7 поширених помилок в обліку витрат

Помилка 1. Документи

     Той, хто працює в бухгалтерії (і не перший день), розуміє, що всі документи умовно можна поділити на такі 3 групи. Документи вхідні — це ті, які надходять від наших постачальників, за якими ми отримуємо товари, роботи, послуги. А вихідні — це накладні, акти, які виписуємо ми і передаємо нашим покупцям. Маємо й внутрішні документи. Це які? Ті, що створюємо всередині підприємства і не передаємо зовні. Що це може бути? Наприклад, щодо основного засобу — акт введення в експлуатацію, щодо амортизації — відомість з нарахування амортизації. А ще — накладна-вимога, що свідчить про переміщення товару чи сировини, це якісь виробничі звіти, якщо провадимо виробництво. Якщо виготовляємо продукцію — це інші внутрішні документи, зокрема прибутковий ордер на вхідну накладну.

І ось з внутрішніми документами, зазвичай, найбільше проблем. У чому вони полягають? У гіршому випадку таких документів немає через те, що ми нехтуємо ними або не роздруковуємо, а в кращому — вони є, але в електронному вигляді. І тому, коли нас запевняють в наявності внутрішнього е-документа і відкривають для цього 1С чи іншу облікову програму, то можна сміливо відповісти, що його немає. Це твердження ґрунтується на тому, що, справді, внутрішній документ може бути і в паперовій, і в електронній формі. Так ось, електронна це не та, що в комп’ютері, це документ, на який накладено електронний цифровий підпис. Інакше — це не е-документ, а електронне зображення.

Із вхідними і вихідними документами, як водиться, все гаразд, бо під час їх надходження їх перевіряють на наявність обов’язкових реквізитів. Вхідні накладні перевіряють, принаймні, на предмет значних сум. І це обов’язково, що маємо пильнувати. Те саме з вихідними документами. Одначе, якщо ми там щось напартачили — чогось не дописали, вкралися неточності — покупець вже точно не дасть вам жити. А оскільки ми від нього залежимо, безумовно, звернемо на це увагу і перепишемо.

Так ось, маємо ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-XIV, що містить перелік обов’язкових реквізитів первинного документа, а саме: назва, дата складання, назва підприємства, зміст, обсяг господарської операції, посада і прізвище. Щодо осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інших даних, що можуть ідентифікувати особу, яка брала участь у госпоперації, у нас, зазвичай, все буде «ок». Натомість дуже рекомендуємо не спускати з ока суттєвих сум.

Щодо внутрішньої документації, податківці знають — це та прогалина, той пазл, якого бракує в загальній картині. І ось тут виникають ризики права на витрати й податкового кредиту. Тут маєте просто знати: така проблема не лише у вас, а й у більшості. Тому саме це й привертає увагу податківців.

                                   ПОМИЛКА 2. Витрати та маркетинг та рекламу

Чому ми їх виокремили? Бо вони «№ 1» у полі зору перевіряльників, а в нашому полі вони опиняються тоді, коли йдеться про оптимізацію податку на прибуток. І тут вмикається фантазія: а які б то витрати створити? 

Так ось, у одному зі звітів про податковий аудит, який проводила автор, було вказано таке. За період, що перевіряється, сплачено за маркетингові послуги 1 млн 800 тис. грн. Тому зверніть увагу, що маркетингові послуги на значні суми в полі зору «№ 1» для податківців. Приготуйтеся надати документи: зразки, фото тощо, звіти, що підтверджували правдивість витрат на маркетингові послуги.

Те саме стосується рекламних послуг. І маємо сказати вам, що, справді, немає жодної норми чинного законодавства, з якої б випливало, що ми маємо збирати якісь фото, зразки, відео, скріни та ін. Одначе під час перевірки саме ці матеріали доводять реальність послуг, що це не фікція, не для витрат, а їх справді було спожито. Тому скільки завгодно можна доводити, сперечатися, де таке написано, що має бути ось це фото чи зразок звіту, а можна в комп’ютері створити папочку під назвою, скажімо, «Підтвердження зазнаних витрат» і туди додавати ті матеріали, які ви отримали щодо маркетингових чи рекламних послуг.

