Податківці на порозі: допускати перевірку чи ні? Алгоритм дій для бухгалтера

Багато керівників і бухгалтерів сприймають прихід інспекторів як подію, на яку вони не можуть вплинути. Це помилка. Саме на порозі ви робите перший стратегічний вибір: допускати перевіряючих до перевірки чи ні. Усе подальше – надання документів, пояснення, заперечення на акт – це вже тактика всередині обраного сценарію.

У цій статті розберемо, що потрібно перевірити до початку перевірки і чому саме перші хвилини часто визначають подальший розвиток ймовірного податкового спору.

Цей матеріал працює для всіх трьох виїзних перевірок, де взагалі постає питання допуску: планової, позапланової та фактичної. Бо сам момент допуску до всіх цих перевірок регулюється однією нормою Податкового кодексу України (далі – ПКУ). А розбіжності між ними (там, де вони справді важливі) я виділю окремо.

Що інспектор зобов'язаний пред'явити перед початком перевірки

Допуск до перевірки – це момент, коли посадові особи контролюючого органу отримують право фактично розпочати документальну виїзну (планову/позапланову) або фактичну перевірку. 

За ст. 81 ПКУ це право виникає лише за одночасної наявності трьох документів, пред'явлених вам:

1. Направлення на перевірку. У ньому мають бути вказані: дата видачі, найменування органу ДПС, реквізити наказу, ваші реквізити (або об'єкта перевірки), мета, вид перевірки (планова/позапланова/фактична), підстави, дата початку і тривалість перевірки, посада та прізвище конкретного працівника податкової, який проводитиме перевірку. Направлення дійсне лише якщо воно засвідчене підписом керівника органу (його заступника чи уповноваженої особи) та печаткою.
2. Копія наказу про проведення перевірки. В ньому мають бути вказані: реквізити контролюючого органу, ваші реквізити, мета, вид перевірки, підстави, визначені ПКУ, дата початку і тривалість, період, що перевіряється. Так само має бути підпис керівника (його заступника чи уповноваженої особи) і печатка.
3. Службове посвідчення кожної посадової особи, зазначеної в направленні на перевірку.

Це спільна частина для будь-якої виїзної перевірки – планової, позапланової і фактичної. 

Якщо хоча б одного з вказаних вище документів немає або він оформлений з порушенням вимог (не зазначено всю інформацію, яка має бути зазначена в цих документах), то у вас з'являється законна підстава для недопускуперевіряючих до перевірки. 

Якщо всі три документи пред’явлені та формально відповідають визначеним вимогам, підстави для недопуску істотно звужуються. У такому разі рішення про недопуск без чіткого юридичного дефекту документів може створити ризик адміністративного арешту майна.

Перевірте легітимність призначення перевірки

Після того як вам предʼявили всі три документи (направлення на перевірку, копію наказу та службового посвідчення) необхідно перевірити, чи перевірку взагалі призначили правомірно. Тут шляхи планової,позапланової і фактичної перевірок розходяться.

• Чи є ви у плані-графіку ДПС (він оприлюднюється заздалегідь)?
• Чи надіслали вам письмове повідомлення та копію наказу не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку перевірки?

📌 Важлива деталь про планову документальну перевірку: основна підготовка до неї відбувається до приходу інспекторів. Коли вони вже на порозі, то стратегічне вікно для підготовки здебільшого вже зачинене. Тому рішення про допуск чи не допуск до проведення планової документальної перевірки як правило приймається завчасно до приходу перевіряючих, а основна боротьба відбувається на етапі надання заперечень на акт перевірки та оскарження податкового повідомлення-рішення.

Якщо перевірка позапланова, то потрібно перевірити:

• Чи зазначена в наказі конкретна підстава для перевірки за п. 78.1 ПКУ (а не загальне формулювання)?
• Чи дотримані умови саме цієї підстави (наприклад, якщо перевірку призначили через ненадання відповіді на запит, то чи був запит, чи сплинув строк на відповідь, чи відповідь справді не надано)?

Особливістю позапланової перевірки є її раптовість. Тому, якщо порівнювати з плановою документальною перевіркою, часу для перевірки документів та прийняття рішення про допуск до перевірки при позаплановій перевірці менше.

Якщо перевірка фактична:

Фактична перевірка – це перевірка за місцем фактичного провадження діяльності (точка продажу, склад, виробництво), яку проводять без жодного попередження і яка не вноситься до плану-графіку. При цьому виді податкової перевірки 10 днів на підготовку у вас немає – інспектори просто заходять у торговий зал. Але коло питань, які вони можуть перевіряти – вузьке і визначене п. 75.1.3 ПКУ: обіг готівки, розрахункові операції (РРО/ПРРО, касова дисципліна), наявність ліцензій/патентів/свідоцтв (зокрема на підакцизні товари), оформлення трудових відносин із найманими працівниками. 

