Порядок комунікації з працівником

Нові реалії здійснення підприємствами та самозайнятими особами господарської діяльності призвели до того, що працівники можуть зокрема:

• працювати на дому (надомна робота, яка регулюється ст. 60-1 КЗпП),
• працювати віддалено (дистанційна робота, яка регулюється ст. 60-2 КЗпП),
• працювати на умовах трудового договору з нефіксованим робочим часом (регулюється ст. 21-1 КЗпП).

Крім того трудові відносини з працівниками можуть бути призупинені відповідно до вимог ч. 1 ст. 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

У цих та у інших випадках роботодавцю необхідно підтримувати зв'язок з працівниками, якщо це не можливо зробити особисто.

Згідно ст. 29 КЗпП допускається ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.

Також у трудовому договорі або іншим чином можуть передбачатися (узгоджуватися) альтернативні способи комунікації з працівником.

Умову про використання засобів зв'язку з працівником та відповідну інформацію щодо цього доцільно включити в наказ про прийняття на роботу окремим пунктом.

Ч. 3 ст. 7 Закону № 2136 передбачено, що кожна із сторін трудового договору зобов'язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо.  

Це правило з'явилося у законодавстві з 14 червня 2025 році, на підставі Закону України від 01.05.2025 № 4412-IX, яким було внесено зміни до Закону № 2136.

Працівник зобов’язаний виконувати цю норму законодавства шляхом надсилання відповідної інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в ЄДРПОУ. 

У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо працівник не повідомить належним чином про зміну своїх контактних даних, то надсилання інформації роботодавцем працівнику за останніми відомими роботодавцю адресою місцезнаходження (місця проживання), адресою електронної пошти або номером телефону працівника, вважається належним виконанням роботодавцем вимоги щодо повідомлення іншої сторони трудового договору.

У разі відсутності поштового зв'язку та/або технічних засобів електронних комунікацій за останніми відомими контактними даними працівника, визначена законодавством вимога щодо повідомлення його про виникнення та/або припинення трудових прав та обов'язків та/або про припинення/розірвання трудового договору не застосовується.

Тобто, якщо у роботодавця немає актуальної інформації для здійснення зв'язку з працівником, він не буде нести відповідальності за неналежне повідомлення працівника у випадках, коли таке повідомлення передбачено законодавством.