Нумерація та зберігання наказів на підприємстві
На підприємстві усі накази (по основній діяльності, по кадрових питаннях) підшиваються в одну папку і нумеруються без поділу від номера один і так далі всі підряд. Чи може це мати якісь негативні наслідки для підприємства?
Об'єднання всіх наказів (з основної діяльності та з кадрових питань) в одну папку та їх наскрізна нумерація без поділу може мати такі негативні наслідки для підприємства:
1. Порушення вимог діловодства та архівного зберігання документів. Згідно з чинними правилами, накази з особового складу (кадрових питань) реєструються та їх облік ведеться окремо від наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань. Це передбачено для забезпечення належного документообігу та архівного зберігання.
2. Проблеми з дотриманням строків зберігання документів. Різні види наказів мають різні встановлені законодавством терміни зберігання. Наприклад:
- Накази про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу зберігаються протягом 75 років.
- Накази про відпустки у зв'язку з навчанням, щорічні відпустки (за певними винятками) зберігаються лише 5 років.
- Якщо всі накази підшиті разом, буде неможливо знищити документи з меншим строком зберігання без порушення цілісності тих, що мають зберігатися довше. Це може призвести до порушень архівного законодавства.
3. Ризики, пов'язані з конфіденційністю даних. Кадрові накази, особливо зведені, можуть містити чутливу інформацію про працівників (наприклад, розмір заробітної плати, причини звільнення). Якщо працівники ознайомлюються з такими наказами або отримують їх копії, може виникнути ситуація, коли вони бачитимуть дані інших співробітників, що може бути неприйнятним з етичних міркувань та створювати ризики щодо розголошення конфіденційної інформації.
4. Складнощі при перевірках та пошуку документів. Під час перевірок контролюючими органами або у разі потреби в швидкому пошуку конкретного документа (наприклад, наказу про прийняття на роботу певного працівника або наказу про основну діяльність), єдина папка з наскрізною нумерацією може значно ускладнити цей процес, оскільки доведеться переглядати великий обсяг несистематизованої інформації.
Рекомендації:
Для уникнення зазначених негативних наслідків рекомендується вести окрему реєстрацію та зберігання наказів за їх типом: окремо накази з основної діяльності та окремо накази з особового складу (кадрові питання). Також, при складанні кадрових наказів важливо враховувати строки зберігання інформації, не об'єднуючи в одному наказі дані, що мають різні терміни зберігання.
Зведені кадрові накази: коли це можливо?
Наказ про преміювання: індивідуальний чи зведений?
