Списання заборгованості підзвітної особи

Якщо підзвітна особа не відзвітувалась на суму 6000 грн на дату проведення інвентаризації, як правильно оформити списання дебіторської заборгованості?

Оформлення невідзвітованої суми підзвітної особи

Якщо підзвітна особа не відзвітувалась на суму 6000 грн на дату проведення інвентаризації, ця сума розглядається як поточна дебіторська заборгованість підприємства. Для належного оформлення необхідно:

• Інвентаризація: На дату балансу проводиться інвентаризація розрахунків з підзвітними особами. Факт наявності невідзвітованої суми має бути відображений в Акті інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
• Службова записка/пояснення: Від підзвітної особи вимагається службова записка або пояснення щодо причин невідзвітування.
• Рішення керівника: На підставі акта інвентаризації та пояснень підзвітної особи (або їх відсутності) керівник підприємства приймає рішення про подальші дії. Це може бути стягнення суми, визнання її сумнівною або безнадійною.
• Документальне оформлення: Всі ці дії мають бути підкріплені відповідними внутрішніми документами: наказом керівника, бухгалтерською довідкою.

Визначення сумнівних боргів: критерії та розрахунок резервів

Критерії сумнівної заборгованості:

Для створення резерву сумнівних боргів (РСБ) дебіторська заборгованість повинна одночасно відповідати таким умовам:

• Поточна: Виникла під час нормального операційного циклу або буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу.
• Фінансовий актив: Буде погашена грошовими коштами або іншим фінансовим активом.
• Сумнівна: Існує невпевненість у її погашенні боржником.
• Не придбана та не призначена для продажу.

Підприємство самостійно встановлює критерії належності заборгованості до сумнівної, які фіксуються у наказі про облікову політику. Наприклад, це може бути:

• Прострочення погашення боргу понад визначений строк (наприклад, 3 або 6 місяців).
• Відсутність відповіді на претензію.
• Інформація про неплатоспроможність боржника.

У Вашому випадку, якщо підзвітна особа не відзвітувалась на 6000 грн на дату інвентаризації, це вже може слугувати підставою для визнання цієї суми сумнівною, якщо такий критерій передбачений Вашою обліковою політикою.

Розрахунок резервів (за обраною методикою):

Підприємства, окрім мікропідприємств та неприбуткових організацій, зобов'язані створювати РСБ. Сума РСБ визначається на кожну дату балансу (щокварталу або щорічно) за одним із методів, закріплених в обліковій політиці:

1. Метод абсолютної суми сумнівної заборгованості: Сума РСБ визначається на підставі аналізу платоспроможності кожного конкретного дебітора. Якщо заборгованість 6000 грн буде визнана сумнівною, то РСБ створиться саме на цю суму.
2. Метод коефіцієнта сумнівності: Величина РСБ визначається шляхом множення суми залишку дебіторської заборгованості на початок періоду на коефіцієнт сумнівності. Коефіцієнт розраховується одним із трьох способів:

• визначенням питомої ваги безнадійних боргів у чистому доході;
• класифікацією дебіторської заборгованості за строками непогашення;
• визначенням середньої питомої ваги списаної протягом періоду дебіторської заборгованості за попередні 3–5 років.

Розрахунок РСБ оформлюється бухгалтерською довідкою. Важливо пам'ятати, що залишок РСБ на дату балансу не може перевищувати суму дебіторської заборгованості на ту саму дату.

Рішення щодо списання/реструктуризації та відображення в обліку

Рішення щодо списання/реструктуризації:

• Списання: Заборгованість визнається безнадійною, якщо існує впевненість у її неповерненні, або минув строк позовної давності. Для більшості зобов'язань загальний строк позовної давності становить 3 роки. Однак, слід враховувати, що перебіг строків позовної давності був призупинений з 12.03.2020 по 03.09.2025 включно. З 4 вересня 2025 року перебіг цих строків було відновлено.
• Реструктуризація: Якщо є можливість домовитися з підзвітною особою про повернення боргу на нових умовах (наприклад, поетапне погашення, відстрочка платежу), це оформляється відповідною угодою або наказом керівника, що змінює умови повернення підзвітних коштів.

Відображення в обліку:

Нарахування РСБ:

• Дебет 944 "Сумнівні та безнадійні борги"
• Кредит 38 "Резерв сумнівних боргів"

На суму 6000 грн (якщо заборгованість визнана сумнівною).

Списання безнадійної заборгованості (якщо РСБ вже створено):

• Дебет 38 "Резерв сумнівних боргів"
• Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

На суму списаної заборгованості.

Списання безнадійної заборгованості (якщо РСБ не створювався або його не вистачило):

• Дебет 944 "Сумнівні та безнадійні борги"
• Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

На суму списаної заборгованості, що не покрита РСБ.

Облік списаної безнадійної заборгованості поза балансом:

• Дебет 071 "Списана дебіторська заборгованість"

Списана безнадійна заборгованість обліковується на позабалансовому рахунку протягом не менше 3 років з дати списання для спостереження за можливістю її стягнення.

Коригування РСБ (на дату балансу):

• Збільшення резерву: Дт 944 – Кт 38.
• Зменшення резерву: Дт 38 – Кт 719 "Інші доходи від операційної діяльності" (або Дт 944 – Кт 38 методом "червоне сторно").

Підсумок: узгодженість аналітики і синтетики

Ключовим аспектом є забезпечення узгодженості аналітичного та синтетичного обліку.
Синтетичний облік: Рахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами" та 38 "Резерв сумнівних боргів" відображають загальні суми заборгованості та резерву.
Аналітичний облік: До цих рахунків відкриваються субрахунки або ведеться деталізований облік, що дозволяє бачити заборгованість по кожній підзвітній особі окремо.

На дату балансу (особливо річного) обов'язково проводиться інвентаризація розрахунків, за результатами якої оформлюється Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами. Цей акт є підставою для коригування сум заборгованості та РСБ. Таким чином, аналітичні дані (деталізовані записи по кожній підзвітній особі) мають відповідати синтетичним даним (загальним залишкам на рахунках), забезпечуючи достовірне відображення у фінансовій звітності чистої реалізаційної вартості дебіторської заборгованості.

Резерв сумнівних боргів
Закінчення строку позовної давності за позикою: що в обліку?