Як пояснювати цифри власнику, а не просто надсилати звіти
Ми можемо ідеально підготувати звітність, звірити залишки, перевірити кожну цифру і відправити власнику готовий файл.
А у відповідь отримати купу питань: «А що тут відбулося?» «Чому прибуток зменшився?» «Що нам із цим робити?»
Саме в цей момент починається перехід від бухгалтерського обліку до управлінських фінансів.
Бухгалтер добре знає, звідки взялася цифра. Але ми маємо пояснити, що ця цифра означає для бізнесу.
Я використовую для цього просту структуру з чотирьох запитань.
1. Що відбулося?
Не починайте з таблиці на 40 рядків.
Спочатку дайте власнику коротку картину.
Наприклад:
«Виручка за місяць зросла на 12%, але операційний прибуток зменшився на 8%.»
Це набагато корисніше, ніж просто показати дві цифри у звіті.
Власнику спочатку потрібно зрозуміти загальну ситуацію.
(повний
2. Чому це відбулося?
Наступне питання майже завжди буде: чому?
Наприклад:
виручка зросла через збільшення продажів;
маржа знизилася через зміну структури товарів;
витрати на персонал зросли після розширення команди;
грошей на рахунку стало менше через збільшення дебіторської заборгованості.
Тут важливо перейти від цифри до причини.
Наприклад, у бухгалтерському балансі можна побачити:
«Дебіторська заборгованість: 4,2 млн грн.»
А управлінське питання вже інше:
«Хто нам винен ці 4,2 млн, яка частина прострочена і коли ми реально отримаємо гроші?»
Одна й та сама цифра. Але зовсім інший рівень розмови.
Практичний матеріал
Щоб було простіше перейти від цифри до пояснення, я зібрав короткий чек-лист із 15 запитань, які варто пройти перед розмовою з власником.
Завантажити чек-лист «15 запитань до цифр перед розмовою з власником»
3. Яке рішення потрібно прийняти?
Фінансова звітність потрібна не лише для того, щоб допомагати приймати рішення.
Наприклад:
«Продажі зросли, але маржа впала.»
Тоді питання може звучати так:
переглянути ціни;
змінити умови з постачальниками;
скоротити частку низькомаржинальних товарів;
нічого не змінювати, якщо це свідомий крок для зростання ринку.
Тобто замість:
«Маржа зменшилася на 3%.»
з'являється:
«Маржа зменшилася на 3% через збільшення продажів низькомаржинальної групи. Якщо структура продажів не зміниться, річний прибуток буде приблизно на 1,5 млн грн нижчим.»
Ось тут цифри вже починають впливати на бізнес.
4. Що робити далі?
Ситуація: дебіторська заборгованість зросла на 30%.
Причина: два великі клієнти перейшли з 30 на 60 днів оплати.
Наслідок: приблизно 2 млн грн додатково заморожено в оборотному капіталі.
Варіанти: змінити умови оплати, встановити кредитні ліміти або закласти цю потребу в прогноз руху грошей.
Тепер це інформація, з якою можна працювати.
Один звіт, два способи його прочитати
Бухгалтерський підхід:
«Дебіторська заборгованість становить 4,2 млн грн.»
Управлінський підхід:
«Дебіторська заборгованість зросла на 900 тис. грн. Основна причина, два клієнти прострочили оплату. Через це грошей на рахунку менше, ніж планували. Якщо ситуація не зміниться, через три тижні може виникнути дефіцит коштів.»
Перша відповідь правильна.
Друга допомагає управляти бізнесом.
Саме цей навик часто відрізняє людину, яка готує звітність, від людини, яку починають залучати до фінансових рішень.
Що можна спробувати зробити сьогодні:
Перед тим як відправляти звіт власнику, спробуйте для трьох найбільших змін відповісти на чотири запитання:
Що змінилося?
Чому це змінилося?
Як це впливає на бізнес?
Яке рішення або увага потрібні?
Не обов'язково переробляти всю систему звітності.
Іноді достатньо додати до вже знайомих цифр ще один рівень, їхнє значення для бізнесу.
Саме з цього часто й починається перехід від бухгалтерського обліку до управлінських фінансів.
А також ваше зростання в кар"єрі та ЗП
