Директор підписує документи у відпустці: наслідки

Підписання документів директором під час відпустки може мати певні наслідки, оскільки податкові органи можуть вважати такі документи недійсними, а господарські операції – нереальними.

Ризики та позиція контролюючих органів:

Податкові органи можуть не визнати первинні документи, підписані директором у період відпустки, що може призвести до зняття витрат та невизнання податкового кредиту з ПДВ.

Державна податкова служба України (ДПСУ) дотримується думки, що директор не може виконувати свої посадові обов'язки під час відпустки, оскільки відпустка є формою відпочинку, гарантованою працівникам.

Можливі варіанти дій та судова практика:

1. Уникнення підписання документів у відпустці:

Найкраще уникати підписання документів директором під час відпустки.

Рекомендується на цей період передавати право підпису іншій уповноваженій особі.

2. Робота за власною ініціативою:

Можна спробувати обґрунтувати, що підписання відбувалося з власної ініціативи директора.
Суди зазначають, що ані Кодекс законів про працю України (КЗпП), ані Закон України «Про відпустки» не містять заборон щодо здійснення працівником трудових функцій під час відпустки за власною ініціативою.
Вихід на роботу під час відпустки з власної ініціативи додатково не обліковується і не оплачується.

3. Передача повноважень:

Необхідно звернутися до статуту підприємства, щоб визначити, чи має директор право передавати свої повноваження на час відсутності.
У статуті може бути зазначено, що на час відсутності директора його обов’язки виконує заступник, і дані про нього мають бути внесені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР).

4. Відкликання з відпустки:

Відкликання директора з відпустки може бути аргументом на користь реальності господарської операції у суді.

5. Судова практика на підтримку платників податків:

Верховний Суд у своїх рішеннях зазначає, що сам факт виконання директором окремих трудових обов’язків під час відпустки не може свідчити про дефектність документів.

Рекомендації:

• На період відпустки директора краще передавати право підпису іншій особі.
• Якщо підписання документів у відпустці неминуче, бути готовим доводити правомірність таких дій у суді, посилаючись на власну ініціативу директора та відсутність прямих заборон у законодавстві.
• За можливості, оформлювати передачу повноважень на період відпустки згідно зі статутом підприємства.

Враховуючи судову практику, є шанси відстояти правомірність підписаних у відпустці документів, але краще мінімізувати ризики, передавши повноваження іншій особі.

Директор у відпустку, відрядження чи на лікарняний: хто за нього?
Боремося з безтоварністю (нереальністю) господарських операцій
Накладна / акт на послуги: типові помилки і практичні ситуації
Відправляємо директора або головбуха у відпустку: що врахувати?