                               ПОМИЛКА 3. Витрати не в тому періоді

Дуже поширена помилка. Усі витрати умовно поділено на дві групи. Перша — це витрати, пов’язані із собівартістю, і вони мають право на життя суто в тому періоді, в якому показано доходи, у зв’язку з якими ці витрати виникли. У січні маємо реалізацію, у січні й проведення Дт 36 Кт 70. То саме в січні, а не в грудні і не в лютому має бути Дт 90 Кт 28, 26 чи 23 залежно від того, чи це товар, продукція, послуга чи робота. Друга група — це витрати періоду і саме їх належить відображати суто в тому періоді, в якому вони виникли і за які їх нараховано. Це збутові, адміністративні та інші операційні витрати.

Ще хочемо згадати курсові різниці. Курсові різниці — операційні та неопераційні — у даному випадку - не важливо. Але курсові різниці — це витрати періоду і ми не можемо їх тимчасово закинути на рахунок 39. Ми не можемо їх «зупинити» , а пізніше, коли буде дохід, показати витрати від курсових різниць. На фоні зростання курсу долара імпортери зазнають суттєвих і значних витрат, пов’язаних із курсовими різницями. Адже їх кредиторка (Кт 632) підвищується в міру зростання курсу, позаяк в момент оплати гривень потрібно буде більше. Тож, відповідно, вони мають витрати і деяким бухгалтерам кортить їх не показувати, а відображати тоді, як будуть доходи. Це не правильно, якщо з тих періодів висмикнуть, а сюди не додадуть.

Щодо експортерів скажемо лише, що у них — суцільний біль та смуток, адже доходи від курсових різниць — віртуальні, а податок платити доведеться реальний. Так воно і є. Якщо маєте дебіторку (Дт 362), то мало того, що вам не заплатили, заборгували, та ще й у вас утворюються доходи від курсових різниць, з яких доведеться сплатити податок на прибуток, позаяк подобається це чи ні, але це має бути у періоді її виникнення. І податківці чітко знають і розуміють, що це намагаються зсунути в часі і пильнують, чи бува чи це справді так.

Є ще слизький момент з перевезеннями. Найтиповіша помилка, це коли не розділяють перевезення — належить воно до витрат на збут чи до собівартості, скажімо, товару. Якщо ми транспортуємо товар собі на склад, то витрати на перевезення збільшують його собівартість. Якщо ми зазнаємо витрат на перевезення і вони стосуються доправлення товару клієнту, то це, безперечно, збутові. А це різні періоди віднесення до витрат, адже збутові ми покажемо у витратах періоду, коли нам надано акт, а точніше, який період зазначено в акті, у тому-таки й будуть витрати. А якщо йдеться про витрати на собівартість у складі перевезення сировини, товарів, то вони потраплять до витрат — до фінансового результату і вплинуть на нього лише в тому періоді, коли товар реалізують, відбудеться його вибуття або як буде вибуття продукції за умови, що це перевезення сировини.

Це дуже поширена помилка, що цього розділяти не хочуть, або не можуть. Бухгалтери кажуть: так, я не можу розділити, там якась частина відноситься до «цього», а якась — до «того». Нам дали акт за цілий місяць, а наші перевізники возять і «туди», і «сюди». Гаразд, у цьому разі дивимося, де залучено левову частку. Маємо субрахунок 289 «Транспортно-заготівельні витрати», а вони якраз і передбачають розподіл. Так, ми можемо побачити у додатку до НП(С)БО 9 «Запаси», як розподілено ці транспортно-заготівельні витрати.

Третє — фінансові витрати. Йдеться про кредити, отримані нами в банку, фінансовій чи нефінансовій установі. Такі запозичення передбачають нарахування відсотків. Це може бути і фінлізинг, але йдеться про те, що ми позичили щось і через це влітаємо у фінансові витрати. Так ось, вкрай важливо ці фінансові витрати відображати в обліку не тоді, коли настає сплата, а тоді як їх нараховано. А це Дт 95 помісячно. Ба більше, якщо кредит валютний, то несвоєчасне нарахування фінансових витрат спричиняє неправильне нарахування курсових різниць, адже вони щодо відсотків не нараховуватимуться, бо немає кредитового сальдо по субрахунку 684.1.2 А відсотки до оплати — це монетарна стаття. Тіло кредиту – теж монетарна стаття, тобто якщо кредит валютний, то подобається нам це чи ні, а мають «тарабанити» курсові різниці.

Ще один нюанс — відпускні. Як вони стосуються проведення витрат не в тому періоді? Дуже просто. Якщо ви обраховуєте резерв відпусток, забезпечення під їх виплату, то, у принципі, все чудово. Щомісяця маєте проведення Дт 91, 92, 93 залежно від того, де залучено працівника, і Кт 47. І ось таким робом рахунок 47 накопичує певну суму, і коли людина йде у відпустку, ви робите проведення Дт 47, а Кт 661 — щодо відпускних, Дт 47 Кт 651 — щодо ЄСВ. Все гаразд. Але якщо забезпечення під відпустки, ви не створюєте, тоді ви - полегшили собі життя (або ви «мікро» і тому не створюєте резерву). Та зважте на такий аспект, що якщо людина, скажімо, наприкінці жовтня йде у відпустку і ви зарплату нарахували за кілька днів жовтня і за листопад, то нарахування ви зробили, звісно, в жовтні. Ось в цьому разі витрати ляжуть на жовтень, а відпускні все-таки мали б належати до того періоду, за який їх нараховано. У прикладі «жовтень — листопад» проблеми немає, бо це в межах одного звітного періоду. Але якщо це на межі грудень — січень, замисліться про нарахування відпускних. Зважаючи на те, що якщо ви поквартальники та платники податку на прибуток, зверніть увагу на такі місяці, як березень, червень, вересень і грудень. Якщо ви створюєте забезпечення під відпускні, тоді все добре, якщо — не створюєте, пропильнуйте, чи відносите до витрат відпускні саме того місяця, за який їх нараховано.

                                       ПОМИЛКА 4. Забезпечення

За умови, що первинних документів немає, але бухгалтер знає, що вони належать, скажімо, до січня, тоді він у грудні (так цікавіше) робить проведення щодо витрат на аудит, Дт 92 Кт 47. Що далі? Якщо підприємство високоприбутківець, то воно на цю суму застосовує збільшуючу різницю і на суму створеного забезпечення збільшує фінрезультат. Як наслідок, перед податківцями, начебто сумління чисте, документа не було, вплив на фінрезультат показано в тому періоді, в якому буде документ. Через додаток РІ відображено збільшуючу різницю і все файно. Воно-то так. Але догоджаючи податківцям, ви ніколи не вгодите аудиторам. І якщо аудитор перевірятиме вашу звітність, він вам мав би зробити зауваження. 

Річ у тім, що створювати забезпечення під ненаявні документи не зовсім правильно. А знаєте чому? Бо НП(С)БО 11 «Зобов’язання»  надає визначення забезпечення і джерелить: забезпечення — це зобов’язання з невизначеною сумою та строком погашення. А яка ж тут невизначеність щодо строку оплати і щодо суми? Якщо ви показали це в грудні, значить, ви маєте договір, де обумовлено суму і визначено, коли саме ви платитиме. Тому в цьому разі вам належало б вдатися до проведення Дт 92 Кт 631, а підставою буде самоакт або бухдовідка. Тоді б ви догодили аудиторам. Але податківці можуть сказати таке: ні, треба було через забезпечення. І ось тут якраз і потрібне професійне судження. Це із серії, як мавпа не могла визначитися, куди вона хоче, чи до розумних, чи до вродливих.

