Щодо подання сканкопій до ПФУ або створення відповідного електронного запису у форматі xml-файлу – на питання відповідає ПФУ
ПОРЯДОК подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджено Постановою правління Пенсійного фонду України № 11-1 від 12.03.2021 року, в редакції № 9-1 від 20.06.2022 (далі – Порядок).
Відповідно до п. 4 Порядку:
- Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
- Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» - одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Якщо у вас виникають наступні питання:
1. "шляхом створення відповідного електронного запису...":
|
мова йде про внесення до такого запису лише даних із трудової книжки, або ВСІХ документів, що підтверджують стаж? Припустимо, перший запис у трудовий книжці від 01.01.1992г. Але перед цим застрахована особа навчалася у ВНЗ (за СРСР), проходила службу в рядах РА (за СРСР), і т.д., але у трудовій книжці цих даних немає. Запис із номером 1 має бути із трудової книжки, чи за відповідним документом? |
2. СТРУКТУРА xml-файлу відомостей про трудову діяльність працівника: один із обов’язкових для заповнення реквізитів при створенні "відповідного електронного запису..." є «Код за ЄДРПОУ страхувальника, який надає відомості про трудову діяльність» (назва тегу EDRPO). Наприклад, у військовому квитку (при СРСР), добре видно відбитки печаток – там немає коду ЄДРПОУ, а лише номери військових частин та військкоматів.
"шляхом створення відповідного електронного запису...":
|
яким чином у цьому випадку заповнити цей реквізит (код ЄДРПОУ)? Чи потрібно дізнаватися коди ЄДРПОУ при СРСР цих військових частин для того, щоб внести відповідні записи? Чи такий період НЕ увійде до стажу лише тому, що немає коду ЄДРПОУ (деякі з в/ч не мали кодів ЄДРПОУ, деякі були секретними)? |
3. Відповідно до п. 5 Порядку:
- Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 виготовляються шляхом їх сканування.
- Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи…
|
Чи потрібно для підтвердження стажу сканувати порожні сторінки під час подачі сканкопій інших документів – наприклад, порожні сторінки військового квитку? |
4. Відповідно до пунктів 2 та 4 статті 24 розділу ІІ Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» із змінами та в редакції № 2734-IX від 04.11.2022:
2. Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
4. Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
|
Якщо особі, яка ЗАРАЗ подає сканкопії документів, відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, право на призначення пенсії за віком настане років через 5-10 – чи може така особа подати відомості про трудову діяльність за періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії, у вигляді сканкопій документів та шляхом створення відповідного електронного запису, якщо цих документів НЕМА у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування? Або такі документи подаються безпосередньо при призначенні пенсії? Тобто, якщо зараз разом із сканкопією трудової книжки подати, наприклад, якусь довідку, яка буде датована 2023 роком і яка підтверджує відомості про трудову діяльність за період, скажімо, 1985-1988 рр., – так можна, або ця довідка має бути подана тільки, коли настане право на призначення пенсії за віком (у прикладі – років через 5-10)? |
На ці питання ПФУ відповів у листі № 10846-11995/О-05/8-2800/23 від 24.03.2023
На мій погляд можна зробити наступні
|
1. Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі – працівник), в електронній формі (далі – Порядок) затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 № 1084. Документи, визначені Порядком № 637, є підставою для внесення відомостей до частини персональної електронної облікової картки в реєстрі застрахованих осіб, що відображає трудову діяльність застрахованої особи, в тому числі за період до 01.01.2004. В разі відсутності в Реєстрі застрахованих осіб інформації про страховий стаж, набутий до 01.01.2004, при обчисленні страхового стажу до 01.01.2004 враховуються положення статті 62 Закону України від 05.11.1991 № 1788-ХІІ “Про пенсійне забезпечення” та Порядку № 637. За відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в Реєстрі застрахованих осіб, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційнокомунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. Тобто, якщо створюєте xml-файл відомостей, то вносити можна і відсутні в трудовій книжці відомості, підтверджені документально. |
|
2. Якщо створюєте xml-файл відомостей про трудову діяльність працівника, один із обов’язкових для заповнення реквізитів при створенні "відповідного електронного запису..." є «Код за ЄДРПОУ страхувальника, який надає відомості про трудову діяльність» (назва тегу EDRPO), але цей «Код за ЄДРПОУ» – відсутній (наприклад, Код ЄДРПОУ «радянської» військової частини), то доведеться або дізнаватися цей Код, або відмовитися від внесення відповідного запису до xml-файлу. зауважу, що при обговоренні внесення змін до Порядку № 11-1 від 12.03.2021 року Пенсійному Фонду пропонувалося врахувати такі випадки, ПФУ проігнорував і не врахував такі зауваження. |
|
