А для чого? Що ми там маємо побачити, і як ці дані використати? Директор не хоче зберігати копії, тим паче, зобовязань таких немає.

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
24.06.21 13:13

Алла, Посмотреть минимум для того чтобы увидеть уволен ли он с последнего места работы и какая статья увольнения (это уже для полной картины) .Кроме того, работодателю должно быть интересно какой опыт работы у нового сотрудника работы))) и соответствует ли он заявленному))). Копию совсем конечно делать не обязательно - это "личное дело" каждого работодателя, но как тогда начислять больничный в случае необходимости????Ведь трудовая книжка пока будет единственным источником информации о стаже сотрудника для начисления б/л!  

Відповісти
  • Лариса
21.07.21 16:02

Kadrovik-praktik, нет, не основным - для этого нужны справки из ПФ по форме ОК-5, ОК-7

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
21.07.21 23:12

Лариса, К сожалению пока это не утверждено на законодательном уровне(((да и сами работники не обязаны (а некоторые и не могут) предоставлять такие справки, и Закон их это не обязывает делать...А по сему трудовая книжка остается пока основным документом...

Відповісти
  • Алла
24.06.21 14:54

Kadrovik-praktik, тепер ми в трудовій не побачимо, де його прийнято, і чи звільнено, бо записів більше не буде. Потрібен доступ до всієї бази, щоб мати достовірну інформацію.

Відповісти
  • Инна
01.07.21 16:57

Спасибо за статью

Відповісти
  • Марина
02.07.21 09:38

А можна зараз роздати трудові книжки невідскановані працівникам наприклад за їх заявами та наказом директора? А вони потім самі вже все відсканують і надішлють. Бо в ст 48 КЗпПУ нема тепер згадки про те, що роботодавець повинен вести облік трудових книжок і зберігати їх у себе. І тепер з 10 червня не потрібно вести журнал обліку трудових книжок?

Відповісти
  • Kadrovik-praktik
02.07.21 10:01

Марина, Так, закон передбачає таку можливість- працівникам власноруч передати скани трудових книжок до ПФУ звісно таке бажання ліпше зафіксувати у заяві працівника. Журнал з 10 червня 2021 року вести не потрібно, але як "закрити" ті трудові книжки, які вже зареєстровані у журналі - це поки невідомо, треба чекати відповідних інструкцій.

Відповісти
  • Марина
02.07.21 10:51

Kadrovik-praktik, дякую. А будуть ті інструкції?) Чи як з новим об'єднаним звітом - самі як хочете так і розумійте наше "мистецтво")))

Відповісти
фото автора У фокусі
Амброзяк Наталя Подаємо бенефіціарів: коли та як [час настав]...
107949 320
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам