Як правильно оформити та провести річну інвентаризацію? На основі яких документів вона проводиться?

Річна інвентаризація є обов'язковою процедурою перед складанням річної фінансової звітності, призначеною для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку.

Загальні положення

Мета інвентаризації: Перевірка та документальне підтвердження наявності, стану, відповідності критеріям визнання та оцінки активів і зобов'язань. Вона має бути суцільною, тобто охоплювати всі активи та зобов'язання підприємства, включно з тими, що обліковуються поза балансом.

Терміни проведення: Зазвичай річна інвентаризація проводиться до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року. Конкретні строки для різних видів активів та зобов'язань встановлюються в період з 1 жовтня по 31 грудня, а для деяких – з 1 листопада по 31 грудня. Керівник установи визначає конкретні строки початку/закінчення інвентаризації та перелік об'єктів у своєму розпорядчому документі.

Особливості для тимчасово окупованих територій: Установи на тимчасово окупованих територіях або в районах бойових дій проводять інвентаризацію лише за умови безпечного та безперешкодного доступу до активів. До цього часу інформація про такі активи відображається у річній фінансовій звітності за даними бухгалтерського обліку без підтвердження результатами інвентаризації.

Організація та підготовка до інвентаризації

Ухвалення розпорядчого документа: Керівник установи видає наказ про проведення річної інвентаризації, в якому зазначаються:

• мета інвентаризації;
• конкретні строки початку та закінчення;
• порядок та терміни оформлення матеріалів інвентаризації;
•  склад інвентаризаційної комісії та перелік матеріально відповідальних осіб (МВО).

Створення інвентаризаційної комісії:
До складу комісії включаються представники апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчені працівники, які знають об'єкт інвентаризації.
Очолює комісію керівник установи або його заступник.

Заборонено включати МВО до складу комісії для перевірки активів, що перебувають на їх відповідальному зберіганні. Однак МВО обов'язково мають бути присутніми під час перевірки фактичної наявності цінностей.
У разі великого обсягу робіт можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії.
Якщо член комісії або МВО відсутні, необхідно оновити склад комісії або перенести строки перевірки. У разі тривалої відсутності МВО, матеріальні цінності передаються іншій особі шляхом проведення інвентаризації.

Підготовка до інвентаризації:

• Перевірка справності ваговимірювальних приладів.
• Завершення обробки всіх документів щодо руху активів.
• Визначення залишків активів на дату інвентаризації.
• Групування, сортування та розкладання активів у порядку, зручному для підрахунку.
• Візування головою комісії всіх прибуткових та видаткових документів.
• Отримання розписок від МВО про здачу всіх документів до бухгалтерії та оприбуткування/списання цінностей.

Проведення інвентаризації

Комісія у повному складі та у присутності МВО визначає фактичну наявність активів шляхом їх підрахунку, переважування, обміру.
Усі відомості про об'єкти перевірки відображаються в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації).
Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами комісії та МВО.
МВО дає розписку, підтверджуючи проведення перевірки у її присутності та відсутність претензій.

Документальне оформлення

Оформлення матеріалів інвентаризації відбувається за типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572 (для бюджетних установ), а також Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (Положення № 879).

Для оформлення результатів інвентаризації Ви можете завантажити бланки за посиланням. 

Основні документи:

Інвентаризаційні описи:
Інвентаризаційний опис необоротних активів (для будівель, споруд, транспортних засобів, машин, обладнання, інструментів, комп'ютерної техніки тощо).
Інвентаризаційний опис необоротних активів (груповий) (для малоцінних необоротних матеріальних активів, спецодягу тощо).
Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4).
Інвентаризаційний опис запасів (для продуктів харчування, медикаментів, будівельних матеріалів, палива, запасних частин, МШП тощо).
Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Акти інвентаризації:
Акт про результати інвентаризації наявних коштів (для готівки в касі).
Акт про результати інвентаризації грошових коштів (для коштів на рахунках).
Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності.
Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Довідка до Акта інвентаризації розрахунків про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув.
Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання.
Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків.
Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій.

Звіряльні відомості:
Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів.
Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів.
Складаються для відображення розбіжностей між фактичною наявністю та даними бухгалтерського обліку.
Протокол інвентаризаційної комісії: Головний підсумковий документ, що фіксує висновки та пропозиції комісії (причини нестач, лишків, пропозиції щодо їх урегулювання). Затверджується керівником установи протягом п'яти робочих днів після закінчення інвентаризації та є підставою для відображення результатів у бухгалтерському обліку.

Урегулювання результатів інвентаризації

Непридатне майно: Виявлене зіпсоване або непридатне для подальшого використання майно відображається в окремих інвентаризаційних описах. Рішення про його списання приймається керівником на підставі протоколу інвентаризаційної комісії.

Лишки: Оприбутковуються за справедливою вартістю (для необоротних активів) або чистою вартістю реалізації/оцінкою можливого використання (для запасів). Оприбуткування лишків супроводжується збільшенням доходів спеціального фонду та поданням Довідки про надходження в натуральній формі.

Нестачі: Розмір збитків визначається шляхом проведення незалежної оцінки. Нестачі в межах норм списуються на витрати звітного періоду. Наднормативні нестачі відносяться на рахунок винних осіб (якщо встановлені) або на позабалансовий облік. У разі встановлення винної особи, сума збитку відноситься на неї, а залишок коштів перераховується до бюджету. При виявленні нестач внаслідок зловживань матеріали передаються до правоохоронних органів.

Інвентаризація розрахунків: Перевіряється правильність розрахунків з бюджетом, підзвітними особами, дебіторської та кредиторської заборгованості. Проводиться звірка документів та записів, а дебіторам направляються акти звіряння розрахунків. Заборгованість, строк позовної давності якої минув, списується з балансу. З 04.09.2025 відновлено перебіг строків позовної давності. Списана дебіторська заборгованість обліковується на позабалансовому субрахунку 071 протягом трьох років, а кредиторська — не обліковується поза балансом.

Річна інвентаризація — 2025: організаційні моменти
Річна інвентаризація — 2025: перевірка та відображення результатів
Непроведення річної інвентаризації: яка відповідальність загрожує?