3. Скановані копії документів працівника, крім трудової книжки, мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів. Щодо сканкопії самої трудової книжки, то ПФУ, посилаючись на п.8 Порядку, затвердженого Постанової КМУ від 27.11.2019 № 1084 робить висновок, що скановані копії трудової книжки працівника, також мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів. Зауважу, що пунктом 4 цієї Постанови встановлено, що “Пенсійному фонду України у місячний строк визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність” та правлінням ПФУ затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, у пункті 5 якого визначено, що скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи… Надаючи відповідь, що сканкопія трудової книжки (та документів про стаж) повинна містити ВСІ сторінки, а не тільки ті, до яких внесено записи, ПФУ тим самим визнає, що затверджений Правлінням ПФУ Порядок суперечить у цій частині Поряку, затвердженому Постанової КМУ від 27.11.2019 № 1084. Таким чином, сам ПФУ пропонує ігнорувати свій "Пенсійний" Порядок, а керуватися “Кабмінівським” Порядком. |
|
4. Що стосується 4 питання (якщо ЗАРАЗ особа, право на призначення пенсії за віком у якої настане, наприклад, років через 5-10, разом із сканкопією трудової книжки подасть якусь довідку, яка буде датована 2023 роком і яка підтверджує відомості про трудову діяльність за період, скажімо, 1985-1988 рр., – чи можна так, або ця довідка має бути подана тільки, коли настане право на призначення пенсії за віком), то чіткої відповіді ПФУ – не побачив. |
Відправив сьогодні до ПФУ лист такого змісту:
На сьогоднішній день існує два Порядки, які стосуються обліку та подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі:
1. Затверджений Постановою КМУ № 1084 від 27.11.2019 «Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» (далі – Порядок Кабміну № 1084);
2. Затверджений Постановою правління ПФУ № 11-1 від 12.03.2021 (в редакції № 9-1 від 20.06.2022) «Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» (далі – Порядок ПФУ № 11-1).
Відповідно до пункту 8 Порядку Кабміну № 1084:
8. Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 р. № 637, мають містити ВСІ сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.
Відповідно до пункту 5 Порядку ПФУ № 11-1:
5. Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 р. № 637 виготовляються шляхом їх сканування.
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити ВСІ сторінки трудової книжки, ДО ЯКИХ ВНЕСЕНО ЗАПИСИ, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні - 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
На одне з моїх питань, яке стосувалося саме подання (а не обліку) в електронній формі сканкопій документів ПФУ в листі № 10846-11995/О-05/8-2800/23 від 24.03.2023 відповів, посилаючись на Порядок обліку трудової діяльності працівника № 1084 від 27.11.2019, затверджений Постановою КМУ, а саме, на пункт 8, цитата з якого наведена вище.
Надаючи відповідь, що що під час подання до ПФУ скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж мають містити ВСІ сторінки, а не тільки ті, до яких внесено записи, можна зробити такі
ВИСНОВКИ:
- Або ПФУ не бачить різниці в словах «подання» та «облік», або:
- ПФУ не знає про існування "свого" ж Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника № 11-1, або:
- ПФУ знає про існування "свого" ж Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника № 11-1, але вважає що пункт 5 Порядку ПФУ № 11-1, в якому йдеться про подання сканованих копій, що мають містити всі сторінки трудової книжки, документів про стаж, ДО ЯКИХ ВНЕСЕНО ЗАПИСИ, – суперечить пункту 8 Порядку Кабміну № 1084, в якому йдеться про облік трудової діяльності, та вказано, що скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, мають містити ВСІ сторінки.
Тому, у листі № 10846-11995/О-05/8-2800/23 від 24.03.2023 ПФУ цитує саме норми Порядку Кабміну № 1084.
Якщо ПФУ вважає, що норми Порядку № 11-1 суперечать змісту Порядку Кабміну № 1084, то слід привести Порядок № 11-1 у відповідність до Порядку № 1084; або:
звернутися до Кабміну з пропозиціями щодо внесення змін до Порядку № 1084.
ДОПОВНЕНО 10.05.2023
Відповідь ПФУ в листі від 09.05.2023 № 18239-14725/О-05/8-2800/23
А що ви думаєте з цих питань?
Я отправляла только страницы с записями, там где нет кода ЕДРПО, я не заполняла эту ячейку.
Мне удалось оцифровать свою трудовую в 2021г. Может кому-то пригодится мой опыт.
1. Переписала дословно, добуквенно все записи из ТК в таблицу Excel, потому что
в первой попытке писала сразу на сайте, и когда отвлеклась на другую работу, с сайта
выбросило и ничего из набранного не сохранилось.
2. Отсканировала страницы с записями, диплом, согласие на обработку персональных данных. Уменьшила файлы до необходимого размера, переименовала по инструкции.
Вторая попытка была удачной, я копировала записи из своей таблицы и вставляла на сайте, дело шло быстрее, чем первый раз, но я не рискнула сидеть там долго и отправила примерно половину. Через пару дней появился статус «виконано».
Обрадовавшись я сделала еще две порции записей и отправила со сканами страниц , относящихся к этим записям, но увы, по этим записям появился статус «скасовано виконання».
Через полгода я повторила попытку отправить 2-ю и 3-ю порцию, но уже приложила ВСЕ страницы трудовой с записями, диплом и згоду. И ура!, статус «виконано» и стаж 40 лет.
Відповісти