Що перевіряти при фактичній перевірці:

• Чи зазначена в наказі конкретна та обґрунтована підстава за п. 80.2 ст. 80 ПКУ (а не просто посилання на норму)? 
• Чи зайшли інспектори за вашою фактичною адресою діяльності?
• Чи вказана адреса, за якою зʼявилися перевіряючі, в направленні на перевірку?
• Чи цікавлять перевіряючих саме ті питання, які визначені ст. 75.1.3? Якщо предмет перевірки виходить за ці межі, то це вже не фактична перевірка і підстави та порядок її призначення і проведення вже будуть іншими.

📌 Окрема пастка фактичної перевірки: інспектор часто з'являється не до бухгалтера чи директора, а до касира або продавця – людини, не готової ухвалювати юридичні рішення. Тому інструктаж персоналу (кого викликати, що не підписувати, кому телефонувати) – це частина підготовки, яку треба провести заздалегідь, бо на самій перевірці робити це вже буде пізно.

Єдина законна підстава для недопуску

Закон дозволяє не допустити перевірку лише з однієї причини: інспектори не пред'явили (не надіслали) направлення, наказ чи посвідчення або пред'явили їх оформленими з порушенням вимог ст. 81 ПКУ.

Відмова від допуску на будь-яких інших підставах прямо заборонена ПКУ (абз. 6 п. 81.1). Якщо ви вважаєте наказ на перевірку безпідставним по суті, якщо директор знаходиться у відрядженні, а головний бухгалтер у відпустці, або ж якщо ви не згодні з перевіркою з інших причин  – це не є законною підставою для недопуску. Це дорога прямо до адміністративного арешту майна.

Тобто недопуск – це не спосіб відбитися від перевірки взагалі. Це вузький юридичний інструмент, який спрацьовує лише за умови не пред’явлення передбачених документів або якщо предʼявлені документи мають дефект по формі.

Пастка №1: допущу перевіряючих до перевірки, а потім скасую перевірку в суді

Десятиліттями працювала наступна схема дій: пустити податківців до перевірки, а якщо наказ на перевірку виданий з порушеннями, то після цього звернутися до суду для визнання перевірки незаконною і скасування її результатів разом із ППР. 

Так от – цей порядок дій більше не працює. Велика Палата Верховного Суду у справі №816/228/17 (постанова від 08.09.2021) від цього підходу відступила. 

Нова логіка така:

• Якщо ви допустили інспекторів на підставі наказу, то наказ як акт індивідуальної дії вважається реалізованим його застосуванням. Окреме оскарження такого наказу вже не є належним і ефективним способом захисту, тому суди відмовляють у розгляді таких позовних вимог.
• Процедурні порушення під час призначення/проведення перевірки можна заявляти лише як підставу позову про скасування рішення за результатами перевірки (ППР).
• І навіть тоді скасування ППР тягнуть не будь-які порушення, а лише ті, що вплинули або об'єктивно могли вплинути на правильність висновків перевірки.

📌 Що це означає на практиці: якщо ви допустили перевіряючих до проведення перевірки, то у вас більше не залишається «козиря» після цього оскаржити наказ на перевірку. У вас залишається вузький коридор дій: довести, що конкретне процедурне порушення спотворило висновки перевірки по суті. Дрібний дефект оформлення наказу, який ні на що не вплинув, підставою для скасування ППР не стане.

Пастка №2: не допустити до перевірки, потім оскаржити наказ на перевірку і адміністративний арешт знімуть

Друга стара схема була ще популярніша. Бізнес не пускав перевірку, одразу оскаржував наказ про її призначення, і коли ДПС йшла до суду для підтвердження правомірності накладення адміністративного арешту на майно –показував ухвалу про відкриття провадження у справі про оскарження наказу. Це створювало «спір про право» і суд відмовляв податковій у підтвердженні арешту. Недопуск виходив майже безкарним.

На даний час цей спосіб захисту також не працює. Верховний Суд (судова палата з податкових спорів) у справі №640/17091/21 (постанова від 23.02.2023) постановив: оскарження наказу про перевірку не є «спором про право» в розумінні ст. 283 КАС і не перешкоджає розгляду заяви ДПС про підтвердження обґрунтованості арешту. Суд тепер сам оцінює обґрунтованість рішення про арешт – перевіряє наявність підстав і правильність юридичної кваліфікації дій платника, які стали причиною арешту.

📌 Що це означає на практиці: від адміністративного арешту вас тепер рятує не сам факт оскарження наказу, а законність недопуску. Якщо ви не допустили перевірку через реальний дефект документів (або наказ згодом скасовано судом), то суд з великою долею ймовірності не підтвердить обґрунтованість арешту. Показовий приклад: П’ятий апеляційний адміністративний суд у справі №420/9444/23 (постанова від 24.04.2025) підтвердив, що арешт не застосовується, якщо перевірку призначено незаконно і наказ скасовано. Але якщо недопуск був через емоції, а не через дефект документів, то адміністративний арешт майна цілком реальний.

Наслідки недопуску до перевірки

Адміністративний арешт майна – це винятковий захід забезпечення виконання податкових обов'язків, що обмежує право платника розпоряджатися своїм майном. 

Відмова від допуску за наявності законних підстав для перевірки – пряма підстава для такого арешту.