Щодо резерву сумнівних боргів. Безумовно, це не забезпечення, але тут йдеться про витрати не в тому періоді. Судіть самі, якщо маєте дебіторку, вам завинили гроші, ми говоримо про те, що резерв сумнівних боргів створюється суто під монетарний актив, під фінансовий актив, монетарну заборгованість. Що це означає? Якщо цю заборгованість погашатимуть грошима, вона буде фінансовим активом і цьому разі ми створюємо під неї резерв. Отже, якщо у вас було Дт 36 Кт 70 — це фінансовий актив і резерв створюється. 

Та уявімо собі, що ви маєте обов’язок створювати резерв, бо ви не «мікро», не єдинник 3 групи, й не непідприємницьке товариство. А далі, в січні, вам мали заплатити, а не заплатили і у вас за наказом про облікову політику є строк. Якщо вам винні, скажімо, 10 днів, а не заплатили, то у вас сумнів виникає. Або взагалі такого твердження немає. Це означає, що вам мали заплатити 10 січня, не заплатили, то вже 11 січня ви вже сумніваєтеся. Ви не створили резерву, ви не зробили Дт 944 Кт 38. А тепер уявіть собі на секундочку, як податківці гратимуться з моментом невизнання витрат, які ви не в тому періоді визнали. Так, ви резерву не створили, але потім, коли ви захочете списати цю заборгованість, яка вже не сумнівна, а уже — безнадійна, то якщо ви раніше створили резерв, ви б зробили Дт 38 Кт 36. А так ви зробите Дт 944 Кт 36. А вам податкова скаже, ні-ні-ні, це не витрати поточного періоду. Ці витрати мали бути тоді, коли сумнів виник і з поточного періоду їх необхідно прибирати з витрат. А якщо ви бажаєте виправити той період, в якому ви допустили помилку, бо не «засумнівалися» в бухобліку, будь ласка,  визнавайте витрати – ми не заперечуємо, але через подання уточненок... Але не забудьте, що якщо сумнів виник ще 3 роки тому, то вам уточненку доведеться подавати за ці всі періоди. І якщо ваша декларація з податку на прибуток поквартальна, ну можете обрахувати, скільки декларацій доведеться подавати. Адже ми подаємо уточнення за той період, в якому мала місце помилка. А далі — всі наступні ми подаємо лише в тому разі, коли ця помилка вплинула на показники наступних декларацій. Якщо не вплинула, то не подаємо.

                                   ПОМИЛКА 5. Підписи в документах

Пам’ятаємо про те, що підпис ставить уповноважена особа, яка бере участь в господарській операції. І ми зазначаємо там прізвище, ім’я, по батькові і посаду. Чому? Бо це наша ст. 9 Закону про бухоблік і це обов’язкові реквізити. І тут, щоб багато не говорити, наведемо такий приклад — спогад з одного з аудитів, коли підприємство мало три підрозділи в інших містах України — Львові, Харкові та Києві. 

Підприємство торгувало вроздріб і цікавий факт у тому, що усі накладні на відвантаження підписував директор цього підприємства. Залишається дуже багато запитань, коли бачиш такі документи. Чому? Передусім ми розуміємо, що фізично директор підписати документи не міг. Ну хіба він багаторукий шива. Із цього випливає, що ці накладні або передають на підприємство на підпис директору, або на місцях папери «підмахує» бухгалтер. Та ще й так майстерно (позаяк вона завізувала їх уже цілу купу), що її підпис кращий, ніж власноруч проставлений директором. А це уже на кримінал тягне…

Так ось, маємо госпоперацію, відображену первинним документом, який має підписувати уповноважена на те особа й особа, що бере участь у цій операції. І якщо ваш директор — у Львові, а уповноважений — комірник відпускає товари зі складу у Харкові, то власне він і має підписати видаток. А ви собі уявіть, що якщо він цього не робить, він вжодне не відповідає за товар на складі і з нього, як-то кажуть, як з гуски вода. Адже якщо він не підписує видатку, відповідно «приходу» теж не веде. У кращому випадку з ним укладений договір про матеріальну відповідальність, але толку того- якщо первинка, яка свідчить про прийом та вибуття з підписами матеріально відповідальної особи - відсутня. Тобто тут, хочемо як краще, але не треба втрачати здорового глузду. Тож зверніть на це увагу.

