Як підготуватися до податкової перевірки: чек-лист бухгалтера і керівника

Податкова перевірка – це ніби іспит в університеті: хтось готується заздалегідь, хтось відкладає «на потім», а хтось намагається проскочити між краплями. Але бізнес – не студентська аудиторія. Тут все набагато жорсткіше, а ставки значно вищі. Від її результатів залежить не лише сума донарахувань, а й репутація бізнесу, відносини з банками, партнерами та інвесторами. У 2025 році ДПС посилила контроль: заплановано 4 786 перевірок, зокрема для агросектору, будівництва, торгівлі пального, оренди нерухомості та ФОПів 1-2 груп після зняття мораторію. Нові автоматизовані системи аналізу та фокус на ризикових контрагентах роблять підготовчу фазу ще важливішою. Тому до перевірки потрібно готуватися заздалегідь, системно та злагоджено. 

Перш ніж переходити до конкретних дій, варто зрозуміти, з чим саме маєте справу. Який тип перевірки очікується – планова, позапланова, камеральна чи фактична податкова перевірка? Чи справді її ініційовано на законних підставах? Уточніть усі деталі з повідомлення – іноді навіть формальна неточність може зіграти вам на руку.

А далі – оцініть свою звітність і документообіг очима органу контролю. Які ділянки одразу виглядають уразливими? Чи є господарські операції, що можуть здатися формальними або непропорційними? Чи не суперечить щось логіці фінансової звітності? Таке попереднє самостійне «сканування» допоможе виявити потенційно проблемні зони, виділити ключові ризики та зосередити підготовку саме там, де можуть виникнути запитання. Це суттєво зекономить час і знизить ймовірність неприємних сюрпризів під час перевірки.

Коли маєте загальну картину, час переходити до системної підготовки. Далі – послідовний перелік дій, які допоможуть не розгубитися й уникнути типових помилок. Це прості та перевірені заходи, які додадуть впевненості. Тож беріть до рук чек-лист – і вперед.

1. Перевірте основні документи підприємства

Почніть із «фундаменту» – установчих та кадрових документів. Насамперед переконайтесь, що всі документи наявні, актуальні та оформлені відповідно до чинного законодавства:

• статут, витяг з ЄДР;
• накази про призначення, штатний розпис, посадові інструкції;
• облікова політика підприємства;
• внутрішні регламенти (наприклад, з комплаєнсу, фінансового контролю, охорони праці);
• банківські договори та довідки про відкриті рахунки та залишки коштів.

Саме ці документи інспектори аналізують у першу чергу. Вони мають бути систематизовані, зберігатися в актуальному вигляді та бути швидко доступними для перевірки.

2. Зіставте фінансову і податкову звітність

Своєчасність подання звітності — лише базовий критерій. Податкові органи насамперед аналізують узгодженість даних між податковими деклараціями та фінансовою звітністю — зокрема, звітом про фінансові результати, рух грошових коштів, балансом. Навіть незначні, формально технічні розбіжності можуть викликати запитання. Тому ключове завдання бухгалтера — завчасно ідентифікувати та усунути такі невідповідності до початку перевірки.

3. Проаналізуйте господарські операції на ризики

Особливу увагу інспектори звертають на операції з ознаками фіктивності:

• контрагенти з сумнівною репутацією або «сплячі» компанії;
• «паперове» постачання без реального змісту;
• послуги без технічних завдань або актів приймання.

Оцініть обґрунтованість ланцюжків постачання, реальність виконаних робіт і повноту первинної документації. Наприклад, якщо закуповували матеріали – чи є транспортні накладні, акти приймання-передачі, платіжні доручення? Кожна сума у звітності повинна бути підкріплена реальними діями та документальними доказами. Саме це демонструє, що операції мають економічний зміст, а не формальний характер.

4. Перевірте комплектність і оформлення первинних документів

Первинні документи – ключ до визнання витрат. Податкова перевіряє:

• чи всі документи є в наявності (акти, накладні, платіжні доручення, банківські виписки);
• чи правильно вони оформлені (підписи, реквізити, дати).

Не варто покладатися лише на електронні архіви. Переконайтесь, що в разі потреби будь-який документ можна надати одразу.

5. Підготуйте до перевірки свою команду

Керівник і головний бухгалтер – перші, з ким спілкується податковий інспектор. Обидва мають розуміти свої ролі, знати права та межі повноважень контролерів. Важливо також підготуватись до типових питань:

• Хто приймав рішення про вибір постачальника?
• Де зберігаються архіви документів?
• Які документи підтверджують виконання робіт?

Краще проговорити ці моменти заздалегідь, ніж імпровізувати під тиском.

6. Перевірте технічну готовність

Навіть бездоганна документація нічого не варта, якщо її неможливо швидко знайти. Подбайте про доступ до бухгалтерських програм, архівів, резервних копій. Створіть внутрішній гайд: де що зберігається, хто відповідальний за надання документів тощо.

7. Продумайте порядок дій у день перевірки

У вас має бути чіткий внутрішній протокол:

• хто зустрічає контролерів і перевіряє їхні посвідчення та направлення;
• як реєструються їхні дії в журналі перевірок;
• як реагувати на запити (усні та письмові);
• хто приймає рішення щодо копій документів, підписів, пояснень.

Журнал перевірок – документ, що допомагає захистити ваші права в разі порушень процедури. Не забудьте його оновити та перевірити записи про попередні перевірки.

Підготовка до податкової перевірки – це не разова акція, а елемент сталої системи внутрішнього контролю. Чітке документальне оформлення, обґрунтованість господарських операцій і злагоджена командна робота значно знижують ризики фінансових та репутаційних втрат. Своєчасна самодіагностика дозволяє виявити та усунути потенційні слабкі місця до того, як на них зверне увагу інспектор. Успішне проходження перевірки – це не лише про відповідність вимогам, а й про зрілість фінансового управління в компанії.