При недопуску інспектори складають акт, що засвідчує факт відмови, із зазначенням заявлених вами причин. Ви маєте право надати письмові пояснення до цього акта – і це місце, де треба чітко зафіксувати дефект, який став підставою недопуску. Цей письмовий слід згодом спрацює на вас у суді при розгляді питання щодо обґрунтованості накладення адміністративного арешту.

Що важливо знати:

• Адміністративний арешт буває умовним і повним. При умовному арешті операції з майном можливі лише з дозволу органу ДПС. При повному – розпоряджатися й користуватися майном заборонено.
• 96 годин. Обґрунтованість адміністративного арешту, накладеного рішенням керівника органу ДПС, має бути перевірена судом протягом 96 годин (у цей строк не входять вихідні та святкові). Якщо податковий орган не вклався в цей строк, то арешт припиняється.
• Арешт коштів на рахунку – лише за рішенням суду. Просто недопуск до проведення перевірки не дає податковій право автоматично заморозити ваші рахунки. Арешт коштів накладається виключно судом (пп. 94.6.2 ПКУ). 
• Відшкодування. За неправомірний арешт платник має право на відшкодування збитків за рахунок держбюджету (за рішенням суду).

Окремо про фактичну перевірку: тут є додатковий ризик. Відсутність ліцензій (дозволів) на діяльність або незареєстрованих РРО/ПРРО – це самостійна підстава для арешту майна за пп. 94.2.4 ПКУ, незалежно від питання допуску до перевірки. Тобто при фактичній перевірці арешт може бути накладений не лише за недопуск,а й за виявлене порушення з ліцензіями чи касовою технікою. Це ще один аргумент щоб не імпровізувати при появі перевіряючих.

Алгоритм дій, якщо перевіряючі уже на порозі

1. Не панікувати і не застосовувати силу для блокування доступу перевіряючим. Спокій в цьому випадкуце не лише показник виховання, а в першу чергу це юридична безпека. Жодного застосування фізичної сили з вашого боку.
2. Зафіксувати факт: хто прийшов, скільки осіб, які документи предʼявлені для ознайомлення. 
3. Вимагати й перевірити три документи: направлення на перевірку, копія наказу, службові посвідчення. Перевіряйте реквізити, підписи, печатки, відповідність прізвищ у направленні й посвідченнях.
4. Перевірити легітимність призначення перевірки залежно від її виду: планова (план-графік, повідомлення + надсилання наказу за 10 днів), позапланова (конкретна підстава за п. 78.1 ПКУ і дотримання її умов) або фактична (конкретна обґрунтована підстава за п. 80.2 у наказі; предмет перевірки – у межах п. 75.1.3 ПКУ).
5. Зробити копії/фото документів інспектора і переписати всі реквізити. Це в подальшому знадобиться юристу за будь-якого сценарію.
6. Ухвалити рішення:
   • Документи в порядку → допускати. Поводитися коректно, документувати весь хід перевірки письмово, готувати позицію до акту і майбутнього ППР. 
   • Документи мають очевидний дефект→ можна недопустити. Але усвідомлено: ви переносите конфлікт у площину адміністративного арешту майна. Обов'язково зафіксуйте підставу недопуску в письмових поясненнях до акта про відмову у допуску до перевірки і будьте готові відстоювати законність недопуску в суді протягом наступних 96 годин.
7. За будь-якого сумніву → терміновий контакт із податковим юристом/адвокатом ДО рішення про допуск/недопуск до перевірки. Ціна імпровізації тут – адміністративний арешт майна або тривалий податковий спір з контролюючим органом. Кілька хвилин на дзвінок адвокату дешевші за обидва варіанти.

Підсумок вищесказаного

Недопуск до перевірки – це не спосіб відбитися від перевірки. Це свідоме рішення перенести конфлікт у площину адміністративного арешту майна, де ви маєте бути на 100% впевнені в дефекті наданих вам до початку перевірки документів. Якщо впевненості немає – недопуск перетворює керовану ситуацію на некеровану.

З іншого боку, допуск до перевірки не означає, що ви здалися і маєте погодитися з усіма висновками, зробленими контролюючим органом за результатами перевірки. Це збереження всіх козирів для битви там, де вона реально виграється: на рівні подання заперечень на акт перевірки і оскарження податкового повідомлення-рішення. У переважній більшості випадків грамотна підготовка до податкової перевірки + сильні заперечення на акт дають кращий результат, ніж ефектний, але юридично слабкий недопуск.

Тому головне питання на порозі звучить не «пускати чи ні», а «чи є в мене реальна, задокументована підстава за ст. 81 ПКУ». Відповідь на це запитання і має визначати подальше рішення.

Якщо до вас прийшла перевірка і ви не впевнені, чи є підстави для недопуску, краще отримати юридичну оцінку до того, як буде підписано направлення або складено акт про відмову. Кілька хвилин, витрачених на правильне рішення на початку перевірки, можуть заощадити місяці подальшого спору з ДПС.

Я консультую бізнес у таких ситуаціях, допомагаю оцінити законність дій контролюючого органу, визначити оптимальну стратегію та, за потреби, супроводжую клієнтів від початку перевірки до оскарження її результатів.