Нормативи та ліміти для орендованого авто

Чи потрібно встановлювати ліміти пробігу та норми витрат пально-мастильних матеріалів на орендовані автомобілі?

Так, встановлення норм витрат пально-мастильних матеріалів (ПММ) на орендовані автомобілі є необхідним.

Щодо норм витрат ПММ

Обов'язковість застосування: При нормуванні витрат мастильних матеріалів для транспортних засобів слід керуватися Методичними рекомендаціями з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, а також Базовими нормами витрат, ухваленими Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект».

Тимчасові нормативи: Для нових модифікацій автомобілів, для яких відсутні затверджені норми, дозволяється застосовувати тимчасові нормативи витрат мастильних матеріалів. Ці нормативи вводяться в дію наказом керівника установи та можуть бути скориговані залежно від технічного стану та строку експлуатації транспортного засобу. Важливо обґрунтувати встановлену норму витрат.

Облік та контроль: Фактичні витрати ПММ порівнюються зі встановленими нормативами. Перевищення норм витрат палива, навіть якщо автомобіль використовується у службових цілях, може бути розцінене податківцями як додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням.

Щодо лімітів пробігу

Хоча у наданих документах прямо не згадується обов'язкове встановлення лімітів пробігу для орендованих автомобілів, важливо розуміти, що:

Договір оренди: У договорі оренди автомобіля варто чітко прописати умови використання транспортного засобу, включаючи, за потреби, обмеження або порядок контролю пробігу, оскільки витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, несе наймач.

Технічне обслуговування: Періодичність технічного обслуговування (ТО) автомобіля, зокрема ТО-1, часто прив'язана до пробігу (наприклад, кожні 5000 км або згідно з документацією заводу-виробника). Це є непрямим показником, що пробіг необхідно контролювати для належної експлуатації та обліку.

Документальне оформлення: Для підтвердження господарського характеру витрат на експлуатацію автомобіля потрібне належне документальне оформлення, що включає відомості про використання автомобіля та витрати пального (наприклад, подорожні листи або звіти про використання автомобіля). Це опосередковано вимагає фіксації пробігу.

Отже, для забезпечення належного обліку, контролю витрат та уникнення можливих податкових ризиків, рекомендується встановлювати норми витрат ПММ і документально фіксувати пробіг орендованих автомобілів.

На власних авто на підприємстві оформлено Положення про використання службових автомобілів, наказ про перелік автомобілів, наказ про закріплення автомобілів за конкретними працівниками, наказ про затвердження лімітів пробігу, наказ про затвердження базових лінійних норм витрат пально-мастильних матеріалів, оформляються подорожні листи та акти списання пального. А які документи потрібні для списання витрат на орендоване авто?

Для списання витрат на орендований автомобіль, крім тих документів, які вже оформлюються для власних автомобілів і є релевантними (наприклад, подорожні листи та акти списання пального), необхідні наступні ключові документи:

1. Договір оренди транспортного засобу (автомобіля): Це основний документ, який підтверджує право підприємства користуватися автомобілем і є підставою для віднесення витрат на його утримання до складу витрат підприємства. У договорі мають бути чітко зазначені:

• Сторони договору (орендодавець та орендар).
• Предмет оренди (марка, модель, державний номер автомобіля, інші ідентифікуючі ознаки).
• Розмір орендної плати та порядок її сплати.
• Термін оренди.
• Умови використання автомобіля.
• Відповідальність сторін.

Може також містити умови щодо того, хто несе витрати на ПММ, технічне обслуговування, ремонт, страхування тощо.

2. Акт приймання-передачі автомобіля: Цей документ оформляється при передачі автомобіля орендодавцем орендарю та підтверджує факт початку використання орендованого майна.

3. Акти наданих послуг (з оренди): Регулярні акти, які підтверджують факт надання послуг з оренди та суму орендної плати за певний період (наприклад, щомісячно).

4. Документи, що підтверджують оплату орендної плати: Платіжні доручення, банківські виписки або інші документи, що свідчать про фактичну сплату орендної плати орендодавцю.

5. Наказ про затвердження норм витрат ПММ на орендований автомобіль: Навіть якщо у вас є загальний наказ про затвердження базових лінійних норм для власних авто, бажано мати окремий наказ або доповнення до існуючого, що чітко визначає норми для орендованого автомобіля, особливо якщо це нова модель або є особливості експлуатації. При встановленні норм слід керуватися Методичними рекомендаціями з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, а також Базовими нормами витрат.

6. Наказ про закріплення орендованого автомобіля за конкретним працівником: Якщо орендований автомобіль використовується певним працівником у службових цілях.

7. Подорожні листи або маршрутні листи / звіти про використання автомобіля: Ці документи необхідні для підтвердження службового характеру поїздок, обліку пробігу та фактичних витрат пального. Вони є універсальними для всіх автомобілів, незалежно від форми власності.

8. Акти списання пального: Документи, що підтверджують фактичне списання пального на підставі даних подорожніх листів та встановлених норм.

9. Документи, що підтверджують інші витрати, передбачені договором оренди: Наприклад, якщо договір оренди передбачає, що орендар сплачує за технічне обслуговування, ремонт, страхування автомобіля, то необхідно мати відповідні акти виконаних робіт/наданих послуг та платіжні документи.

Таким чином, для орендованого автомобіля ключовим є наявність належним чином оформленого договору оренди та актів приймання-передачі/наданих послуг, що доповнюють стандартний пакет документів для обліку використання та списання ПММ.

Моторна олива: як обліковувати та списувати?
Оренда авто у фізичної особи
Витрати на експлуатацію автомобіля, якого… немає