Таблиця даних платника ПДВ: 7 вимог ДПС, без яких її не врахують

Правильно підготовлена таблиця даних платника ПДВ це найефективніший інструмент для того, щоб ваші податкові накладні реєструвались без зупинки. Якщо таблицю вже враховано, то система автоматично пропускає накладні з відповідними кодами товарів і послуг – без зупинення і розгляду комісією.

У цій статті я розповім про конкретні вимоги до підготовки таблиці даних платника ПДВ, типові помилки і практичні поради для бухгалтерів.

Що таке таблиця даних платника ПДВ

Таблиця даних платника ПДВ – це зведена інформація, яку платник подає до контролюючого органу про коди видів економічної діяльності (КВЕД), коди товарів згідно з УКТЗЕД, що постачаються та/або придбаваються, і коди послуг згідно з Державним класифікатором (ДКПП).

Якщо таблицю враховано і платник не має статусу ризикового, накладні з кодами товарів/послуг із цієї таблиці реєструються автоматично, за ознакою безумовної реєстрації (п. 3 Порядку № 1165, ознака 4). Це і є «зелений коридор» для реєстрації ПДВ.

Хто має подавати таблицю

Таблиця найбільш актуальна для виробничої та переробної сфери, будівництва, сфери надання послуг і виконання робіт, сільськогосподарських товаровиробників. Якщо діяльність відсутня, то таблиця не подається.

Як подавати: ключові правила

1. Обов’язково з поясненням. Подання таблиці без пояснення є однією з найпоширеніших причин відмови у її прийнятті.
2. В електронній формі – через Електронний кабінет платника.
3. Подавати окремо по кожному виду діяльності, якщо видів діяльності кілька.
4. Повторно таблицю не подають, якщо коди вже є у врахованій таблиці.
5. Долучити копії документів в електронному вигляді, що підтверджують специфіку діяльності. ДПС не вимагає надавати копії документів в обовʼязковому порядку. Але я, зі свого боку, наполегливо рекомендую вам це зробити.

Що вказати в поясненні: 7 обов’язкових елементів

ДПС наголошує, що підготовка якісного пояснення становить 80% успіху у врахуванні таблиці. Для того, щоб пояснення було «якісним», в ньому мають бути:

1. Загальна інформація про платника. Стисло: хто ви, чим займаєтесь, яка господарська мета.
2. Специфіка діяльності. Розкрийте суть господарської діяльності, економічну вигоду і ділову мету. Наприклад: «підприємство переробляє молоко на сир і масло, реалізує готову продукцію оптовим покупцям».
3. Обґрунтування таблиці. Поясніть, чому саме ці коди придбання і ці коди реалізації відповідають вашій діяльності.
4. Трудові ресурси. Вкажіть кількість штатних працівників з посиланням на Податковий розрахунок сум доходу (форма 4-ДФ). Відсутність персоналу або зарплата, нижче мінімальної, також входять до переліку найчастіших причин відмови.
5. Матеріальні ресурси. Перелічіть наявні основні засоби, виробниче обладнання, транспортні засоби, земельні угіддя з посиланням на форму 20-ОПП, фінансову та податкову звітність. Якщо в поясненні ви згадуєте основні засоби, які використовуються в господарській діяльності, то вони мають бути відображені у 20-ОПП.
6. Дозвільні документи: зазначте про наявність у вас ліцензії (якщо ви здійснюєте ліцензовану діяльність), допуски, декларації виробника, ветеринарні картки, технічні умови.
7. Посилання на звітність. Пояснення обовʼязково повинні посилатися на податкову і фінансову звітність: декларацію з ПДВ, декларацію з податку на прибуток, баланс, форму 20-ОПП за конкретні звітні періоди. Без посилання на звітність таблиця, як правило, врахована не буде.

Врахована таблиця даних платника ПДВ дозволяє реєструвати податкові накладні з відповідними кодами товарів і послуг без зупинення.

Як правильно заповнити таблицю

Таблиця має дві частини:

1. В лівій частині відображається придбання: коди товарів/послуг, які ви купуєте як сировину, матеріали, енергоресурси для господарської діяльності.
2. В правій частині – реалізація: коди товарів/послуг, які ви виготовляєте та реалізуєте.

Між лівою і правою частинами має бути логічний зв’язок. 

Як це виглядає на прикладі переробника молока (КВЕД): 

Ліва частина таблиці даних платника:

Права частина таблиці даних платника:

Не забувайте включати «супутні» коди: газ (2711), електроенергія (2716), транспорт (49.41), послуги, повʼязані з нерухомістю (68). Виробництво не буває «безпаливним».