                                      ПОМИЛКА 6. Суттєві суми

Тут стисло нагадаємо, що ми маємо Методичні рекомендації щодо облікової політики підприємства, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 27.06.13 р. № 635. Власне у пп. 2.20.1 цього документа сказано, що базою визначення кількісних критеріїв суттєвості про господарські операції та події щодо доходів і витрат доцільного обрати суму чистого прибутку/збитку або це може бути дохід/витрати. І ось є діапазон до 2%, якщо базою обрано чистий прибуток/збиток, або до 0,2%, якщо базою обрано суму доходів і витрат. 

Тому, якщо ми в наказі про облікову політику оберемо собі цю базу і встановимо межу суттєвості, то в рамках оцієї межі суттєвості ми можемо собі дозволити певні «вольності». Але це окрема тема для розмови.

                                         ПОМИЛКА 7. Приховані витрати

Дуже часто витрати, які бухгалтер вважає негосподарськими, він спрямовує або в Дт 949 або Дт 443. У Дт 949, з погляду методології, — правильно. У Дт 443 — такого проведення немає і що воно дає? Ці витрати оминають вплив на фінрезультат. Це означає, що наш об’єкт обкладення податком на прибуток буде більшим. Та одначе ця сума зменшить субрахунок 443. З позиції методології — це неправильно, непередбачено і, вважаю, що бухгалтер не має права розпоряджатися нерозподіленим прибутком. Це можуть робити лише засновники. І ось тут може бути покарання за неправдивість обліку. Але з погляду податку на прибуток, так, ви вгодите податківцям, бо такі негосподарські витрати не вплинуть на об’єкт оподаткування. Також негосподарські витрати скеровують на рахунок 23 до собівартості. Так чомусь дехто полюбляє робити.

А тепер озвучимо нашу думку з цього приводу, вбравшись в шати бухгалтера, який хоче обрахувати ці витрати. У Дт 949 краще не відносити, бо це той субрахунок, з якого першим ділом розпочинається перевірка податківців. Вони беруть субрахунок 949 і розуміють, що туди запхали, усе негосподарське. Тому до субрахунку 949 точно — ні. Субрахунок 443 — ні. З якого це дива? То який вихід? Куди сховати не бажані для «ока податківця» витрати? Краще негосподарські витрати припасувати до тих, з якими така витрата пов’язана. Наприклад, якщо це відрядження директора, то директор у нас адмін, тому рахунок 92, якщо це пов’язано щось із виробництвом, тоді Дт 23, якщо зі збутом — тоді 93.

Також зверніть увагу на субрахунки 946 «Втрати від знецінення запасів» і 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Зчаста ці субрахунки плутають між собою, застосовуючи не в тих ситуаціях. Ось погляньте, якщо маєте нестачу за результатами інвентаризації, або як щось зіпсувалося із продовольчих товарів (всохло, згнило), якими ми торгуємо, то власне нестачі і втрати від псування цінностей — субрахунок 947. І ось тут, якщо ви використаєте цей субрахунок, будьте певні, що податківці наполягатимуть на нарахуванні компенсуючого ПДВ у складі ціни придбання. А якщо це субрахунок 946 «Втрати від знецінення запасів», то мовиться про те, що був запас в сумі 100 грн, ми його знецінили, зробили уцінку до 80 грн, то 20 грн — сума, на яку знецінено запас, не об’єкт для ПДВ. Тільки тоді, коли ми списуватимемо цей запас, у нас виникне необхідність у компенсуючому ПДВ, та й то, лише як списуване нами на субрахунки 946 чи 947 раніше придбано з ПДВ.

Мар’яна КАВИН,

податковий консультант,

САР, СІРА, АССА DipIFR, IFA-внутрішній аудит