Нестача при інвентаризації - як оформити?
Оформлення нестачі при інвентаризації включає кілька ключових етапів:
1. Документальне оформлення:
* Інвентаризаційні описи: Фіксують фактичну наявність майна, стан та оцінку. У випадку нестачі, це буде відображено як розбіжність між обліковими даними та фактичною наявністю.
* Акти інвентаризації: Застосовуються для фіксування наявності грошових коштів, грошових документів, бланків суворої звітності, дебіторської та кредиторської заборгованостей, фінансових інвестицій.
* Звіряльні відомості: Відображають розбіжності між фактичною наявністю активів та обліковими даними. Складаються окремо для необоротних активів та запасів.
* Протокол інвентаризаційної комісії: Головний підсумковий документ, де вказуються причини нестач, пропозиції щодо їх врегулювання, списання в межах норм природного убутку або наднормативних нестач із зазначенням причин та вжитих заходів. Керівник затверджує протокол протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації.
* Акт про результати інвентаризації наявних коштів: Застосовується для відображення фактичної кількості готівкових коштів у касі. В акті фіксується сума наявних та облікових коштів, а також визначаються підсумки інвентаризації – лишки або нестачі. В акті обов’язково потрібно навести пояснення причин виникнення відхилень, а також рішення керівника щодо врегулювання розбіжностей.
Важливі моменти:
* Кожен рядок інвентаризаційних описів та актів інвентаризації слід заповнювати послідовно та уважно.
* Інвентаризаційні описи та акти інвентаризації мають бути підписані всіма членами комісії та матеріально відповідальною особою (МВО).
* Матеріали інвентаризації передаються для перевірки до бухгалтерської служби установи.
2. Оцінка нестачі:
Розмір збитків визначається шляхом проведення незалежної оцінки.
У деяких випадках, окрім професійних оцінювачів, це можуть зробити органи державної влади та органи місцевого самоврядування самостійно. Для цього застосовують стандартизовану оцінку.
Під час визначення розміру збитку слід ураховувати ціни, що існували за місцем виконання зобов’язання на день задоволення боржником вимог у добровільному порядку або на день подання до суду позову про стягнення збитків.
3. Порядок урегулювання нестачі:
Нестача у межах установлених норм: Списується на витрати звітного періоду (за розпорядженням керівника установи). За відсутності норм природного убутку втрату розглядають як нестачу понад норму.
Наднормативні нестачі:
- Винну особу встановлено: Списується з балансу установи + відноситься на рахунок винної особи.
- Винну особу НЕ встановлено: Списується з балансу установи + зараховується на позабалансовий облік.
Нестачі внаслідок пересортиці: Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці допускається лише щодо запасів:
- однакового найменування та тотожної кількості;
- лишки та нестачі за якими виявлено за один і той самий період;
- закріплених за однією і тією ж МВО.
4. Бухгалтерський облік:
Списання нестач відображається як звичайне вибуття активів.
Якщо винну особу встановлено, суму збитку слід віднести на винну особу (субрахунок 2115).
Якщо винну особу не встановлено, суму невідшкодованих нестач та втрат відносимо на позабалансовий субрахунок 073.
5. Дії у випадку зловживань:
У разі виявлення нестач внаслідок зловживань бюджетна установа має передати відповідні матеріали до правоохоронних органів та подати цивільний позов на суму виявлених нестач (строк виконання — п’ять днів із дня встановлення факту нестач).
6. Інвентаризація стану розрахунків:
Під час проведення річної інвентаризації комісія має перевірити стан розрахунків (правильність розрахунків з вищою за рівнем організацією, з бюджетом, наявність заборгованості підзвітних осіб, правильність та обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, наявність заборгованості перед працівниками із заробітної плати).
Комісія складає акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Варто зазначити, що на період воєнного стану перебіг позовної давності зупиняється на строк дії такого стану.
Річна інвентаризація: відображення результатів
Зловмисники пошкодили майно: який порядок дій?
Знищено майно: як заповнити інвентаризаційний опис?
- Збитки
- ,
- Інвентаризація
- ,