Типові причини відмови

За інформацією ДПС, найпоширенішим причинами відмови у врахуванні таблиці даних платника є:

Формальні помилки: таблиця подана без пояснення; у поясненні немає посилань на податкову і фінансову звітність; суть операцій не розкрита.

Невідповідність ресурсів: відсутній персонал у кількості, необхідній для здійснення заявленої діяльності, або працівникам виплачується зарплата нижче мінімальної; основні засоби, про використання яких вказано в поясненні, не відображені у 20-ОПП; виявлено невідповідність між об’єктами в 20-ОПП та наданим поясненням (наприклад, у 20-ОПП вказана вантажівка марки Х, а в поясненнях марки Y).

Невідповідність придбаних і реалізованих товарів/послуг: значна частина податкового кредиту сформована за рахунок товарів, не пов’язаних з основною діяльністю платника (наприклад, закупівля оргтехніки при виконанні будівельних робіт); аграрій подає таблицю на реалізацію юридичних послуг, не маючи при цьому відповідного персоналу і не пояснюючи суті надання цих послуг.

Розбіжність з автоматизованими системами ДПС: вказані в таблиці і пояснені дані суперечать інформації з реєстрів ДПС, ЄРПН або Держреєстру речових прав.

Документальні порушення: договір оренди між однією і тією самою особою як орендарем і орендодавцем (заборонено ч. 3 ст. 238 ЦКУ); документи оформлені з порушенням законодавства.

На що ДПС звертає увагу при прийнятті рішення

Окрім самої таблиці і пояснення, комісія аналізує загальний портрет платника за даними автоматизованих систем. 

Позитивними для платника податку факторами є:

• наявність посилань на податкову та фінансову звітність у поясненні;
• матеріально-технічна база, достатня для здійснення заявленої діяльності, відображена у 20-ОПП;
• достатня кількість трудових ресурсів для виконання заявлених робіт/послуг;
• отримання прибутку та сплата податку на прибуток (декларація з ПП);
• позитивна динаміка сплати податкових зобов’язань;
• своєчасне подання звітності;
• відсутність операцій з ризиковими контрагентами;
• відсутність платника та його контрагентів у санкційних списках РНБО і міжнародних правоохоронних організацій.

Іншими словами, комісія дивиться не лише на те, що ви подали, а й на те, чим підтверджується реальність вашої діяльності в системах ДПС загалом.

Важливо: перевірте статус ризиковості перед поданням

Перш ніж подавати таблицю, переконайтесь, що ваше підприємство не перебуває в переліку ризикових платників ПДВ. 

Якщо підприємство має чинне рішення про відповідність критеріям ризиковості, врахована таблиця фактично не вирішує проблему блокування податкових накладних. У такій ситуації першочерговим завданням є виключення з переліку ризикових платників ПДВ.

Чотири кроки для успішного подання таблиці

1. Крок 1. Перевірте чи КВЕДи в ЄДР відповідають реальній діяльності вашої компанії.
2. Крок 2. Заповніть таблицю з урахуванням галузевої специфіки: зазначте всі коди придбань (сировина, енергоносії, тара, транспорт) та реалізації (готова продукція, супутні товари).
3. Крок 3. Підготуйте розгорнуте пояснення з усіма 7 елементами, переліченими вище.
4. Крок 4. Подайте таблицю, пояснення та копії документів через Електронний кабінет.

Висновок

Таблиця даних платника ПДВ залишається одним із найефективніших інструментів для запобігання блокуванню податкових накладних. Однак сама по собі наявність таблиці не гарантує її врахування комісією ДПС. Вирішальне значення має якість підготовленого пояснення, відповідність заявленої діяльності наявним трудовим і матеріальним ресурсам, а також узгодженість поданих даних із податковою та фінансовою звітністю.

Перед поданням таблиці варто перевірити актуальність КВЕДів, наявність необхідних об’єктів у формі 20-ОПП, відповідність кодів придбання та реалізації фактичній діяльності підприємства і відсутність статусу ризикового платника ПДВ. Такий підхід значно підвищує шанси на успішне врахування таблиці та дозволяє уникнути зайвих зупинень податкових накладних у майбутньому.

Відповіді на поширені запитання

Чи потрібно повторно подавати таблицю, якщо коди вже є у врахованій?

Ні, повторне подання не потрібне.

Чи можна подати одну таблицю на всі види діяльності?

Так. Але якщо видів декілька, то краще подавати окремо на кожен. Це спрощує аргументацію.

Що робити, якщо комісія відмовила у врахуванні таблиці?

Рішення про неврахування таблиці, за аналогією з оскарженням податкових повідомлень-рішень, можна оскаржити в адміністративному порядку або в суді.

Матеріал підготовлено на основі офіційних роз’яснень ДПС України (квітень 2026 р.).